Phần mềm MISA cho hộ kinh doanh dịch vụ thiết kế nội thất tại Hà Nội giúp chủ studio, văn phòng thiết kế nội thất kiểm soát toàn bộ vòng đời dự án từ báo giá, ký hợp đồng, tạm ứng, thi công cho tới nghiệm thu và quyết toán. Phần mềm MISA cho hộ kinh doanh dịch vụ thiết kế nội thất tại Hà Nội hỗ trợ quản lý chi tiết chi phí vật tư, nhân công, thuê thầu phụ, vận chuyển, lắp đặt và điều chỉnh dự toán theo thực tế. Phần mềm MISA cho hộ kinh doanh dịch vụ thiết kế nội thất tại Hà Nội còn cho phép theo dõi doanh thu, công nợ khách hàng, lịch thanh toán từng đợt, tình trạng từng hạng mục. Phần mềm MISA cho hộ kinh doanh dịch vụ thiết kế nội thất tại Hà Nội tích hợp hệ thống báo cáo lãi lỗ theo dự án, theo nhóm dịch vụ, theo nhân viên phụ trách. Phần mềm MISA cho hộ kinh doanh dịch vụ thiết kế nội thất tại Hà Nội là giải pháp phù hợp cho đơn vị muốn quản lý chuyên nghiệp và tối ưu lợi nhuận.
Tổng quan về Phần mềm MISA cho hộ kinh doanh dịch vụ thiết kế nội thất tại Hà Nội
Đặc thù ngành dịch vụ thiết kế – thi công nội thất tại Hà Nội
Tại Hà Nội, nhu cầu thiết kế – thi công nội thất cho căn hộ chung cư, nhà phố, shophouse, văn phòng, showroom, quán cà phê, nhà hàng… tăng mạnh trong nhiều năm gần đây. Khách hàng không chỉ cần một bản vẽ đẹp, mà còn muốn một đơn vị có thể lo trọn gói: từ tư vấn phong cách, thiết kế 2D/3D, lựa chọn vật liệu, sản xuất tại xưởng, thi công lắp đặt, cho đến bảo hành, bảo trì.
Với mô hình hộ kinh doanh thiết kế nội thất, đội ngũ thường gọn nhẹ: 1–2 kiến trúc sư, cộng tác viên thiết kế 3D, vài đội thi công hoặc xưởng liên kết. Mỗi dự án nội thất lại có quy mô, phong cách, mức đầu tư khác nhau, kéo theo khối lượng bản vẽ, chủng loại vật tư, số ngày thi công không giống nhau.
Đặc thù của ngành là mọi thứ đều xoay quanh dự án/công trình: một hợp đồng có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng, tiền tạm ứng – thanh toán chia làm nhiều đợt, chi phí vật tư – nhân công biến động theo thực tế. Chỉ cần một vài hạng mục phát sinh, chủ hộ rất dễ bị “vỡ” dự toán nếu không có hệ thống bám sát chi phí. Điều đó khiến việc quản lý tài chính, hợp đồng, dòng tiền trong ngành này trở nên phức tạp hơn nhiều so với các dịch vụ đơn giản khác.
Nhu cầu quản lý hợp đồng, dự toán, chi phí và dòng tiền của hộ kinh doanh thiết kế nội thất
Với mô hình hộ kinh doanh, chủ đơn vị thường vừa làm chuyên môn (thiết kế, gặp khách, giám sát thi công) vừa tự mình xử lý báo giá, hợp đồng, dự toán, tạm ứng, thanh toán, chi phí. Khi số lượng công trình tăng, việc quản lý bằng sổ tay và file rời rạc không còn đủ.
Mỗi dự án thiết kế nội thất thường liên quan đến:
Báo giá và dự toán chi tiết: vật tư, nhân công, thiết kế, vận chuyển, lắp đặt.
Hợp đồng và phụ lục: điều chỉnh khối lượng, thay đổi vật liệu, phát sinh thêm hạng mục.
Các đợt thanh toán: đặt cọc, thanh toán theo tiến độ, quyết toán cuối cùng.
Chi phí thực tế: vật tư mua ngoài, đặt xưởng, thuê đội thi công, chi phí giám sát, sửa chữa.
Nếu không có công cụ quản lý hợp đồng – chi phí – dòng tiền bài bản, chủ hộ rất khó trả lời chính xác: dự án A lãi bao nhiêu, dự án B có đang bị đội chi phí không, dòng tiền hiện tại có đủ để triển khai đồng thời nhiều công trình hay không.
