Phần mềm MISA cho hộ kinh doanh quán lẩu nướng tại Hà Nội giúp chủ quán quản lý toàn bộ hoạt động bán hàng, order và nguyên vật liệu một cách rõ ràng, thay vì chỉ dựa vào sổ tay hoặc trí nhớ của nhân viên. Với đặc thù quán lẩu nướng thường đông khách vào giờ cao điểm, nhiều combo, nhiều món gọi thêm và nguyên liệu tươi biến động mỗi ngày, việc không quản lý bằng phần mềm rất dễ gây thất thoát, nhầm lẫn hóa đơn và khó kiểm soát lãi – lỗ. Phần mềm MISA hỗ trợ quản lý sơ đồ bàn, order theo bàn, bếp nhận món tức thời, theo dõi xuất – nhập – tồn kho nguyên liệu, tính toán doanh thu theo ca, theo nhân viên, theo kênh bán hàng. Bài viết sẽ phân tích chi tiết lợi ích của phần mềm MISA cho hộ kinh doanh quán lẩu nướng tại Hà Nội, các tính năng chính, quy trình triển khai và kinh nghiệm sử dụng hiệu quả để tối ưu hoạt động và lợi nhuận.
Thực trạng quản lý quán lẩu nướng tại Hà Nội và nhu cầu dùng phần mềm MISA
Trong vài năm trở lại đây, quán lẩu nướng tại Hà Nội mọc lên dày đặc ở hầu hết các quận nội thành, khu đông dân cư, gần trường học, văn phòng. Mô hình đa dạng: từ hộ kinh doanh nhỏ vài chục chỗ, quán vỉa hè, đến những quán lẩu nướng buffet, lẩu nướng không khói có nhiều tầng, nhiều khu vực. Điểm chung là lượng khách thường tập trung rất lớn vào buổi tối, đặc biệt là cuối tuần, ngày lễ, dịp tụ họp bạn bè, gia đình, công ty.
Đặc thù của mô hình này là khách thường đi theo nhóm đông, order liên tục theo đợt: gọi lẩu, gọi nướng, gọi thêm topping, đồ uống, đồ ăn kèm, tráng miệng, có nơi bán theo combo, có nơi bán theo dạng buffet. Trong giờ cao điểm, nhân viên chạy bàn, thu ngân, bếp, quản lý đều phải hoạt động hết công suất. Nếu quy trình quản lý không chặt, rất dễ xảy ra tình trạng: nhầm bàn, thiếu món, quên cộng tiền một số món gọi thêm, hoặc không kiểm soát được số lượng nguyên liệu đã xuất dùng trong một tối.
Thực tế, nhiều hộ kinh doanh quán lẩu nướng tại Hà Nội vẫn đang quản lý theo kiểu truyền thống: ghi order trên phiếu giấy, cộng tiền bằng máy tính tay hoặc Excel, cuối ca mới tổng hợp doanh thu. Điều này dẫn đến không ít khó khăn khi quản lý quán lẩu nướng: khó nắm chính xác doanh thu từng ca, từng nhân viên; nguyên liệu hao hụt nhưng không rõ do lý do khách quan (hủy món, trả món) hay chủ quan (thất thoát, định lượng không chuẩn); không có báo cáo rõ ràng để tính lãi lỗ, lên kế hoạch giá bán, chương trình khuyến mãi.
Chính vì vậy, nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý như MISA để hỗ trợ đặt món, in phiếu bếp, tính tiền, quản lý nguyên liệu, doanh thu, chi phí… đang trở nên cấp thiết với nhiều hộ kinh doanh, nhất là khi họ muốn vận hành quán bài bản, giảm phụ thuộc vào “kinh nghiệm truyền miệng” và tiến đến mô hình quản lý bằng số liệu.
Đặc điểm hoạt động của hộ kinh doanh quán lẩu nướng tại Hà Nội
Quán lẩu nướng hộ kinh doanh ở Hà Nội thường có một số đặc điểm rất rõ:
Giờ cao điểm chủ yếu buổi tối – cuối tuần: ban ngày khách lẻ lác đác, nhưng từ 18h trở đi, đặc biệt thứ 6, thứ 7, chủ nhật, lượng khách tăng đột biến.
Khách đi theo nhóm đông: nhóm bạn, gia đình, công ty, câu lạc bộ… nên mỗi bàn có nhiều người gọi món, thay đổi món, gọi thêm liên tục.
Nhiều món gọi thêm, combo, buffet: không chỉ gọi lẩu/nướng cơ bản, khách thường gọi thêm đồ nhúng, đồ nướng, đồ ăn kèm, đồ uống, có nơi kết hợp cả buffet lẫn gọi món.
Bàn xoay vòng nhanh, khách đến – khách đi liên tục, nhân viên phải vừa phục vụ, vừa dọn bàn, vừa nhận khách mới.
Với đặc thù như vậy, việc quản lý thủ công rất dễ bị quá tải. Chỉ cần một vài sai sót nhỏ trong khâu ghi order, chuyển món ra bếp, tính tiền cuối buổi… là quán đã có thể thất thoát doanh thu hoặc bị khách phàn nàn về chất lượng phục vụ. Đây là “nút thắt” mà nhiều chủ quán lẩu nướng tại Hà Nội đang muốn giải quyết bằng giải pháp phần mềm.
Những hạn chế khi quản lý bằng sổ tay, phiếu giấy, Excel
Phần lớn hộ kinh doanh vẫn quản lý theo phương thức truyền thống:
Nhân viên ghi order vào phiếu giấy rồi mang xuống bếp;
Thu ngân giữ sổ tay để ghi lại các món đã gọi, sau đó cộng tiền bằng máy tính hoặc Excel;
Cuối ca, cuối ngày mới tổng hợp doanh thu và ước lượng nguyên liệu đã dùng.
Cách làm này tiềm ẩn nhiều rủi ro:
Nhầm order, thiếu món, sai bàn khi quán đông, nhân viên mới chưa quen sơ đồ bàn;
Quên tính món gọi thêm khi khách order nhiều đợt, hoặc phiếu giấy bị thất lạc;
Khó đối chiếu giữa món đã xuất ở bếp và món đã tính tiền tại thu ngân, dẫn đến thất thoát nguyên liệu và doanh thu;
Khó tổng hợp doanh thu theo ca, theo nhân viên, theo khu vực vì số liệu nằm rời rạc trên nhiều phiếu, nhiều file Excel.
