Phần mềm MISA cho hộ kinh doanh dịch vụ du lịch trải nghiệm tại Hà Nội đang thu hút sự quan tâm của nhiều cá nhân, nhóm nhỏ tổ chức tour trải nghiệm phố cổ, làng nghề, ẩm thực, trekking quanh Hà Nội. Trước đây, phần lớn lịch tour, số khách, tiền cọc, tiền còn lại đều được ghi chép rải rác trong sổ tay, file Excel hoặc tin nhắn, rất dễ nhầm lẫn. Khi lượng tour tăng lên, nhiều ngày khởi hành, nhiều nhóm khách khác nhau, việc quản lý thủ công khiến chủ hộ kinh doanh mất nhiều thời gian nhưng vẫn không nắm rõ lãi lỗ từng tour. Bên cạnh đó, việc chăm sóc khách cũ, nhắc lịch, gửi thông tin tour mới cũng thường bị bỏ sót vì thiếu hệ thống lưu trữ dữ liệu. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cách mà phần mềm MISA cho hộ kinh doanh dịch vụ du lịch trải nghiệm tại Hà Nội hỗ trợ quản lý lịch, khách, thu chi và báo cáo một cách khoa học, minh bạch hơn.
Bối cảnh phát triển dịch vụ du lịch trải nghiệm tại Hà Nội
Xu hướng du lịch trải nghiệm, du lịch cá nhân hóa tại Hà Nội và vùng lân cận
Vài năm trở lại đây, du lịch trải nghiệm Hà Nội và các vùng lân cận như Ba Vì, Sơn Tây, Làng cổ Đường Lâm, Ninh Bình… phát triển mạnh mẽ nhờ sự thay đổi trong thói quen du lịch của khách Việt và khách quốc tế. Thay vì chỉ đi tham quan theo tour truyền thống, khách muốn được trải nghiệm đời sống địa phương, tự tay tham gia các hoạt động như nấu món Hà Nội, đi chợ, làm gốm, vẽ mặt nạ, đạp xe làng quê, trekking núi rừng, camping qua đêm…
Bên cạnh đó, xu hướng du lịch cá nhân hóa, nhóm nhỏ, gia đình hoặc bạn bè thân thiết ngày càng phổ biến. Khách không muốn đi chung với đoàn đông, mà muốn lịch trình linh hoạt, phù hợp sở thích riêng: có người thích ẩm thực đường phố, người lại thích chụp ảnh, quay vlog, người ưu tiên các hoạt động nhẹ nhàng cho trẻ nhỏ. Điều này tạo điều kiện cho các tour trải nghiệm địa phương thiết kế theo concept riêng, linh hoạt về thời gian, lịch trình và dịch vụ đi kèm.
Trong bối cảnh đó, hộ kinh doanh dịch vụ du lịch trải nghiệm tại Hà Nội có rất nhiều cơ hội để phát triển nếu biết cách thiết kế tour khác biệt, chăm sóc khách chu đáo và quản lý vận hành chuyên nghiệp.
Cơ hội và thách thức đối với hộ kinh doanh dịch vụ du lịch trải nghiệm nhỏ lẻ
Đối với các hộ kinh doanh nhỏ lẻ, cơ hội lớn nhất là tính linh hoạt và sự gần gũi với địa phương. Họ thường am hiểu đường đi, văn hóa, con người, có thể tạo ra những trải nghiệm rất “đời thật” mà các công ty lữ hành lớn khó làm được. Chỉ cần một tour phố cổ “đúng chất”, một tour ẩm thực đêm, hay một chuyến đạp xe làng nghề ấn tượng, khách có thể quay lại nhiều lần và giới thiệu thêm bạn bè, người quen.
Tuy nhiên, thách thức cũng không hề nhỏ. Thị trường cạnh tranh gay gắt, khách hàng ngày càng khó tính, đòi hỏi thông tin rõ ràng, lịch trình minh bạch, giá cả hợp lý, dịch vụ trọn gói và phản hồi nhanh. Nhiều hộ kinh doanh vẫn quản lý theo kiểu “truyền miệng và sổ tay”, dẫn đến nguy cơ nhầm tour, quên khách, quên lịch, hoặc khó theo dõi chi phí – doanh thu thực tế.
Muốn phát triển bền vững, hộ kinh doanh dịch vụ du lịch trải nghiệm cần vừa giữ được sự linh hoạt, gần gũi, vừa nâng cấp cách quản lý theo hướng chuyên nghiệp hơn: có hệ thống quản lý lịch tour, booking, thu chi, lãi lỗ… để không bị lúng túng khi số lượng khách và tour tăng lên.