Vì vậy, nhu cầu ứng dụng Phần mềm MISA cho hộ kinh doanh thiết kế nội thất tại Hà Nội xuất phát từ mong muốn: tập trung hóa dữ liệu dự án, theo dõi dòng tiền ra – vào theo từng hợp đồng, và có báo cáo rõ ràng để ra quyết định giá, chi phí, mở rộng quy mô một cách an toàn.
Thực trạng quản lý tài chính dịch vụ thiết kế nội thất bằng sổ tay, Excel
Ghi chép hợp đồng, báo giá, chi phí thi công rời rạc, dễ thất lạc
Phần lớn hộ kinh doanh thiết kế – thi công nội thất vẫn quản lý theo kiểu “thủ công nâng cấp”:
Báo giá làm trên Excel, gửi khách qua email/Zalo, mỗi khách một file.
Hợp đồng in giấy, lưu trong bìa hồ sơ riêng, đôi khi chỉ scan sơ bộ.
Chi phí mua vật tư, đặt xưởng, thanh toán nhân công ghi vào sổ tay, phiếu thu – chi lẻ tẻ.
Sau vài tháng, khi công trình nhiều lên, hệ thống này bắt đầu “lộ rõ vấn đề”:
Khó tra cứu lại báo giá cũ để tham chiếu khi làm dự toán mới.
Hợp đồng, phụ lục chỉnh sửa nếu không lưu đúng chỗ rất dễ thất lạc hoặc nhầm phiên bản.
Hóa đơn, chứng từ chi phí (mua gỗ, ván, phụ kiện, sơn, thiết bị…) không được tổng hợp kịp thời, đến lúc cần tính toán lãi lỗ mới “lục tung” lại.
Tất cả dẫn đến tình trạng: chủ hộ phải ghi nhớ rất nhiều thứ trong đầu, mà vẫn luôn có cảm giác thiếu sót. Khi khách hàng hỏi chi tiết về từng khoản chi, từng lần điều chỉnh, việc giải thích trở nên khó khăn vì thiếu một nơi lưu trữ tập trung, khoa học.
Khó kiểm soát chi phí vật tư, nhân công, dẫn tới chênh lệch lớn giữa dự toán và thực tế
Thiết kế – thi công nội thất là ngành có tỷ trọng vật tư và nhân công lớn. Chỉ cần sai lệch nhỏ trong khâu đặt vật liệu, tính sai khối lượng, hoặc phát sinh công sửa chữa, tháo lắp lại, chi phí đã có thể tăng đáng kể so với dự toán.
Khi chỉ quản lý bằng sổ tay và Excel đơn, nhiều đơn vị:
Không bóc tách chi phí theo hạng mục (tủ bếp, phòng khách, phòng ngủ…),
Không ghi nhận đầy đủ chi phí nhân công theo ngày/công trình,
Dẫn tới chênh lệch lớn giữa dự toán và thực tế, nhưng lại không biết “đội” ở khâu nào.
Hậu quả là chủ hộ khó điều chỉnh đơn giá, khó rút kinh nghiệm cho dự án sau.
Thiếu báo cáo doanh thu – chi phí – lãi lỗ rõ ràng theo từng dự án
Khi mọi số liệu chỉ nằm trong nhiều file Excel rời rạc và sổ tay, việc lập báo cáo doanh thu – chi phí – lãi lỗ theo từng dự án gần như bị bỏ qua hoặc làm cho có. Chủ hộ chỉ nhìn thấy:
Tổng doanh thu tháng/quý,
Một con số chi phí “ước lượng”,
chứ không có bảng so sánh chi tiết dự toán vs. thực tế vs. lãi lỗ cho từng công trình. Điều này khiến việc đánh giá hiệu quả từng loại dự án (căn hộ, nhà phố, văn phòng…) trở nên mù mờ, khó tối ưu chiến lược kinh doanh.
Tham khảo thêm : Phần mềm MISA hộ kinh doanh quán trà sữa tại Hà Nội quản lý ca làm
Lợi ích khi sử dụng phần mềm MISA cho hộ kinh doanh dịch vụ thiết kế nội thất tại Hà Nội
Tập trung hóa dữ liệu báo giá, hợp đồng, phụ lục và lịch thanh toán của từng dự án
Khi sử dụng phần mềm MISA, tất cả dữ liệu quan trọng của mỗi dự án thiết kế – thi công nội thất được tập trung về một nơi:
Báo giá, dự toán: lưu trữ có hệ thống, có thể tìm theo tên khách, địa chỉ, loại công trình.