Ngoài ra, việc kiểm soát chi phí nguyên liệu, tính toán lãi lỗ cũng gặp nhiều khó khăn, vì không có hệ thống ghi nhận và báo cáo tự động. Đây là lý do khiến nhiều chủ quán lẩu nướng bắt đầu tìm đến phần mềm như MISA để thay thế sổ tay, phiếu giấy, Excel tự làm.
Tổng quan về phần mềm MISA cho hộ kinh doanh quán lẩu nướng tại Hà Nội
Khi quy mô quán lẩu nướng lớn dần, số lượng bàn và món ăn tăng lên, việc quản lý dựa trên phiếu giấy, sổ tay, Excel không còn đáp ứng được yêu cầu về tốc độ và độ chính xác. Đó là lúc nhiều chủ quán bắt đầu tìm kiếm phần mềm MISA quản lý quán lẩu nướng như một giải pháp chuyên nghiệp hơn cho hoạt động kinh doanh của mình.
MISA là nhà cung cấp phần mềm quản lý tài chính – kế toán – bán hàng đã quen thuộc tại Việt Nam. Dựa trên nền tảng đó, MISA phát triển các giải pháp dành riêng cho nhà hàng, quán ăn, quán lẩu nướng, quán nướng, quán bia, tối ưu từ khâu order, chuyển món, in bếp đến tính tiền, xuất hóa đơn, quản lý nguyên liệu, báo cáo doanh thu – chi phí. Đặc biệt, phần mềm MISA cho hộ kinh doanh ẩm thực được thiết kế để dễ sử dụng, phù hợp cả với những chủ quán không rành công nghệ hay kế toán.
Với một hệ thống MISA, quán có thể:
Ghi nhận order trực tiếp trên máy tính, máy POS, tablet, điện thoại;
Tự động chuyển món xuống bếp, in phiếu bếp theo từng khu vực (bếp lẩu, bếp nướng, bếp đồ ăn kèm…);
Tự động cộng tiền, áp dụng combo, khuyến mãi, giảm giá;
Theo dõi doanh thu theo ca, theo nhân viên, theo khu vực bàn;
Kết nối với máy in bill, thiết bị bán hàng để rút ngắn thời gian thanh toán.
Giới thiệu giải pháp MISA dành cho nhà hàng, quán ăn, quán lẩu nướng
Giải pháp MISA cho nhà hàng, quán ăn, quán lẩu nướng là một hệ thống phần mềm giúp quản lý toàn bộ quy trình phục vụ khách từ lúc vào quán đến khi thanh toán ra về. Phần mềm có thể cài đặt trên máy tính, máy POS, tablet, hoạt động trên nền tảng online hoặc offline tùy cấu hình, và có khả năng kết nối với nhiều thiết bị phần cứng:
Máy in bếp: khi nhân viên nhận order trên phần mềm, phiếu chế biến từng món sẽ tự động in ra tại khu vực bếp tương ứng;
Máy in bill: hỗ trợ in hóa đơn cho khách, in tạm tính, in chi tiết món;
Thiết bị bán hàng, máy quét mã vạch (nếu có thêm đồ uống, đồ đóng chai cần quét mã).
Đối tượng sử dụng không chỉ là các nhà hàng lớn mà còn phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ, quán lẩu nướng gia đình, mô hình 1–2 tầng, vài chục đến hơn trăm chỗ. Giao diện đặt món được thiết kế trực quan: hiển thị theo nhóm món (lẩu, nướng, đồ ăn kèm, đồ uống…), giúp nhân viên thao tác nhanh ngay cả trong giờ cao điểm.
Vì sao phần mềm MISA phù hợp với mô hình quán lẩu nướng tại Hà Nội
Phần mềm MISA quản lý quán lẩu nướng đặc biệt phù hợp với mô hình hộ kinh doanh ở Hà Nội vì:
Quán thường order nhiều, xoay bàn nhanh, thực đơn đa dạng, dễ nhầm lẫn nếu ghi tay;
Khách gọi thêm món liên tục, cần hệ thống cập nhật theo thời gian thực để tránh quên món, sót món;
Nguyên liệu như thịt, hải sản, rau củ, nước lẩu, sốt chấm… rất dễ hao hụt nếu không quản lý chặt;
Chủ quán cần nắm doanh thu theo ca, theo nhân viên, theo khu vực, cũng như chi phí nguyên liệu để tính lãi lỗ.
MISA giúp tự động hóa phần lớn thao tác thủ công, giảm phụ thuộc vào trí nhớ của nhân viên, chuẩn hóa quy trình vận hành, từ đó phù hợp với môi trường lẩu nướng đông khách, nhịp độ phục vụ cao.
Lợi ích tổng quan khi áp dụng MISA trong quán lẩu nướng
Khi áp dụng phần mềm MISA cho hộ kinh doanh ẩm thực, quán lẩu nướng tại Hà Nội nhận được nhiều lợi ích tổng quan:
Tiết kiệm thời gian đặt món, chuyển bếp, tính tiền;
Giảm lỗi nhầm bàn, thiếu món, quên cộng tiền món gọi thêm;
Kiểm soát tốt hơn nguyên liệu và doanh thu, hỗ trợ tính toán lãi lỗ;
Chuyên nghiệp hơn trong phục vụ và thanh toán, nâng trải nghiệm của khách hàng.
Đây là nền tảng quan trọng để quán lẩu nướng vận hành ổn định, chuẩn bị sẵn sàng cho việc mở rộng thêm chi nhánh hoặc nâng cấp mô hình trong tương lai.