Khó khăn của hộ kinh doanh dịch vụ du lịch trải nghiệm khi quản lý thủ công
Ghi chép lịch tour, tiền cọc, số lượng khách trên sổ tay và Excel rời rạc
Đa phần các hộ kinh doanh du lịch trải nghiệm nhỏ hiện nay vẫn quản lý lịch tour, danh sách khách và tiền cọc bằng cách ghi vào sổ tay, sổ đăng ký hoặc một vài file Excel đơn giản. Mỗi tour lại là một file, mỗi nhóm khách lại là một sheet khác nhau. Khi số lượng tour ít, cách làm này có thể chấp nhận được. Nhưng khi bắt đầu có nhiều loại tour: phố cổ, ẩm thực, làng nghề, trekking, camping…, mỗi tuần có vài lịch chạy khác nhau, việc quản lý thủ công bắt đầu rối và thiếu chính xác.
Rủi ro thường gặp là:
Ghi sót hoặc ghi trùng khách trong danh sách đoàn.
Quên không cập nhật tiền cọc, tiền thanh toán bổ sung lên bảng tổng.
Không rõ khách đã chuyển khoản chưa, còn nợ bao nhiêu, đã gửi xác nhận hay chưa.
Lịch tour nằm rải rác trong tin nhắn, sổ tay, Excel, khi cần tổng hợp thì mất nhiều thời gian tìm kiếm.
Việc không có một hệ thống tập trung khiến mọi thao tác đều phụ thuộc vào trí nhớ của chủ hộ hoặc một người quản lý. Chỉ cần người đó bận hoặc nghỉ, cả quá trình vận hành tour có thể bị ảnh hưởng.
Nguy cơ nhầm lịch, trùng tour, quên khách, thất thoát chi phí khi không dùng phần mềm
Khi quản lý tour thủ công, nhầm lịch và trùng tour là rủi ro rất dễ xảy ra. Ví dụ: cùng một ngày có hai nhóm đặt tour phố cổ – ẩm thực và tour làng nghề – đạp xe, nhưng do ghi chép không rõ ràng, bạn có thể:
Lỡ xếp thiếu hướng dẫn viên cho một trong hai đoàn.
Nhầm giờ đón khách, dẫn đến khách phải chờ lâu hoặc bỏ tour.
Quên cập nhật trạng thái tour đã hủy/đổi ngày, nhưng vẫn chuẩn bị nhân sự và dịch vụ.
Ngoài ra, nếu chi phí tour (xe, ăn uống, vé tham quan, chi phí trải nghiệm tại làng nghề, phí thuê HDV cộng tác…) không được ghi nhận đầy đủ theo từng tour, chủ hộ sẽ rất khó biết liệu tour đó lãi hay lỗ. Thậm chí, có trường hợp thu tiền xong nhưng quên không đối chiếu chi phí, dẫn tới cảm giác “đi tour nhiều nhưng chẳng thấy lời bao nhiêu”.
Việc quên khách, quên cọc, quên nhắc lịch cũng là vấn đề: khách đã nhắn đặt tour nhưng chưa được ghi ngay vào hệ thống, đến khi chuẩn bị lịch mới nhớ ra thì đã muộn. Những lỗi nhỏ này lặp đi lặp lại sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm khách hàng và uy tín của hộ kinh doanh.
Chính vì vậy, càng ngày càng nhiều hộ làm du lịch trải nghiệm nhận ra rằng quản lý thủ công không còn phù hợp khi họ muốn mở rộng quy mô tour, đa dạng loại hình dịch vụ và đón thêm nhiều khách hơn.
Lý do nên dùng phần mềm MISA cho hộ kinh doanh dịch vụ du lịch trải nghiệm tại Hà Nội
So sánh cách quản lý truyền thống và quản lý bằng phần mềm MISA
Cách quản lý truyền thống dựa trên sổ tay, Excel, tin nhắn Zalo/Facebook có ưu điểm là linh hoạt, dễ bắt đầu, không tốn chi phí ban đầu. Tuy nhiên, khi số tour và số khách tăng, mọi thứ bắt đầu phụ thuộc vào trí nhớ và sự tỉ mỉ của một vài người, rất dễ sai sót. Mỗi lần cần tổng hợp doanh thu, lãi lỗ, chi phí marketing, chi phí tour… là lại phải ngồi cộng tay, ghép dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
Ngược lại, khi sử dụng phần mềm MISA cho hộ kinh doanh, toàn bộ thông tin quan trọng được đưa vào một hệ thống tập trung:
Danh mục tour, lịch tour, danh sách khách, tiền cọc, tiền thanh toán.
Chi phí cho từng tour: xe, ăn uống, vé tham quan, dịch vụ trải nghiệm.
Doanh thu, công nợ, lãi lỗ theo tour, theo nhóm tour, theo tháng/quý.
Thay vì phải tự thiết kế hàng loạt file Excel, MISA cung cấp sẵn các biểu mẫu thu chi, báo cáo tài chính nội bộ. Hộ kinh doanh chỉ cần nhập dữ liệu đúng – đủ, phần mềm sẽ tự tổng hợp và cho ra các báo cáo cần thiết. Cách làm này giúp giảm phụ thuộc vào một cá nhân, đảm bảo dữ liệu không bị thất lạc và luôn sẵn sàng khi cần tra cứu hay đối chiếu.