Hợp đồng và phụ lục: mỗi lần điều chỉnh phạm vi, vật liệu, khối lượng, giá… đều có thể cập nhật và lưu kèm theo hợp đồng gốc.
Lịch thanh toán: đặt cọc, thanh toán theo tiến độ (sau khi hoàn thiện phần thô, phần gỗ, phần hoàn thiện…), quyết toán cuối.
Nhờ vậy, chủ hộ:
Chỉ cần mở phần mềm là thấy toàn cảnh từng dự án: giá trị hợp đồng, đã thu bao nhiêu, còn phải thu bao nhiêu, còn hạng mục nào chưa nghiệm thu.
Dễ dàng đối chiếu thông tin khi khách hỏi lại hoặc khi cần thương lượng điều chỉnh.
Không lo bị thất lạc báo giá, hợp đồng trong đống giấy tờ và file rời rạc.
Việc tập trung hóa dữ liệu còn là nền tảng để sau này phân tích thống kê: loại công trình nào có giá trị hợp đồng cao, chu kỳ thanh toán thường kéo dài bao lâu, khoản nào hay bị chậm thanh toán… từ đó tối ưu chính sách bán hàng và điều khoản hợp đồng.
Quản lý chi phí chi tiết theo hạng mục: thiết kế 2D/3D, vật liệu, nhân công, thầu phụ
Phần mềm MISA cho phép gắn chi phí trực tiếp với từng dự án và từng hạng mục, ví dụ:
Chi phí thiết kế 2D/3D, chỉnh sửa phương án;
Chi phí vật liệu: gỗ, ván, phụ kiện, sơn, đá, kính, thiết bị điện nước…;
Chi phí nhân công, đội thi công, giám sát công trình;
Chi phí thầu phụ: xưởng gỗ, đội cơ điện, đội trần vách, rèm, sofa…
Nhờ việc ghi nhận chi tiết như vậy, chủ hộ có thể:
So sánh dự toán – chi phí thực tế theo từng hạng mục;
Biết chính xác phần nào đang gây đội chi phí để rút kinh nghiệm cho dự án sau;
Điều chỉnh đơn giá, định mức vật tư, nhân công dựa trên dữ liệu thực.
Hỗ trợ lập sổ sách, báo cáo tài chính, báo cáo thuế cho mô hình hộ kinh doanh dịch vụ
Với mô hình hộ kinh doanh, việc lập sổ sách kế toán, báo cáo tài chính cơ bản và báo cáo thuế là yêu cầu bắt buộc nhưng thường bị xem nhẹ do bận việc chuyên môn. MISA hỗ trợ:
Tự động tổng hợp doanh thu – chi phí, tạo sổ sách theo chuẩn hộ kinh doanh;
Cung cấp báo cáo tài chính, báo cáo lãi lỗ, giúp chủ hộ dễ làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác;
Hạn chế sai sót do hạch toán thủ công.
Qua đó, hộ kinh doanh vừa tuân thủ quy định pháp luật, vừa có bộ số liệu nội bộ rõ ràng để hoạch định kế hoạch kinh doanh dài hạn.
Các tính năng nổi bật của phần mềm MISA trong quản lý dịch vụ thiết kế nội thất
Quản lý danh mục dịch vụ: thiết kế nội thất căn hộ, nhà phố, văn phòng, showroom, nhà hàng
Trong MISA, hộ kinh doanh có thể khai báo danh mục dịch vụ theo đúng thực tế hoạt động:
Thiết kế nội thất căn hộ chung cư (full package hoặc từng phòng).
Thiết kế – thi công nội thất nhà phố, biệt thự.
Thiết kế văn phòng, coworking space, phòng họp, khu lễ tân.
Thiết kế – thi công nội thất showroom, cửa hàng, spa, salon, quán cà phê, nhà hàng.
Mỗi loại dịch vụ có thể gắn với:
Đơn giá tham khảo, cơ cấu chi phí, thời gian triển khai trung bình;
Ghi chú về phạm vi công việc (chỉ thiết kế hay design & build trọn gói).