Các tính năng chính của phần mềm MISA cho quán lẩu nướng
Quản lý sơ đồ bàn, trạng thái bàn và lịch sử sử dụng
Với mô hình quán lẩu nướng tại Hà Nội, giờ cao điểm luôn là “ác mộng”: khách xếp hàng chờ, nhân viên chạy bàn liên tục, dễ nhầm bàn, quên bàn, tính sai tiền. Một trong những tính năng phần mềm MISA quán lẩu nướng được đánh giá cao chính là quản lý sơ đồ bàn trực quan ngay trên màn hình. Toàn bộ không gian quán được mô phỏng theo layout thực tế: bàn 2, bàn 4, bàn 6, khu phòng riêng… giúp lễ tân và nhân viên nhìn vào là biết ngay tình trạng từng bàn.
Trạng thái bàn được thể hiện rõ: bàn trống, bàn đang dùng, bàn đã đặt trước, bàn đang chờ dọn, bàn tạm tính… Khi khách gọi điện hoặc inbox đặt chỗ, nhân viên chỉ cần chọn đúng bàn, đúng khung giờ trên phần mềm là tránh trùng lịch. Tình huống ghép bàn cho nhóm đông, chuyển bàn khi khách muốn ngồi rộng hơn, hoặc gộp bàn khi hai nhóm nhập chung cũng được thao tác trực tiếp trên sơ đồ, hệ thống tự động cập nhật số bàn và hóa đơn tương ứng.
Ngoài ra, phần mềm còn lưu lại lịch sử sử dụng: bàn nào thường được dùng trong khung giờ nào, thời gian ngồi trung bình bao lâu, có bị “chiếm bàn” quá lâu không… Từ đó, quản lý có thể tối ưu ca làm, phân bổ nhân sự và sắp xếp lại mặt bằng để tận dụng tối đa công suất quán.
Quản lý order theo bàn: gọi món, món thêm, ghi chú khẩu vị
Đặc thù của quán lẩu nướng là khách gọi món liên tục: lúc đầu gọi combo chính, sau đó gọi thêm thịt, hải sản, rau, đồ ăn kèm, nước lẩu, đồ uống… Nếu chỉ dùng giấy ghi tay rất dễ xảy ra tình trạng sót món, nhầm bàn, nhầm khẩu vị. Phần mềm quản lý order lẩu nướng của MISA giúp gom toàn bộ yêu cầu của khách vào một màn hình order theo bàn.
Nhân viên có thể nhận order theo nhóm: gọi set lẩu – nướng combo, rồi thêm các món lẻ. Khi khách thay đổi ý (bỏ bớt món, đổi món, đổi vị nước lẩu…), chỉ cần chỉnh ngay trên phần mềm, hệ thống tự động cập nhật cho bếp và hóa đơn. Các ghi chú khẩu vị như “ít cay”, “không hành”, “không tỏi”, “thêm nước lẩu”, “thêm phô mai”, “nướng kỹ hơn” đều được nhập trực tiếp vào từng món, hạn chế tối đa việc nhân viên quên hoặc nói nhầm khi truyền đạt miệng.
Khi khách gọi thêm món lần 2, lần 3, nhân viên chỉ việc mở lại bàn đó và thêm món mới vào order, không phải viết thêm giấy mới. Phần mềm hỗ trợ tách món, tách nhóm thanh toán nếu một bàn nhiều người và mỗi người trả tiền phần của mình. Tất cả lịch sử order theo bàn được lưu đầy đủ, hỗ trợ xử lý khi khách thắc mắc “món này đã gọi hay chưa” hoặc cần đối chiếu sau ca.
Kết nối bếp, bar: in phiếu bếp, cập nhật trạng thái món chế biến
Ở một quán lẩu nướng, bếp thường chia thành nhiều khu: khu chuẩn bị đồ nướng, khu chuẩn bị đồ lẩu, khu làm món ăn kèm (salad, khoai chiên…), khu pha chế đồ uống. Nếu mọi thông tin chỉ đi qua miệng hoặc chạy giấy tay, rất dễ tắc nghẽn, nhầm món, mang sai khu vực. Tính năng kết nối bếp – bar của phần mềm MISA giải quyết triệt để vấn đề này.
Khi nhân viên nhập order trên máy tính bảng/ máy POS, hệ thống tự động gửi món xuống đúng khu bếp tương ứng: đồ nướng in ra phiếu tại bếp nướng, đồ lẩu in tại khu lẩu, đồ ăn kèm và đồ uống in tại quầy riêng. Nhờ đó, mỗi khu chỉ cần nhìn phiếu hoặc màn hình mà xử lý theo thứ tự, không phải chờ nhân viên chạy lên xuống.
Trạng thái món chế biến cũng được cập nhật theo từng bước: đang làm, đã xong, đã đưa ra bàn. Khi khách hỏi “món này làm tới đâu rồi?”, nhân viên chỉ cần xem trên phần mềm là biết. Điều này giúp hạn chế tối đa tình trạng món bị làm trễ, món bị bỏ quên trong bếp. Đồng thời, dữ liệu về thời gian chế biến trung bình cho từng món, từng khung giờ cũng là cơ sở để quản lý tối ưu quy trình bếp, điều chỉnh số lượng nhân sự trong ca.
Quản lý kho nguyên liệu cho quán lẩu nướng bằng phần mềm MISA
Quản lý danh mục nguyên liệu: thịt, hải sản, rau, nước lẩu, gia vị…
Kho nguyên liệu của quán lẩu nướng luôn rất “khủng”: đủ loại thịt bò, heo, gà, nội tạng; hải sản tươi – đông lạnh; rau ăn lẩu; nấm; đậu; mì; nước lẩu nền; sốt ướp; đồ chấm; gia vị… Nếu quản lý thủ công, chủ quán hầu như chỉ ước lượng bằng mắt, rất khó biết chính xác còn bao nhiêu, món nào đang tốn kém nhất.
Phần mềm MISA cho phép xây dựng danh mục nguyên liệu chi tiết, gắn với từng món ăn cụ thể. Mỗi nguyên liệu đều có: tên, mã, đơn vị tính (kg, gram, lít, chai, bịch…), nhà cung cấp, đơn giá nhập, nhóm nguyên liệu (thịt, hải sản, rau, sốt, gia vị, đồ khô…). Với quản lý kho nguyên liệu lẩu nướng, việc phân nhóm theo khu bếp hoặc khu lưu trữ (tủ đông, tủ mát, kho khô) cũng rất quan trọng, giúp kiểm kê thuận tiện hơn.