Các lợi ích nổi bật: tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, nắm rõ doanh thu và lãi lỗ
Việc áp dụng phần mềm MISA cho du lịch trải nghiệm mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho hộ kinh doanh:
Tiết kiệm thời gian: Thay vì mất hàng giờ mỗi tuần để tổng hợp doanh thu, chi phí, lãi lỗ, chủ hộ chỉ cần vài thao tác là có báo cáo. Thời gian còn lại có thể tập trung vào thiết kế tour mới, chăm sóc khách hàng, cải thiện chất lượng dịch vụ.
Giảm sai sót trong quản lý: Lịch tour, số lượng khách, tiền cọc, tiền thanh toán, chi phí tour… được lưu trữ có hệ thống, hạn chế nhầm lẫn, trùng lịch, quên khách hay quên thu tiền.
Nắm rõ doanh thu và lãi lỗ: MISA cho phép xem doanh thu theo tour, theo tháng, theo mùa, chi phí chi tiết cho từng loại tour, từ đó tính ra lãi ròng. Hộ kinh doanh sẽ biết tour nào thực sự hiệu quả, tour nào cần điều chỉnh giá hoặc cấu trúc dịch vụ.
Nhờ đó, việc ra quyết định như tăng/giảm giá tour, đầu tư thêm vào tour ẩm thực, tour làng nghề hay trekking trở nên chắc chắn hơn, dựa trên số liệu chứ không chỉ cảm tính.
Tham khảo thêm : Phần mềm MISA hộ kinh doanh quán trà sữa tại Hà Nội quản lý ca làm
Quản lý danh mục tour du lịch trải nghiệm trên phần mềm MISA
Thiết lập danh mục tour: tour phố cổ, tour ẩm thực, tour làng nghề, trekking, camping…
Trên phần mềm MISA, các hộ kinh doanh có thể thiết lập danh mục tour du lịch trải nghiệm giống như danh mục “sản phẩm” của mình. Mỗi loại tour được khai báo rõ ràng:
Tour phố cổ: tham quan, chụp ảnh, nghe kể chuyện lịch sử.
Tour ẩm thực: khám phá món ăn đường phố, quán ăn địa phương.
Tour làng nghề: gốm, lụa, tranh dân gian, làm nón…
Trekking, camping tại vùng núi, vùng ven đô.
Việc thiết lập danh mục tour giúp hộ kinh doanh quản lý rõ mình đang bán những “sản phẩm” nào, tránh tình trạng tour phát sinh rời rạc không có cấu trúc. Khi có tour mới, chỉ cần khai báo thêm vào danh mục, hệ thống sẽ cho phép gắn các booking, chi phí, doanh thu… vào tour đó để theo dõi lâu dài. Điều này đặc biệt hữu ích khi muốn phân tích tour nào đang bán tốt, tour nào nên cải tiến hoặc tạm dừng.
Khai báo thông tin tour: lịch trình, thời gian, điểm tập trung, số khách tối đa, giá tour
Đối với mỗi tour trong danh mục, MISA cho phép khai báo thông tin chi tiết:
Lịch trình cơ bản: đi những đâu, hoạt động chính là gì.
Thời gian tour: nửa ngày, 1 ngày, 2 ngày 1 đêm…
Điểm tập trung, giờ khởi hành, phương tiện di chuyển.
Số khách tối đa, số khách tối thiểu để đủ chi phí.
Giá tour chuẩn, các tùy chọn giá cho nhóm riêng, khách gia đình, khách đoàn.
Nhờ khai báo thông tin rõ ràng, khi tư vấn cho khách hoặc đăng thông tin lên fanpage/website, chủ hộ dễ dàng lấy lại thông tin tour chuẩn mà không phải ngồi nhớ hoặc gõ lại từ đầu. Đồng thời, khi phát sinh booking, nhân viên chỉ cần chọn đúng tour đã có sẵn thông tin, hạn chế sai sót về giá, lịch trình, giờ đón trả.
Phân loại tour theo thời lượng, đối tượng khách, mùa cao điểm – thấp điểm
Một lợi thế của việc quản lý danh mục tour trên MISA là có thể phân loại tour theo nhiều tiêu chí khác nhau:
Theo thời lượng: tour nửa ngày, 1 ngày, 2 ngày, tour cuối tuần…
Theo đối tượng khách: khách nước ngoài, khách nội địa, gia đình có trẻ nhỏ, nhóm bạn trẻ thích trải nghiệm mạnh, khách lớn tuổi…
Theo mùa cao điểm – thấp điểm: tour phù hợp mùa hè, tour mùa thu, tour mùa lễ Tết…
Khi cần lên kế hoạch bán tour cho một giai đoạn nhất định (ví dụ: mùa hè, Noel, Tết), chủ hộ có thể lọc nhanh theo nhóm tour phù hợp để tập trung truyền thông, khuyến mãi. Đồng thời, việc phân loại theo đối tượng khách giúp dễ dàng xây dựng combo tour, gói dịch vụ đúng nhu cầu, tăng khả năng chốt đơn.
Nhờ quản lý danh mục tour một cách bài bản trên MISA, hộ kinh doanh có cái nhìn rõ ràng hơn về “sản phẩm du lịch” của mình, từ đó lên chiến lược phát triển tour, điều chỉnh giá, tối ưu chi phí một cách chủ động và chuyên nghiệp.