Khi có yêu cầu báo giá, chủ hộ chỉ cần chọn đúng loại dịch vụ, điều chỉnh theo thực tế diện tích, mức độ phức tạp… Việc chuẩn hóa danh mục giúp:
Tiết kiệm thời gian lập báo giá;
Dễ thống kê doanh thu theo loại dịch vụ, từ đó biết mảng nào đang mang lại lợi nhuận tốt, mảng nào cần tập trung marketing hoặc điều chỉnh chiến lược.
Quản lý hợp đồng, báo giá, phụ lục điều chỉnh, tạm ứng và quyết toán từng công trình
MISA cho phép quản lý vòng đời tài chính của một công trình:
Từ báo giá ban đầu, chuyển thành hợp đồng khi khách chấp nhận;
Ghi nhận các phụ lục điều chỉnh khi thay đổi vật liệu, khối lượng, tiến độ;
Theo dõi các đợt tạm ứng – thanh toán theo tiến độ;
Lập quyết toán cuối cùng khi công trình nghiệm thu.
Mỗi công trình có thể được xem như một “hồ sơ dự án” duy nhất, chứa toàn bộ thông tin liên quan, giúp chủ hộ dễ dàng kiểm soát tình trạng đã thu – còn phải thu – đã chi – còn phải chi.
Ghi nhận chi phí mua vật tư, đặt hàng xưởng, thuê nhân công, chi phí giám sát, bảo hành
Các khoản chi phí như:
Mua vật tư, phụ kiện, thiết bị;
Đặt hàng tại xưởng gỗ, xưởng sofa, rèm, kính…;
Thuê đội nhân công lắp đặt, thi công;
Chi phí giám sát công trình, sửa chữa, bảo hành,
đều có thể được ghi nhận trên MISA và gắn với từng dự án. Nhờ đó, chủ hộ nắm rõ toàn bộ chi phí thực tế, không bỏ sót những khoản “nhỏ mà không nhỏ” như chạy đi chạy lại, sửa chữa sau bàn giao.
Hệ thống báo cáo lãi lỗ, hiệu quả theo dự án, nhóm sản phẩm và nhân sự phụ trách
Từ dữ liệu đã nhập, MISA cung cấp hệ thống báo cáo phân tích:
Lãi lỗ theo dự án: so sánh doanh thu, chi phí dự toán và chi phí thực tế.
Hiệu quả theo nhóm dịch vụ/sản phẩm: căn hộ, nhà phố, văn phòng, showroom…
Hiệu quả theo nhân sự phụ trách: kiến trúc sư, quản lý dự án, kinh doanh.
Dựa trên các báo cáo này, hộ kinh doanh có thể:
Điều chỉnh chiến lược phát triển sản phẩm/dịch vụ;
Xây dựng chính sách hoa hồng, thưởng theo dự án;
Lên kế hoạch tài chính và mở rộng quy mô một cách chủ động, dựa trên số liệu thay vì cảm tính.
Ứng dụng phần mềm MISA trong quản lý dòng tiền cho hộ kinh doanh thiết kế nội thất
Theo dõi dòng tiền vào: tạm ứng, thanh toán từng đợt, thanh toán hoàn tất dự án
Với hộ kinh doanh thiết kế nội thất, hầu hết các hợp đồng đều được thanh toán theo nhiều giai đoạn: đặt cọc/tạm ứng, thanh toán theo tiến độ thi công, thanh toán quyết toán khi bàn giao. Nếu chỉ ghi trên sổ tay hoặc file Excel rời rạc, rất dễ nhầm lẫn: quên khách nào đã thanh toán tới đợt mấy, còn bao nhiêu, đợt nào đã đến hạn nhưng chưa thu.
Khi dùng phần mềm MISA, mỗi dự án thiết kế – thi công nội thất đều được gắn một “luồng dòng tiền vào” rõ ràng. Người dùng khai báo tổng giá trị hợp đồng, các mốc thanh toán (tạm ứng 30%, thanh toán khi hoàn thành phần thô, thanh toán khi lắp đặt xong, thanh toán quyết toán…). Mỗi lần khách hàng chuyển khoản hoặc trả tiền mặt, kế toán chỉ cần ghi nhận vào đúng hợp đồng và đúng đợt thanh toán.
Hệ thống cho phép theo dõi tình trạng thanh toán của từng dự án: đã thu bao nhiêu, còn lại bao nhiêu, đợt nào đã tới hạn nhưng chưa thu, dự án nào có nguy cơ chậm tiền. Nhờ đó, chủ hộ có thể chủ động nhắc khách đúng lúc, không bị “kẹt” dòng tiền giữa chừng, đồng thời tránh tình trạng “bận thi công mà quên thu tiền”, rất phổ biến với các đơn vị nhỏ.