Định mức nguyên liệu cho từng món được thiết lập ngay trong phần mềm: một phần ba chỉ bò ướp cần bao nhiêu gram thịt, bao nhiêu sốt; một set lẩu 2 người dùng bao nhiêu nước lẩu, bao nhiêu topping; một suất rau ăn kèm lấy bao nhiêu loại rau. Đây là nền tảng để phần mềm tính toán lượng nguyên liệu cần xuất khi có order, từ đó hỗ trợ kiểm soát chi phí và hạn chế hao hụt.
Theo dõi nhập – xuất – tồn kho theo ca, theo ngày
Với mô hình quán lẩu nướng, nguyên liệu nhập về thường theo lô lớn, nhưng xuất ra mỗi lần lại theo từng phần nhỏ, rất dễ “rò rỉ” nếu không có hệ thống. Tính năng xuất nhập tồn quán lẩu nướng bằng MISA cho phép theo dõi toàn bộ vòng đời nguyên liệu: nhập, xuất cho bếp, tồn cuối ngày, kiểm kê.
Khi nhập hàng từ nhà cung cấp, nhân viên kho lập phiếu nhập trực tiếp trên phần mềm: ngày nhập, nhà cung cấp, loại nguyên liệu, số lượng, đơn giá, lô hàng, hạn dùng (nếu có). Mỗi khi bán hàng, dựa trên định mức đã thiết lập, phần mềm sẽ tự động tính toán lượng nguyên liệu cần xuất. Tùy mô hình, quán có thể chọn cơ chế: xuất theo định mức lý thuyết hoặc kết hợp thêm phiếu xuất nội bộ cho những món linh hoạt.
Cuối ca hoặc cuối ngày, nhân viên kho/ bếp trưởng tiến hành kiểm kê nhanh: đối chiếu số lượng thực tế trong kho, tủ mát, tủ đông với số liệu trên phần mềm. Nếu chênh lệch trong giới hạn chấp nhận được (do hao hụt, sơ chế…), quản lý có thể cho phép. Nếu chênh lệch quá lớn, đó là tín hiệu cần xem lại quy trình sử dụng, bảo quản hoặc khả năng thất thoát. Dần dần, quán sẽ xây dựng được kỷ luật kho bãi vững chắc.
Cảnh báo nguyên liệu sắp hết, sắp tới hạn sử dụng
Một trong những “ác mộng” của chủ quán lẩu nướng là hết nguyên liệu đúng giờ cao điểm: hết thịt, hết hải sản, hết đồ ăn kèm, hết nước lẩu nền… dẫn đến phải từ chối khách hoặc thay đổi món, rất mất điểm. Ngược lại, nhập quá nhiều nhưng không xoay kịp, nguyên liệu tươi đến hạn sử dụng phải bỏ đi thì lại lãng phí, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
Phần mềm MISA hỗ trợ thiết lập mức tồn kho tối thiểu – tối đa cho từng loại nguyên liệu. Khi lượng tồn giảm xuống dưới mức tối thiểu, hệ thống sẽ cảnh báo để bộ phận mua hàng chủ động đặt thêm, tránh thiếu nguyên liệu vào dịp cuối tuần, ngày lễ. Đồng thời, với những nguyên liệu có hạn dùng ngắn (thịt tươi, hải sản, rau xanh, nước lẩu đã pha), phần mềm có thể theo dõi theo lô và nhắc khi lô hàng sắp tới hạn.
Nhờ đó, quản lý có thể lên kế hoạch xả hàng hợp lý: xây dựng combo khuyến mãi với nguyên liệu sắp gần hạn, đẩy mạnh bán trong 1–2 ngày trước khi hết hạn, hoặc điều chỉnh lượng nhập ở những đợt sau. Việc chủ động cảnh báo giúp giảm tối đa rủi ro phải hủy nguyên liệu vì quá hạn, tối ưu dòng tiền và lợi nhuận, đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng phục vụ khách hàng luôn ở mức tốt nhất.
Quản lý doanh thu, chi phí và lợi nhuận quán lẩu nướng bằng MISA
Ghi nhận doanh thu theo ca, theo nhân viên, theo khu vực
Với mô hình quán lẩu nướng, doanh thu thường tập trung nhiều vào buổi tối, cuối tuần và ngày lễ. Nếu chỉ nhìn tổng doanh thu theo ngày, chủ quán rất khó biết ca nào hoạt động hiệu quả, nhân viên nào phục vụ tốt, khu vực nào đông khách. Phần mềm MISA cho phép thiết lập ca làm việc (sáng – chiều – tối), gắn doanh thu với từng ca, từng nhân viên thu ngân, từng khu vực bàn (tầng 1, tầng 2, khu phòng riêng…).
Khi khách vào quán, nhân viên sẽ nhận bàn, mở order trên hệ thống; toàn bộ đồ ăn, đồ uống phát sinh trong bữa ăn đều được ghi nhận gắn với ca và người phụ trách. Cuối ca, chỉ cần vài thao tác là có thể xem ngay báo cáo doanh thu theo ca, so sánh giữa các ngày, giữa các nhân viên. Nhờ đó, chủ quán dễ dàng đánh giá hiệu suất từng ca làm, kịp thời điều chỉnh nhân sự, chính sách thưởng phạt. Việc quản lý doanh thu quán lẩu nướng trở nên rõ ràng, minh bạch hơn nhiều so với cách ghi chép sổ sách truyền thống.
Theo dõi chi phí: nguyên liệu, lương, điện nước, mặt bằng
Lẩu nướng là mô hình F&B có chi phí nguyên liệu rất lớn, dễ hao hụt do buffet, khách bỏ thừa hoặc nhân viên lấy dùng không kiểm soát. Bên cạnh đó là chi phí lương nhân viên, điện nước (bếp, máy lạnh, hút khói), gas, than, mặt bằng, marketing… Nếu không có hệ thống theo dõi, chủ quán khó biết thực sự tiền đang đi đâu.