Quản lý lịch khởi hành và số chỗ còn trống cho từng tour
Tạo lịch khởi hành theo ngày, theo tuần, theo yêu cầu riêng của khách
Với hộ kinh doanh du lịch trải nghiệm, việc lên lịch khởi hành tour không chỉ đơn giản là chọn một ngày rồi đăng lên fanpage. Thực tế, bạn có nhiều loại lịch: tour cố định cuối tuần, tour theo mùa (mùa hoa, mùa lúa chín, mùa săn mây), tour theo yêu cầu riêng của nhóm gia đình hoặc nhóm công ty. Nếu không có hệ thống, rất dễ bị trùng lịch, quên tour, hoặc sắp xếp hướng dẫn viên – phương tiện không hợp lý.
Khi sử dụng phần mềm MISA, bạn có thể tạo lịch khởi hành tour theo ngày, theo tuần, theo tuyến và theo từng “gói” sản phẩm. Mỗi lịch khởi hành sẽ gắn với: tên tour, thời gian đi – về, số chỗ tối đa, giá áp dụng, hướng dẫn viên dự kiến, phương tiện vận chuyển. Đối với các đoàn khách đặt tour riêng, bạn vẫn có thể tạo lịch khởi hành riêng nhưng vẫn nằm trong cùng hệ thống, giúp quản lý tập trung. Điều này giúp hộ kinh doanh luôn nắm bắt được toàn bộ bức tranh lịch khởi hành tour trong tháng, tránh sót hoặc trùng lặp.
Theo dõi số chỗ đã bán, số chỗ còn trống, tránh overbooking hoặc bỏ lỡ cơ hội lấp đầy tour
Một trong những bài toán khó của quản lý chỗ tour là làm sao biết chính xác tour nào còn bao nhiêu chỗ, kênh nào đã bán được, có nguy cơ bị overbooking hay không. Nếu chỉ ghi ra giấy hoặc cập nhật thủ công trên file Excel, chỉ cần chậm vài giờ là dữ liệu đã lệch: nhân viên A báo còn 5 chỗ, nhân viên B lại bán thêm 6 chỗ.
Phần mềm MISA cho phép mỗi lịch khởi hành tour được gắn với số lượng chỗ tối đa, sau đó mỗi lần có khách đăng ký, nhân viên chỉ cần tạo booking và gắn vào lịch đó. Hệ thống tự động trừ số chỗ đã bán, hiển thị số chỗ còn trống theo thời gian thực. Nhờ đó, bạn tránh được rủi ro bán vượt chỗ (overbooking), đồng thời dễ dàng nhận ra tour nào còn nhiều ghế để đẩy marketing, tung ưu đãi phút chót nhằm lấp đầy tour và tối ưu doanh thu trên mỗi chuyến khởi hành.
Điều chỉnh lịch khởi hành linh hoạt khi thiếu khách hoặc thay đổi kế hoạch
Thực tế vận hành cho thấy không phải lịch khởi hành nào cũng đủ khách như kỳ vọng. Có những tour đến gần ngày mà vẫn chưa đủ số lượng tối thiểu, hoặc có đoàn khách lớn xin đổi ngày, khiến bạn buộc phải điều chỉnh kế hoạch. Nếu không có công cụ hỗ trợ, việc dời tour, gộp tour, chuyển khách giữa các lịch khởi hành sẽ rất lộn xộn, dễ gây nhầm lẫn và làm mất thiện cảm khách hàng.
Khi áp dụng MISA, bạn có thể chỉnh sửa lịch khởi hành (dời ngày, thay đổi số chỗ tối đa, cập nhật phương tiện…) và chuyển booking từ lịch này sang lịch khác nhưng vẫn đảm bảo số liệu được ghi nhận đúng. Danh sách khách thuộc tour đó cũng được cập nhật theo, giúp bạn dễ dàng gửi thông báo thay đổi cho khách, tránh bỏ sót. Sự linh hoạt này giúp hộ kinh doanh du lịch trải nghiệm chủ động hơn trong việc tối ưu lịch khởi hành tour, vừa đảm bảo chất lượng trải nghiệm, vừa giảm thiểu chi phí tổ chức khi thiếu khách.
Quản lý khách hàng và thông tin liên hệ trên phần mềm MISA
Lưu thông tin khách: họ tên, số điện thoại, email, quốc tịch, kênh đặt tour
Trong mô hình du lịch trải nghiệm, mỗi khách không chỉ là một vé đã bán, mà là một cơ hội quay lại và giới thiệu thêm bạn bè. Vì vậy, việc quản lý thông tin khách hàng một cách bài bản giống như làm một hệ thống CRM du lịch trải nghiệm thu nhỏ.