Theo dõi dòng tiền ra: thanh toán vật tư, thầu phụ, nhân công, chi phí marketing, vận hành
Bên cạnh dòng tiền vào, hộ kinh doanh thiết kế nội thất còn có một luồng dòng tiền ra rất lớn: thanh toán xưởng mộc, mua vật tư (gỗ, sơn, phụ kiện, thiết bị), trả tiền thầu phụ (điện, nước, trần, rèm…), trả lương và phụ cấp cho đội thiết kế – giám sát – thi công, chi phí marketing, chi phí văn phòng, thuê kho, chi phí đi lại khảo sát công trình…
Với MISA, mỗi khoản chi có thể được gắn với dự án cụ thể hoặc nhóm chi phí chung, giúp chủ hộ biết rõ: một dự án đã chi hết bao nhiêu, đang còn phải trả cho nhà cung cấp nào; chi phí văn phòng, marketing, vận hành cũng được tổng hợp riêng. Từ đó, có thể theo dõi dòng tiền ra theo ngày/tuần/tháng, nhìn rõ tháng nào chi vượt mức, hạng mục nào đang “ngốn” nhiều tiền nhất để có kế hoạch siết chặt hoặc đàm phán lại với nhà cung cấp.
Phân tích dòng tiền để lên kế hoạch nhận thêm dự án và đầu tư mở rộng
Khi đã có bức tranh dòng tiền vào – dòng tiền ra rõ ràng trên MISA, hộ kinh doanh thiết kế nội thất không còn phải quyết định “theo cảm giác” nữa. Chủ hộ có thể xem:
Tháng này còn bao nhiêu tiền mặt thực sự sẵn sàng dùng.
Những hợp đồng nào sắp thu/gần tới hạn thu.
Đang còn phải chi bao nhiêu cho vật tư, thầu phụ, nhân công.
Từ đó, dễ dàng trả lời câu hỏi: có đủ sức nhận thêm dự án lớn không, có nên tạm ưu tiên dự án nào, khi nào thích hợp để đầu tư thêm showroom nhỏ, mở xưởng mộc riêng hoặc nâng cấp văn phòng. Quản lý dòng tiền tốt giúp hạn chế rơi vào cảnh “có lãi trên giấy nhưng không có tiền mặt”.
Lựa chọn gói phần mềm MISA phù hợp với hộ kinh doanh dịch vụ thiết kế nội thất tại Hà Nội
Đánh giá quy mô: freelancer, nhóm thiết kế nhỏ, văn phòng thiết kế nội thất hộ kinh doanh
Trước khi chọn gói, cần nhìn lại đúng quy mô hoạt động của mình. Nếu bạn chỉ làm ở mức freelancer – nhận vài job thiết kế 2D/3D, một số dự án nhỏ, ít khi ôm trọn thi công, thì nhu cầu chủ yếu là quản lý hợp đồng, thu – chi đơn giản, theo dõi một vài dự án đang chạy. Khi đó, có thể chọn gói MISA nhẹ, tập trung vào quản lý thu chi, công nợ và báo cáo lãi lỗ cơ bản.
Nếu bạn là nhóm thiết kế nhỏ, vừa thiết kế vừa quản lý đội thi công hoặc thầu phụ, có nhiều hợp đồng chạy song song trong tháng, cần theo dõi tiến độ thanh toán và chi phí theo từng dự án, thì nên chọn gói có đầy đủ tính năng quản lý hợp đồng, dòng tiền, chi phí theo dự án và báo cáo lãi lỗ theo công trình.
Với văn phòng thiết kế nội thất hộ kinh doanh quy mô lớn hơn, có nhiều nhân sự, nhiều dự án và doanh thu hàng tháng tương đối ổn định, nên cân nhắc gói có khả năng mở rộng người dùng, phân quyền cho kế toán, quản lý dự án, chủ hộ, và tích hợp thêm các phân hệ kế toán – bán hàng nếu cần.