Phần mềm MISA hỗ trợ nhập và phân loại các khoản chi phí định kỳ: nhập hàng (thịt, rau, nước lẩu, đồ uống, gia vị…), chi phí trả lương, tiền thuê nhà, hóa đơn điện – nước – internet, chi phí quảng cáo, hoa hồng app giao đồ ăn… Mỗi khoản chi được gắn nhóm chi phí phù hợp, từ đó phần mềm MISA theo dõi thu chi một cách có hệ thống.
Khi so sánh chi phí với doanh thu theo ngày, tuần, tháng, chủ quán sẽ thấy được tỉ lệ chi phí nguyên liệu/doanh thu, chi phí nhân sự/doanh thu… Nếu tỷ lệ này vượt ngưỡng mong muốn, đó là tín hiệu cần xem lại định mức, quy trình chế biến, lịch làm việc, hoặc đàm phán lại với nhà cung cấp.
Báo cáo tổng hợp lợi nhuận theo ngày, tháng, mùa
Điều mà mọi chủ quán quan tâm không chỉ là “hôm nay bán được bao nhiêu” mà là “thực sự lãi bao nhiêu”. Nhờ kết hợp dữ liệu doanh thu và chi phí, MISA giúp lập báo cáo tổng hợp lợi nhuận theo ngày, theo tháng, thậm chí theo mùa kinh doanh (mùa lạnh – mùa nóng, mùa du lịch, mùa lễ hội…).
Chủ quán có thể xem nhanh: tổng doanh thu, tổng chi phí, lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng, kèm theo các chỉ số như doanh thu bình quân/khách, doanh thu/bàn, doanh thu/ca. Đồng thời, hệ thống có thể phân tích thêm theo nhóm món: lẩu, nướng, đồ gọi thêm, đồ uống… để nhận diện nhóm mang lại lợi nhuận tốt nhất. Qua đó, quán có thể thiết kế combo, chương trình upsell phù hợp, tập trung vào những món lời tốt, hạn chế những món gây hao hụt.
Việc có báo cáo lợi nhuận chi tiết, cập nhật thường xuyên giúp chủ quán không phải “đoán mò” nữa. Mọi quyết định như tăng giá, đổi menu, cắt giảm chi phí hay mở rộng quy mô đều dựa trên số liệu rõ ràng, giảm rủi ro tài chính, nâng cao hiệu quả kinh doanh lâu dài.
Ứng dụng phần mềm MISA trong quy trình vận hành quán lẩu nướng thực tế
Quy trình đón khách – xếp bàn – tạo order trên hệ thống
Trong thực tế, giờ cao điểm ở quán lẩu nướng rất dễ “vỡ trận” nếu không có quy trình rõ ràng. Khi áp dụng quy trình vận hành quán lẩu nướng với MISA, ngay từ khâu đón khách đã được số hóa. Nhân viên lễ tân tiếp nhận thông tin khách (số lượng người, có đặt bàn trước hay không, yêu cầu đặc biệt như không ăn cay, không ăn hải sản…), sau đó chọn bàn trống phù hợp trên sơ đồ bàn trong phần mềm.
Khi khách ngồi vào chỗ, nhân viên phục vụ mở order mới trên MISA: nhập số khách, chọn loại buffet hoặc set lẩu, ghi chú các yêu cầu riêng. Thông tin này ngay lập tức được lưu lại, đồng bộ cho thu ngân và bộ phận bếp. Nếu quán có nhiều khu vực (trong nhà, ngoài trời, phòng riêng), việc xếp bàn trên hệ thống giúp tránh trùng bàn, nhầm bàn, đồng thời cho phép quản lý nhìn tổng quan công suất sử dụng từng khu. Đây chính là bước đầu tiên trong ứng dụng MISA trong quán ăn, đảm bảo mọi lượt khách đều được ghi nhận và theo dõi đầy đủ.
Quy trình phục vụ trong bữa ăn: gọi thêm món, đổi món, cập nhật hóa đơn
Trong bữa ăn, khách thường gọi thêm món nướng, lẩu, đồ uống hoặc yêu cầu đổi món, đổi bàn. Nếu ghi tay, nhân viên dễ quên, ghi nhầm, gửi bếp trễ, dẫn đến phục vụ chậm hoặc tính tiền sai. Với MISA, mỗi lần khách gọi thêm món, nhân viên chỉ việc chọn món trên màn hình thiết bị (máy tính, tablet, điện thoại), hệ thống sẽ tự động gửi lệnh xuống bếp/bar tùy theo cấu hình.
Khi khách muốn đổi món (ví dụ đổi loại thịt, thêm nước lẩu, thêm topping…), nhân viên cũng cập nhật trực tiếp trên order, phần mềm tự điều chỉnh giá trị hóa đơn. Nếu khách đổi bàn, có thể chuyển order sang bàn mới chỉ bằng vài thao tác, không lo nhầm lẫn. Tất cả phát sinh trong bữa ăn được ghi nhận liên tục, giúp thu ngân nắm rõ tổng giá trị hóa đơn theo thời gian thực.
Quy trình này không chỉ giúp bếp nhận order chính xác, giảm nhầm, tránh bỏ sót món, mà còn giúp quản lý theo dõi được số lượng món đã “chạy” trong ca, hỗ trợ kiểm soát nguyên liệu theo thực tế bán ra.
Quy trình thanh toán – in hóa đơn – chốt ca
Khi khách yêu cầu thanh toán, thu ngân chỉ cần mở lại order của bàn đó trên MISA, kiểm tra lần cuối cùng với nhân viên phục vụ xem món ăn, đồ uống đã lên đầy đủ chưa, có món nào hủy hoặc chưa sử dụng cần xóa khỏi hóa đơn không. Sau khi xác nhận, hệ thống tự động áp dụng các chương trình khuyến mãi, voucher hoặc chiết khấu theo chính sách của quán (theo khung giờ, theo nhóm khách hàng, sinh nhật…).
Thu ngân in bill, thu tiền mặt hoặc ghi nhận thanh toán qua chuyển khoản, quét QR, thẻ… Mỗi hình thức thanh toán được ghi rõ trên hệ thống, giúp đối chiếu quỹ dễ dàng. Cuối ca, quản lý/thu ngân sử dụng phần mềm để chốt ca: tổng hợp doanh thu của ca, phân theo bàn, theo nhân viên, theo phương thức thanh toán.