Trên MISA, mỗi khách du lịch có thể được tạo một hồ sơ riêng: họ tên, số điện thoại, email, quốc tịch, địa chỉ, ghi chú đặc biệt (đi cùng trẻ em, người cao tuổi, ăn chay…). Bên cạnh đó, hệ thống còn cho phép lưu kênh đặt tour: Facebook, Zalo, website, đại lý, giới thiệu…
Nhờ vậy, mỗi khi khách quay lại hoặc giới thiệu người mới, bạn chỉ cần tra theo số điện thoại hoặc tên là có thể nắm được ngay lịch sử giao dịch. Đồng thời, việc quản lý khách du lịch theo kênh đặt tour cũng giúp bạn đánh giá được kênh marketing nào đang mang lại nhiều khách nhất để tối ưu chi phí quảng bá.
Lưu lịch sử tham gia tour, đánh giá, nhu cầu, sở thích trải nghiệm
Không ít khách sau khi đi một tour trải nghiệm thành công sẽ có nhu cầu tiếp tục tham gia các tour khác cùng phong cách (leo núi, trekking, camping, khám phá văn hóa bản địa…). Nếu bạn không lưu lại lịch sử tham gia tour, đánh giá và sở thích, sẽ rất khó để đề xuất những chương trình phù hợp và tạo cảm giác được “chăm sóc riêng”.
Phần mềm MISA cho phép ghi nhận:
Khách đã tham gia tour nào, vào thời gian nào, theo nhóm hay đi lẻ.
Đánh giá hoặc phản hồi sau tour (nếu bạn thu thập qua form, tin nhắn).
Ghi chú về sở thích trải nghiệm: thích đi nhẹ nhàng hay mạo hiểm, ưu tiên cảnh biển, núi, hay văn hóa bản địa; quan tâm đến ẩm thực, săn mây, chụp ảnh…
Dữ liệu này giúp hộ kinh doanh xây dựng CRM du lịch trải nghiệm thực thụ: khi có tour mới phù hợp, bạn có thể chủ động gợi ý đúng nhóm khách, tăng khả năng chốt tour mà không cần chạy quảng cáo quá rộng.
Nhóm khách hàng theo tần suất đặt tour để dễ chăm sóc, gửi ưu đãi, giới thiệu tour mới
Không phải khách nào cũng giống nhau: có người chỉ đi 1 lần, nhưng cũng có những khách mỗi mùa lại đi 1–2 tour, thậm chí rủ bạn bè, đồng nghiệp cùng tham gia. Nếu biết cách phân loại, bạn có thể dồn nguồn lực chăm sóc đúng nhóm khách tiềm năng nhất.
Trên MISA, bạn có thể nhóm khách hàng theo tần suất đặt tour: khách mới, khách quay lại lần 2, khách thân thiết (từ 3 tour trở lên), khách doanh nghiệp/nhóm thường xuyên đặt đoàn riêng. Mỗi nhóm khách có thể được gắn các tag hoặc danh sách riêng để tiện liên hệ.
Khi có tour mới, ưu đãi theo mùa, combo nhóm bạn hoặc chương trình tri ân, bạn chỉ cần lọc và gửi thông tin đến đúng nhóm khách phù hợp. Việc chăm sóc có chọn lọc như vậy giúp tăng tỉ lệ chuyển đổi, giảm chi phí marketing, đồng thời tạo cảm giác khách được quan tâm và trân trọng – yếu tố rất quan trọng trong ngành dịch vụ.
Quản lý giá tour, tiền cọc và thanh toán cho hộ kinh doanh du lịch trải nghiệm
Thiết lập giá tour cơ bản, giá theo mùa, giá theo số lượng khách, giá cho nhóm riêng
Giá tour du lịch trải nghiệm hiếm khi “một giá cho mọi trường hợp”. Bạn phải xử lý rất nhiều biến: mùa cao điểm – thấp điểm, ngày lễ – ngày thường, số lượng khách, yêu cầu riêng (nhóm riêng, lịch trình tùy chỉnh). Nếu không có hệ thống, dễ xảy ra tình trạng báo giá mỗi lần một kiểu, khó kiểm soát biên lợi nhuận.
Trên MISA, bạn có thể thiết lập bảng giá tour theo nhiều tiêu chí:
Giá cơ bản cho từng tuyến tour.
Giá mùa cao điểm/thấp điểm.
Giá theo số lượng khách (từ 2–4 người, 5–9 người, nhóm từ 10 người trở lên…).
Giá cho đoàn riêng hoặc tour thiết kế riêng (private).
Khi nhân viên tư vấn nhập số lượng khách, thời gian dự kiến, hệ thống có thể gợi ý mức giá tương ứng, hạn chế việc báo giá sai hoặc quên áp dụng phụ thu/cộng thêm dịch vụ. Điều này giúp hộ kinh doanh giữ giá tour du lịch trải nghiệm nhất quán, vừa đảm bảo cạnh tranh, vừa bảo vệ biên lợi nhuận.
Ghi nhận tiền cọc, tiền còn lại, trạng thái thanh toán của từng khách, từng đoàn
Một trong những “nỗi đau” lớn của các hộ kinh doanh tour là quên khách nào đã cọc, khách nào chưa, khách nào cần nhắc thanh toán nốt, đặc biệt khi có nhiều đoàn xuất phát trong cùng một khoảng thời gian.