So sánh chi phí phần mềm với chi phí thuê thêm kế toán, nhân viên quản lý dự án
Nhiều đơn vị thiết kế nội thất ngại đầu tư phần mềm vì nghĩ “mỗi tháng tốn thêm mấy trăm – vài triệu”, nhưng lại quên so sánh với chi phí thuê thêm một kế toán hoặc một người chuyên tổng hợp số liệu – theo dõi hợp đồng. MISA giúp tự động hóa rất nhiều việc: ghi nhận thu, chi, theo dõi công nợ, tổng hợp dòng tiền, lập báo cáo theo dự án, theo tháng…
Nếu không có phần mềm, bạn sẽ phải:
Dùng Excel phức tạp, dễ sai, tốn thời gian cập nhật.
Hoặc thuê thêm người chỉ để làm số liệu và báo cáo.
Khi so sánh, chi phí phần mềm thường thấp hơn rất nhiều so với một suất nhân sự cố định, lại giảm phụ thuộc vào cá nhân, dữ liệu được lưu trữ tập trung và an toàn hơn. Đây là cách “đầu tư một lần, hưởng lợi lâu dài” cho hộ kinh doanh dịch vụ thiết kế nội thất tại Hà Nội.
Gợi ý cấu hình tính năng cần thiết cho dịch vụ thiết kế – thi công nội thất
Với mô hình thiết kế – thi công nội thất, cấu hình MISA nên tập trung vào các nhóm tính năng:
Quản lý hợp đồng, báo giá, phụ lục hợp đồng theo từng dự án.
Quản lý thu – chi theo dự án, theo dõi tạm ứng và thanh toán từng đợt.
Quản lý chi phí vật tư, thầu phụ, nhân công, gắn trực tiếp với từng công trình.
Báo cáo dòng tiền, lãi lỗ theo dự án và theo tháng, kèm công nợ khách hàng – nhà cung cấp.
Nếu có định hướng mở rộng mạnh, nên chọn gói cho phép thêm người dùng, phân quyền chặt chẽ và có khả năng kết nối với phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử trong tương lai.
Quy trình triển khai phần mềm MISA cho hộ kinh doanh dịch vụ thiết kế nội thất tại Hà Nội
Khảo sát quy trình hiện tại: tiếp nhận nhu cầu, báo giá, ký hợp đồng, thi công, nghiệm thu
Trước khi đưa MISA vào sử dụng, bước đầu tiên bắt buộc là ngồi “vẽ lại” quy trình hiện tại của hộ kinh doanh:
Khách liên hệ qua kênh nào (Facebook, Zalo, giới thiệu, showroom…)?
Đang lưu thông tin nhu cầu – mặt bằng – phong cách ra sao (sổ tay, file rời, chat)?
Báo giá – thương lượng – ký hợp đồng đang làm theo mẫu nào, ai giữ?
Quy trình thi công: lập dự toán, đặt hàng vật tư, giao việc cho đội thi công, giám sát, nghiệm thu từng giai đoạn…
Giai đoạn khảo sát giúp nhìn rõ các “điểm mù”: thông tin khách bị thất lạc, báo giá cũ không tìm lại được, chi phí thi công không bám sát dự toán, nghiệm thu xong rồi mới phát hiện lãi thấp… Từ đó xác định những phần việc sẽ được đưa lên MISA: quản lý khách hàng, hợp đồng/dự án, vật tư, chi phí, thu – chi theo từng công trình. Làm kỹ bước này giúp việc triển khai phần mềm đi đúng nhu cầu, không “cài cho có”.
Cài đặt phần mềm, nhập danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư và dự án đang thực hiện
Sau khi có bức tranh quy trình, bước tiếp theo là cài đặt phần mềm và dựng bộ dữ liệu gốc. Hộ kinh doanh cần:
Nhập danh mục khách hàng: cá nhân, căn hộ, nhà phố, biệt thự, văn phòng, showroom… kèm thông tin liên hệ.
Nhập danh mục nhà cung cấp: gỗ, MDF, HDF, phụ kiện, sắt, kính, đá, sofa, decor; đơn vị gia công, đội thi công phụ.
Thiết lập danh mục vật tư – hạng mục: tủ bếp, tủ áo, kệ tivi, vách ngăn, trần – sàn – tường, hệ thống đèn… với đơn vị tính, giá dự toán, nhóm chi phí.
Cập nhật các dự án đang thực hiện: diện tích, loại công trình, giá trị hợp đồng, tiến độ, số tiền đã thu – còn lại.
Khi dữ liệu đã có trên MISA, mọi giao dịch phát sinh (mua vật tư, tạm ứng, thu tiền, quyết toán…) đều gắn được với khách – dự án – nhà cung cấp – hạng mục cụ thể, thay vì “nằm rải rác” trong nhiều file, nhiều nhóm chat.