Báo cáo ca được lưu lại, gửi cho chủ quán hoặc quản lý cấp trên nếu cần. Nhờ vậy, việc chốt ca không còn phụ thuộc vào “sổ tay thu ngân”, hạn chế tối đa sai sót, thất thoát. Toàn bộ dòng tiền trong ngày được MISA ghi nhận và tổng hợp, giúp quá trình vận hành quán lẩu nướng trở nên minh bạch, chuyên nghiệp và kiểm soát được từ đầu đến cuối.
Lợi ích cụ thể khi dùng phần mềm MISA cho hộ kinh doanh quán lẩu nướng tại Hà Nội
Khi kinh doanh quán lẩu nướng tại Hà Nội, chủ quán phải cùng lúc quản lý rất nhiều thứ: order liên tục, khách ra vào dồn dập, bếp luôn trong tình trạng “cháy” món, nhân viên thay ca liên tục, chưa kể kiểm soát doanh thu – chi phí – thất thoát. Sử dụng phần mềm MISA cho quán lẩu nướng giúp chủ quán không chỉ bán hàng nhanh hơn mà còn tối ưu vận hành, giảm phụ thuộc vào ghi chép tay hoặc trí nhớ nhân viên. Nhờ đó, việc tối ưu quán lẩu nướng bằng MISA trở thành giải pháp dài hạn, bài bản thay vì “chữa cháy” từng ngày.
Giảm nhầm lẫn order, tránh sót món, hạn chế tranh chấp với khách
Ở mô hình lẩu nướng, khách thường gọi món nhiều lần trong một buổi ăn: thêm thịt, thêm rau, gọi nước, gọi topping… Nếu ghi order bằng giấy hoặc chỉ nhắc miệng, nhân viên rất dễ bỏ sót món, ghi nhầm bàn hoặc ghi không rõ ràng. Hậu quả là bếp làm thiếu, khách phải chờ, hoặc đến lúc thanh toán thì khách bảo “món này chưa mang lên”, “món này không gọi mà vẫn tính tiền”, dễ dẫn đến tranh cãi, ảnh hưởng hình ảnh quán.
Khi dùng phần mềm MISA quán lẩu nướng, toàn bộ order đều được tạo trực tiếp trên hệ thống theo từng bàn, từng khu vực. Mỗi món khách gọi đều hiển thị rõ tên món, số lượng, ghi chú (ít cay, không hành, thêm sốt…). Order gửi thẳng xuống bếp qua máy in bếp hoặc màn hình, không phụ thuộc vào giấy tờ dễ rách, dễ mất. Lúc thanh toán, hóa đơn được in dựa trên dữ liệu đã lưu, nếu khách thắc mắc, nhân viên chỉ cần mở lại lịch sử order để đối chiếu. Nhờ vậy, quán hạn chế tối đa tranh chấp, giảm nhầm lẫn và tạo cảm giác chuyên nghiệp, minh bạch cho khách.
Tối ưu thời gian phục vụ, tăng vòng quay bàn và doanh thu
Một trong những yếu tố sống còn của quán lẩu nướng là tốc độ phục vụ. Nếu khách phải chờ order lâu, món lên chậm, gọi thêm mà mãi không thấy, họ dễ khó chịu, ăn nhanh cho xong và không quay lại. Ngược lại, phục vụ nhanh, món lên đều, nhân viên nắm rõ tình trạng từng bàn sẽ giúp tăng vòng quay bàn, tối ưu doanh thu trên cùng diện tích mặt bằng.
Với MISA, quy trình gọi món được rút ngắn đáng kể: nhân viên dùng máy tính, tablet hoặc điện thoại để nhập món trực tiếp, không phải chạy qua chạy lại giữa bàn – quầy – bếp. Bếp nhận được món ngay lập tức, biết bàn nào ưu tiên làm trước, món nào đang chờ, món nào cần làm thêm. Thu ngân chỉ cần chọn đúng bàn, kiểm tra lại một lượt rồi in bill, không phải cộng tay hay dò từng tờ order. Thời gian từ lúc khách gọi đến khi món lên được rút ngắn, khách ít phải nhắc, trải nghiệm tốt hơn. Điều này giúp quán xoay vòng bàn nhanh hơn trong giờ cao điểm, tăng doanh thu mà không cần mở thêm mặt bằng.
Hỗ trợ quản trị dựa trên dữ liệu: quyết định về menu, giá và khuyến mãi
Nhiều chủ quán lẩu nướng ra quyết định menu, giá bán và chương trình khuyến mãi chủ yếu dựa trên cảm tính: thấy món nào “có vẻ” bán chạy, combo nào “có vẻ” lời thì giữ lại, còn lại bỏ bớt. Cách làm này dễ khiến quán bỏ lỡ cơ hội tối ưu lợi nhuận hoặc dồn sức vào những món không hiệu quả.
Phần mềm MISA giúp chủ quán quản trị dựa trên dữ liệu thực tế. Thông qua các báo cáo, chủ quán có thể biết: món nào bán chạy nhất theo ngày/tuần/tháng; món nào ít khách chọn; khung giờ nào đông khách; combo nào được yêu thích; chương trình khuyến mãi nào kéo khách tốt hơn. Dựa trên đó, chủ quán có cơ sở điều chỉnh menu (giảm bớt món ít người gọi, bổ sung món “hot”), tối ưu giá bán (tăng nhẹ những món đang bán rất chạy nhưng vẫn cạnh tranh), và thiết kế chương trình khuyến mãi đánh đúng vào nhóm món hút khách. Đây chính là cách tối ưu quán lẩu nướng bằng MISA: không chỉ bán hàng nhanh hơn mà còn ra quyết định thông minh, nâng hiệu quả kinh doanh lâu dài.