Phần mềm MISA cho phép:
Ghi nhận tiền cọc tour cho từng khách hoặc cả đoàn: ngày đặt cọc, số tiền, hình thức thanh toán.
Theo dõi tiền còn lại, ngày hẹn thanh toán, trạng thái: đã thanh toán đủ, mới thanh toán 50%, chưa thanh toán.
Gắn các phiếu thu thanh toán với tour, với danh sách khách cụ thể.
Nhờ đó, khi nhìn vào một tour, bạn biết ngay: tổng giá trị tour, đã thu bao nhiêu, còn bao nhiêu chưa thu, khách nào còn nợ. Việc quản lý tiền cọc tour trở nên rõ ràng, tránh được tình trạng đến ngày đi mới phát hiện khách chưa thanh toán đủ, hoặc mâu thuẫn vì “nhớ sai” số tiền đã cọc.
Hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử
Khách du lịch hiện nay có thói quen thanh toán rất đa dạng: tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử. Nếu không ghi nhận đúng cách, sổ sách sẽ bị lệch giữa các kênh, dẫn đến khó đối chiếu tài khoản, khó kiểm soát dòng tiền.
Khi ghi nhận thu trên MISA, bạn có thể chọn hình thức thanh toán tương ứng: tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử, cổng thanh toán online nếu có. Phần mềm sẽ giúp tách bạch từng kênh, cuối ngày/cuối tháng có thể đối chiếu với sổ quỹ, sao kê ngân hàng hoặc báo cáo từ ví điện tử.
Việc quản lý rõ ràng tiền vào theo từng kênh thanh toán giúp chủ hộ:
Dễ đối chiếu khi có sai lệch, khi khách gửi chứng từ thanh toán.
Nắm được thói quen của khách (đa số chuyển khoản hay trả tiền mặt) để tối ưu phương án thu tiền, giảm rủi ro giữ quá nhiều tiền mặt trong người.
Tổng thể, sử dụng MISA để quản lý giá tour, tiền cọc và thanh toán giúp hộ kinh doanh du lịch trải nghiệm tại Hà Nội vừa kiểm soát được dòng tiền, vừa nâng cao uy tín và tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Quản lý chi phí tổ chức tour và tính lãi lỗ trên phần mềm MISA
Với hộ kinh doanh dịch vụ tour trải nghiệm, tour cuối tuần, tour nội địa nhỏ, bài toán sống còn không chỉ là bán được tour mà là kiểm soát chi phí tour du lịch và nắm rõ lãi – lỗ từng chương trình. Nhiều đơn vị vẫn quản lý bằng Excel, sổ tay, file rời: một file giá vé, một file chi phí xe, một file công hướng dẫn viên… nên đến cuối tour, khi cộng lại rất dễ lệch, không biết chính xác mình lời hay chỉ… hòa vốn. Ứng dụng phần mềm MISA giúp tập trung toàn bộ chi phí – doanh thu – phân bổ lãi lỗ của từng tour, từng đợt khởi hành, để chủ hộ ra quyết định dựa trên số liệu thay vì cảm tính.
Ghi nhận chi phí: xe, tàu, vé tham quan, ăn uống, hướng dẫn viên, bảo hiểm, marketing
Để tính đúng lãi lỗ, trước hết phải ghi nhận đủ chi phí tour du lịch. Trên MISA, mỗi chương trình tour có thể được khai báo như một “dự án” hoặc “hợp đồng dịch vụ”, trong đó bạn lần lượt nhập:
Chi phí vận chuyển: xe hợp đồng, vé tàu, vé máy bay, thuê cano…
Vé tham quan, dịch vụ trải nghiệm: vé vào cổng khu du lịch, chi phí chơi trò chơi, dịch vụ kèm theo.
Ăn uống – lưu trú: suất ăn theo chương trình, khách sạn/homestay, nước uống, tiệc BBQ, lửa trại…
Chi phí hướng dẫn viên: lương ngày, phụ cấp đêm, tiền tip (nếu đơn vị tài trợ), chi phí di chuyển của HDV.
Bảo hiểm du lịch, chi phí y tế dự phòng.
Marketing, bán tour: chạy quảng cáo Facebook/Zalo, chi phí thiết kế ấn phẩm, hoa hồng cho cộng tác viên bán tour.
Khi từng khoản chi đều được nhập vào đúng tour, đúng ngày, hệ thống sẽ cho bạn một “bức tranh chi phí” đầy đủ, không bỏ sót những khoản nhỏ nhưng cộng lại thành con số lớn.
Phân bổ chi phí cho từng tour, từng đợt khởi hành để biết lãi lỗ cụ thể
Một chương trình tour có thể khởi hành nhiều đợt khác nhau, mỗi đợt số khách, giá dịch vụ và chi phí thực tế có thể thay đổi. Trên MISA, bạn có thể thiết lập:
Từng đợt khởi hành là một “đơn hàng” hoặc “hợp đồng con”, gắn với chương trình tour gốc.
Phân bổ chi phí chung (marketing, thiết kế tour, khảo sát tuyến) theo số đợt hoặc theo tổng số khách.
Nhập chi phí thực tế phát sinh riêng của từng đợt: xe, ăn uống, HDV, phòng ở theo đúng số khách thực tế.
Nhờ vậy, bạn không chỉ biết chương trình tour đó “nói chung” có lãi hay không, mà còn nắm được lãi lỗ từng đợt khởi hành. Có những đợt số khách ít nhưng chi phí gần như không giảm, làm lãi thấp; có đợt khách đông, thương lượng được giá tốt với nhà cung cấp nên biên lợi nhuận cao hơn. Đây là cơ sở để bạn quyết định giữ, bỏ, hoặc điều chỉnh tần suất khởi hành.
So sánh lợi nhuận giữa các tour, mùa cao điểm và thấp điểm để tối ưu sản phẩm
Sau một thời gian ghi nhận đầy đủ trên MISA, bạn có thể:
So sánh lợi nhuận giữa các tour: tour biển, tour núi, tour trekking, tour trải nghiệm nông nghiệp, tour team building…
So sánh kết quả giữa mùa cao điểm và thấp điểm: cùng một tour, mùa hè lãi tốt, mùa mưa biên lợi nhuận giảm mạnh vì khách ít hoặc phải giảm giá.
Xem mức độ đóng góp của từng tour vào tổng lợi nhuận, không chỉ nhìn vào doanh thu bề mặt.
Dựa trên đó, bạn có thể:
Quyết định tập trung phát triển các tour lãi cao, nhu cầu ổn định.
Tinh gọn hoặc thay đổi cấu trúc những tour “ồn ào nhưng ít lãi”.
Điều chỉnh lịch khởi hành, số lượng chỗ, khung giá theo mùa cao điểm – thấp điểm để tối ưu lợi nhuận.
Tất cả đều dựa trên dữ liệu rõ ràng từ MISA, giúp sản phẩm tour trải nghiệm của bạn trở nên “tinh” hơn, hiệu quả hơn.
Quản lý hướng dẫn viên, cộng tác viên du lịch trải nghiệm
Trong mô hình du lịch trải nghiệm, tour ngắn ngày, tour nhóm nhỏ, hướng dẫn viên và cộng tác viên chính là “linh hồn” của dịch vụ. Tuy nhiên, nếu chỉ quản lý bằng sổ, nhóm chat và nhớ miệng, bạn sẽ rất khó theo dõi: ai đã dẫn bao nhiêu tour, chất lượng ra sao, đã thanh toán đủ chưa, hoa hồng còn nợ bao nhiêu. Sử dụng MISA, bạn có thể quản lý hướng dẫn viên và cộng tác viên du lịch trên cùng một hệ thống, gắn với tour, với doanh thu và đánh giá chất lượng.
Theo dõi lịch làm việc, tour được phân công, đánh giá chất lượng của từng hướng dẫn viên
Mỗi hướng dẫn viên (HDV) có thể được khai báo trên MISA như một “đối tượng nhân sự/hợp tác”:
Thông tin cá nhân, số điện thoại, ngôn ngữ, thế mạnh tuyến điểm.
Mức thù lao theo tour, theo ngày, theo nhóm khách (trẻ, gia đình, doanh nghiệp…).
Khi phân công tour, bạn gán HDV vào chính tour đó trên hệ thống:
MISA sẽ ghi nhận lịch làm việc của từng HDV: ngày nào dẫn tour nào, tuyến nào.
Có thể ghi chú nhận xét sau tour: phản hồi của khách, đánh giá nội bộ, sự cố (nếu có).
Sau một thời gian, bạn dễ dàng xem:
Ai là HDV chăm chỉ, nhận nhiều tour.
Ai được khách đánh giá tốt, ít bị phàn nàn.
Ai thường xuyên hủy tour, đến trễ, gây ảnh hưởng trải nghiệm khách.
Nhờ đó, bạn có cơ sở để chọn HDV cho tour quan trọng, thưởng cho người làm tốt, nhắc nhở hoặc hạn chế hợp tác với người chưa phù hợp.
Thống kê doanh thu, số tour tham gia, hỗ trợ tính hoa hồng cho cộng tác viên
Với cộng tác viên (CTV) du lịch, thường họ giới thiệu khách cho bạn, đổi lại nhận hoa hồng theo số chỗ hoặc theo giá trị tour. Nếu chỉ quản lý bằng chat và ghi tay, rất dễ quên tour nào do CTV nào mang về, sau này tranh cãi “em bán tour đó mà anh/chị chưa trả hoa hồng”.
Trên MISA, bạn có thể:
Ghi nhận nguồn khách cho từng booking: CTV A, CTV B, khách tự tìm đến, kênh online…
Hệ thống tự thống kê: CTV A đã mang bao nhiêu khách, bao nhiêu tour, tổng doanh thu tương ứng.
Dựa vào các báo cáo đó, việc tính hoa hồng cho cộng tác viên trở nên minh bạch, chính xác:
Tránh nhầm lẫn, thiếu sót khi số tour nhiều.