Tham khảo thêm : Phần mềm MISA cho hộ kinh doanh tiệm bánh ngọt tại Hà Nội
Kinh nghiệm triển khai phần mềm MISA cho hộ kinh doanh quán lẩu nướng tại Hà Nội
Để triển khai phần mềm MISA cho quán lẩu nướng hiệu quả, không chỉ cài đặt là xong. Chủ quán cần chuẩn bị dữ liệu, tổ chức lại quy trình và đào tạo nhân viên để cả hệ thống vận hành trơn tru. Một vài kinh nghiệm thực tế dưới đây sẽ giúp việc áp dụng phần mềm trở nên nhẹ nhàng hơn, đặc biệt với những hộ kinh doanh lần đầu dùng phần mềm quản lý.
Chuẩn bị dữ liệu: menu món ăn, combo, định mức nguyên liệu
Trước khi triển khai, nên dành thời gian chuẩn hóa menu:
Thống nhất tên món (tránh một món nhưng nhiều cách gọi khác nhau).
Quy định rõ đơn vị tính: đĩa, set, suất, phần…
Xác định giá bán niêm yết, giá theo combo, giá khuyến mãi nếu có.
Với quán lẩu nướng, combo rất quan trọng (combo 2 người, 4 người, buffet, set gia đình…). Cần liệt kê rõ combo gồm những món gì, số lượng từng loại, có kèm nước hay không. Song song, chủ quán nên xây dựng định mức nguyên liệu cho từng món: 1 suất ba chỉ cần bao nhiêu gram, 1 nồi lẩu dùng bao nhiêu xương, bao nhiêu rau… Điều này giúp MISA sau này hỗ trợ ước lượng mức tiêu hao nguyên liệu, kiểm soát nhập – xuất kho, phát hiện bất thường. Càng chuẩn hóa dữ liệu ban đầu, việc dùng phần mềm càng dễ, báo cáo càng chính xác.
Đào tạo nhân viên phục vụ, thu ngân, bếp sử dụng phần mềm
Một sai lầm thường gặp khi triển khai phần mềm MISA cho quán ăn là chỉ có chủ quán hoặc kế toán biết dùng, còn nhân viên phục vụ, thu ngân, bếp thì “mạnh ai nấy làm”. Để hệ thống phát huy hiệu quả, cần phân rõ vai trò:
Nhân viên phục vụ: tạo order, cập nhật món khách gọi thêm, báo hủy món (nếu có).
Bếp: theo dõi order trên máy in/màn hình, bấm trạng thái đang làm – đã xong (nếu quán áp dụng).
Thu ngân: chốt bill, in hóa đơn, ghi nhận phương thức thanh toán.
Nên tổ chức buổi đào tạo ngắn cho từng nhóm, cho phép nhân viên thực hành trực tiếp trên phần mềm với các tình huống thực tế (khách đổi bàn, khách hủy món, khách chia bill…). Khi ai cũng hiểu mình làm gì trên hệ thống, quán sẽ vận hành thống nhất, tránh tình trạng “phần mềm một kiểu, thực tế làm một kiểu”.
Thiết lập quy tắc nhập liệu và kiểm tra định kỳ
Để dữ liệu trên MISA luôn “sạch” và đáng tin, quán cần thiết lập một số quy tắc nhập liệu:
Không tự ý sửa/xóa order sau khi khách rời quán trừ khi có người có thẩm quyền xác nhận.
Mọi món hủy, giảm giá, tặng kèm đều phải thao tác đúng trên phần mềm, không xử lý “miệng”.
Phân quyền rõ: ai được sửa giá, ai được xóa bill, ai chỉ được tạo order.
Đồng thời, nên có người phụ trách kiểm tra báo cáo định kỳ (theo ngày/tuần): đối chiếu doanh thu, kiểm tra món bán bất thường, so sánh với thực tế kho. Việc này giúp phát hiện sớm sai sót, đảm bảo quán sử dụng MISA đúng mục đích và ngày càng tối ưu hơn.
Chi phí, gói phần mềm MISA và cách lựa chọn cho quán lẩu nướng
Khi tìm hiểu triển khai phần mềm, điều chủ quán quan tâm nhiều nhất là: “Chi phí phần mềm MISA cho quán lẩu nướng khoảng bao nhiêu? Nên chọn gói nào cho phù hợp?” Thực tế, mức chi không cố định, mà phụ thuộc vào quy mô hoạt động, số thiết bị sử dụng, số người cùng thao tác và phạm vi chức năng mà quán muốn áp dụng (chỉ bán hàng hay cả quản lý kho, kết nối kế toán, hóa đơn điện tử…).
Với hộ kinh doanh, nếu nhìn chi phí phần mềm như một khoản đầu tư dài hạn, bạn sẽ thấy MISA giúp “trả lại” rất nhiều từ những thứ trước đây bị thất thoát mà không đo được: nhầm order, thiếu món nhưng vẫn tính tiền đủ, hoặc ngược lại là quên cộng món; thất thoát nguyên liệu do không kiểm soát được xuất – tồn theo ca; doanh thu không minh bạch, khó đánh giá hiệu quả từng nhân viên, từng ca làm.
Do đó, thay vì chỉ hỏi: “Giá bao nhiêu?”, chủ quán nên đặt câu hỏi:
Tôi có bao nhiêu máy POS/máy tính cần dùng?
Có bao nhiêu nhân viên, quản lý cùng đăng nhập?
Quán có cần kết nối với phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, kho nguyên liệu hay chỉ cần bán hàng – in bill?
Trả lời rõ những câu hỏi này, bạn sẽ dễ chọn gói MISA cho hộ kinh doanh phù hợp, không thiếu tính năng nhưng cũng không lãng phí.
Các yếu tố quyết định chi phí: số máy POS, số người dùng, chức năng cần dùng
Chi phí phần mềm MISA cho quán lẩu nướng thường phụ thuộc vào một số yếu tố chính:
Số máy POS/máy trạm: nếu quán chỉ có 1 quầy thu ngân, dùng 1 máy, chi phí sẽ khác với quán có nhiều tầng, mỗi tầng một máy order, một máy thu ngân.
Số người dùng (user): cần bao nhiêu tài khoản cho thu ngân, quản lý ca, kế toán, chủ quán… cùng đăng nhập và sử dụng.