CTV cảm thấy được tôn trọng vì mọi đóng góp đều được hệ thống ghi nhận.
Bạn cũng nhìn được CTV nào thật sự hiệu quả, để tập trung chăm sóc, đưa thêm chính sách tốt; CTV nào chỉ “hứa cho vui”, không mang lại doanh thu, có thể giảm ưu tiên.
Báo cáo doanh thu, hiệu quả kinh doanh dịch vụ du lịch trải nghiệm
Dù mô hình nhỏ hay vừa, nếu không có báo cáo doanh thu du lịch rõ ràng, chủ hộ rất khó trả lời: “Tháng này lời hay lỗ?”, “Tour nào nên giữ, tour nào nên bỏ?”, “Mùa nào mạnh, mùa nào yếu?”. Phần mềm MISA cung cấp hệ thống báo cáo đa dạng giúp bạn nhìn rõ hiệu quả kinh doanh tour theo nhiều chiều: tour, tháng, mùa, kênh bán.
Báo cáo doanh thu theo tour, theo tháng, theo mùa, theo kênh bán
Trên MISA, bạn có thể xem:
Doanh thu theo tour: mỗi chương trình mang về bao nhiêu tiền trong khoảng thời gian nhất định.
Doanh thu theo tháng/quý/năm: nhìn bức tranh tổng thể dòng tiền.
Doanh thu theo mùa: mùa hè, lễ Tết, cao điểm cuối tuần… để hiểu tính mùa vụ.
Doanh thu theo kênh bán: Facebook, Zalo, website, CTV, nhóm khách quen…
Nhờ đó, bạn không chỉ biết “tháng này thu được bao nhiêu” mà còn biết thu từ đâu, từ tour nào, kênh nào. Đây là cơ sở quan trọng để lập kế hoạch marketing, thiết kế lại lịch khởi hành và phân bổ nguồn lực.
Thống kê tour bán chạy, tour ít khách, tour lãi cao để định hướng phát triển
Không phải tour nào bán chạy cũng lãi cao, và không phải tour ít khách nào cũng nên bỏ. Từ dữ liệu trên MISA, bạn có thể:
Lập danh sách tour bán chạy nhất theo số lượng khách/đợt khởi hành.
So sánh với biên lợi nhuận từng tour để xem tour nào thật sự “đẻ ra tiền”.
Nhận diện tour ít khách nhưng lãi cao (ví dụ tour cao cấp, khách chi nhiều).
Dựa vào đó, bạn định hướng phát triển:
Giữ và phát triển các tour vừa bán được, vừa lãi tốt.
Cải tiến hoặc gom bớt các tour bán chậm, lãi thấp, tránh dàn trải.
Tổng hợp kết quả kinh doanh để hoạch định kế hoạch mở rộng hoặc tinh gọn sản phẩm
Cuối cùng, hệ thống báo cáo trên MISA giúp bạn tổng hợp kết quả kinh doanh theo kỳ (quý, năm):
Tổng doanh thu, tổng chi phí, tổng lợi nhuận.
Cơ cấu doanh thu theo tour, kênh, mùa.
Tốc độ tăng trưởng so với kỳ trước.
Từ đây, bạn có thể quyết định:
Mở rộng: thêm tuyến mới, thêm loại tour (trải nghiệm nông nghiệp, khám phá địa phương, trekking…), tăng tần suất khởi hành cho tour đang “hot”.
Hoặc tinh gọn sản phẩm: cắt bớt tour rườm rà, ít khách, tập trung nguồn lực vào một số dòng tour chủ lực mang lại lợi nhuận cao.
Khi mọi kế hoạch phát triển đều dựa trên số liệu rõ ràng thay vì “đoán cảm giác”, hộ kinh doanh dịch vụ du lịch trải nghiệm sẽ tránh được rủi ro đầu tư sai hướng và có cơ hội phát triển bền vững hơn.
Phần mềm MISA cho hộ kinh doanh dịch vụ du lịch trải nghiệm tại Hà Nội là bước đệm quan trọng giúp các đơn vị nhỏ lẻ chuyển từ cách làm thủ công sang quản lý bài bản dựa trên dữ liệu. Khi từng tour, từng lịch khởi hành, từng khoản thu – chi, từng nhóm khách đều được ghi nhận rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng đánh giá được tour nào hiệu quả, mùa nào cần đẩy mạnh bán hàng. Nhờ đó, việc xây dựng sản phẩm mới, điều chỉnh lịch trình, giá tour và chính sách khuyến mãi cũng trở nên chủ động và có cơ sở hơn. Đồng thời, dữ liệu khách hàng được lưu lại giúp bạn chăm sóc, mời gọi khách quay lại với những trải nghiệm mới tại Hà Nội và vùng lân cận. Hy vọng sau bài viết này, bạn sẽ thấy rõ lợi ích của phần mềm MISA cho hộ kinh doanh dịch vụ du lịch trải nghiệm tại Hà Nội và sớm áp dụng để phát triển bền vững mô hình của mình.