Chức năng cần dùng:
Chỉ cần bán hàng – in hóa đơn;
Hay cần thêm quản lý kho, nguyên liệu, định mức món ăn;
Có yêu cầu kết nối với phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính hay không.
Ngoài ra, một số quán quy mô lớn, nhiều khu vực bếp, nhiều máy in bếp cũng sẽ cân nhắc thêm chi phí phần cứng đi kèm. Nắm rõ hiện trạng quán sẽ giúp việc báo giá và lựa chọn cấu hình MISA chính xác hơn.
Gợi ý chọn gói phần mềm cho quán nhỏ, quán vừa, quán có kế hoạch mở thêm chi nhánh
Khi chọn gói MISA cho hộ kinh doanh, có thể tham khảo cách chia nhóm như sau:
Quán nhỏ, ít bàn, 1 tầng, 1 quầy thu ngân: ưu tiên gói cơ bản, tập trung vào tính năng order – in bếp – tính tiền, quản lý doanh thu theo ca. Đây là bước “làm quen” với phần mềm, chi phí vừa phải, đủ để chuẩn hóa quy trình.
Quán vừa, nhiều bàn, có tách khu lẩu – nướng – đồ uống: nên chọn gói có thêm quản lý kho, định mức nguyên liệu, báo cáo doanh thu – chi phí chi tiết hơn.
Quán có kế hoạch mở thêm chi nhánh: nên chọn ngay từ đầu gói hỗ trợ quản lý đa chi nhánh, để sau này khi mở thêm quán chỉ cần mở rộng trên nền hệ thống có sẵn, không phải thay đổi phần mềm.
Quan trọng là xác định: doanh thu, số bàn, số ca làm, số lượng nhân sự để chọn gói vừa “đủ xài” mà vẫn có thể mở rộng.
So sánh chi phí phần mềm với thiệt hại do thất thoát và quản lý kém
Nếu so chi phí phần mềm MISA cho quán lẩu nướng với những gì quán đang mất đi mỗi tháng vì quản lý thủ công, dễ thấy phần mềm là khoản đầu tư hợp lý:
Sai order, quên tính món, ghi nhầm bàn → mất doanh thu mà không phát hiện.
Thất thoát nguyên liệu do không kiểm soát, không biết hao hụt ở đâu.
Doanh thu không minh bạch, khó đánh giá hiệu quả từng ca, từng nhân viên.
Chỉ cần giảm được một phần nhỏ những thất thoát này, chi phí phần mềm đã gần như tự “bù” được, trong khi quy trình vận hành và hình ảnh quán được nâng cấp đáng kể.
Câu hỏi thường gặp về phần mềm MISA cho hộ kinh doanh quán lẩu nướng tại Hà Nội
Khi tìm hiểu triển khai phần mềm, chủ quán thường có nhiều băn khoăn giống nhau: quán nhỏ có cần dùng không, không rành máy tính có dùng được không, sau này mở thêm chi nhánh thì quản lý thế nào… Phần dưới đây tổng hợp một số FAQ MISA quán ăn, quán lẩu nướng thường gặp, giúp bạn dễ hình dung hơn trước khi quyết định.
Quán lẩu nướng nhỏ, ít bàn có nên dùng phần mềm MISA không?
Câu trả lời ngắn gọn là: Có – và càng nhỏ càng nên chuẩn hóa sớm.
Dù quán chỉ có vài bộ bàn ghế, 1 tầng, 1 quầy thu ngân, việc sử dụng phần mềm MISA vẫn mang lại nhiều lợi ích:
Order rõ ràng, hạn chế nhầm lẫn khi quán đông đột biến;
Chủ quán nắm được doanh thu theo ngày, theo ca, không phụ thuộc hoàn toàn vào ghi chép của nhân viên;
Làm quen dần với mô hình quản lý bằng số liệu, không chỉ “nhìn khách ra vào”.
Khi quán phát triển, lượng khách tăng, muốn thuê thêm nhân viên hoặc mở rộng mặt bằng, bạn đã có sẵn nền tảng dữ liệu để ra quyết định. Nếu đợi đến khi quán quá đông mới áp dụng phần mềm, quá trình chuyển đổi sẽ vất vả hơn rất nhiều.
Chủ quán không rành máy tính có dùng được MISA?
Đây là lo lắng rất phổ biến: “Tôi lớn tuổi, không rành công nghệ, liệu có dùng nổi phần mềm không?”. Thực tế, giao diện MISA cho quán ăn, quán lẩu nướng được thiết kế thân thiện, theo kiểu bấm chọn món theo nhóm, giống như dùng máy tính tiền, không yêu cầu người dùng phải am hiểu máy tính hay kế toán.
Mô hình thường áp dụng là:
Nhân viên thu ngân, nhân viên order là người dùng chính: họ thao tác đặt món, in bếp, in bill;
Chủ quán chỉ cần vào xem báo cáo, xem doanh thu, xem món bán chạy, xem tình hình kho… trên máy tính hoặc điện thoại.
Ngoài ra, bên cung cấp phần mềm thường có hỗ trợ cài đặt, hướng dẫn sử dụng ban đầu, thậm chí hỗ trợ từ xa khi cần xử lý vướng mắc. Sau vài ngày làm quen, bạn sẽ thấy thao tác trên phần mềm còn nhanh hơn ghi sổ tay.
Nếu mở thêm chi nhánh, MISA có quản lý đồng bộ được không?
Nếu bạn có kế hoạch mở thêm cơ sở, đây chính là lúc MISA phát huy lợi thế:
Hỗ trợ quản lý đa chi nhánh trên cùng một hệ thống;
Xem được báo cáo doanh thu, chi phí, lãi lỗ theo từng chi nhánh, đồng thời có báo cáo tổng hợp cho toàn bộ hệ thống;
So sánh được chi nhánh nào hoạt động hiệu quả hơn, ca nào bán tốt, món nào bán chạy ở từng khu vực.
Nhờ đó, khi mở rộng, bạn không phải xây lại từ đầu, mà chỉ cần bổ sung thêm điểm bán, thiết bị và tài khoản trên nền tảng quản lý đã sẵn có.