Đào tạo nhân sự thiết kế, giám sát, kế toán sử dụng phần mềm trong vận hành hằng ngày
Để MISA thực sự đi vào đời sống, cần đào tạo đúng người – đúng việc:
Nhân sự thiết kế/kinh doanh: biết tạo và cập nhật thông tin khách hàng, nhu cầu, báo giá, trạng thái cơ hội (đang tư vấn, đã chốt, chờ thi công…).
Giám sát/đội trưởng thi công: nắm cách xem dự toán, hạng mục, kế hoạch vật tư; báo cáo khối lượng hoàn thành, phát sinh, cập nhật tình trạng từng hạng mục.
Kế toán nội bộ/chủ hộ: thao tác thu – chi, tạm ứng – quyết toán, nhập hóa đơn đầu vào, theo dõi công nợ khách và nhà cung cấp, xem báo cáo lãi lỗ từng công trình.
Giai đoạn đầu nên chọn một vài dự án làm “pilot”: tất cả phát sinh đều nhập MISA, song song với cách cũ để so sánh. Sau 1–2 tháng, khi mọi người quen quy trình mới, có thể bỏ dần file Excel rời và dùng MISA làm “trung tâm dữ liệu” cho toàn bộ hoạt động thiết kế – thi công nội thất.
Lưu ý về thuế, sổ sách khi hộ kinh doanh thiết kế nội thất sử dụng phần mềm MISA
Hỗ trợ lập báo cáo doanh thu, chi phí dịch vụ thiết kế – thi công nội thất phục vụ kê khai thuế
Thiết kế nội thất thường có nhiều dòng doanh thu: phí thiết kế 2D/3D, phí giám sát, giá trị hợp đồng thi công trọn gói, hạng mục phát sinh… cùng với đó là rất nhiều chi phí: vật tư, nhân công, vận chuyển, lắp đặt, thuê kho, văn phòng. Nếu không tổ chức sổ sách chặt, đến kỳ kê khai thuế sẽ dễ “rối như canh hẹ”.
Khi dùng MISA, toàn bộ doanh thu theo hợp đồng/dự án và chi phí theo hạng mục được ghi nhận đúng bản chất: doanh thu dịch vụ, doanh thu bán hàng, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí chung. Hệ thống tự tổng hợp báo cáo doanh thu – chi phí – lãi lỗ theo tháng/quý/năm.
Từ đó, dữ liệu phục vụ kê khai thuế hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp gần như đã sẵn: chỉ cần đối chiếu, điều chỉnh theo quy định là có thể lập tờ khai. Việc này giúp giảm phụ thuộc vào “cảm tính” hoặc file Excel tự lập, tăng độ tin cậy của số liệu khi làm việc với cơ quan thuế.
Quản lý hóa đơn đầu vào, đầu ra, hợp đồng, phụ lục và chứng từ chi phí trên phần mềm
Thiết kế – thi công nội thất có khối lượng chứng từ rất lớn: hợp đồng với khách, phụ lục thay đổi vật liệu, biên bản nghiệm thu từng đợt, hóa đơn mua vật tư, cước vận chuyển, chi phí nhân công, hóa đơn đầu ra cho khách. Lưu giấy rời rạc rất dễ thất lạc, đến lúc cơ quan thuế kiểm tra hoặc khách khiếu nại thì không tìm được hồ sơ gốc.
Trên MISA, mỗi hợp đồng/dự án có thể được gắn với một bộ chứng từ riêng: file scan hợp đồng, phụ lục, biên bản, hóa đơn đầu vào – đầu ra, phiếu thu – chi liên quan. Khi ghi nhận chi phí hoặc doanh thu, bạn có thể đính kèm chứng từ trực tiếp vào bút toán.
Nhờ đó, khi cần kiểm tra một khoản chi hoặc một hóa đơn, chỉ cần mở đúng dự án là thấy toàn bộ lịch sử. Sổ sách kế toán không còn là những con số “chết”, mà đi kèm bằng chứng đầy đủ, thuận lợi khi giải trình thuế, đối chiếu với khách hàng hoặc kiểm soát nội bộ.
Phối hợp với đơn vị tư vấn kế toán – thuế để sử dụng dữ liệu MISA chuẩn pháp lý
Dù MISA hỗ trợ mạnh về mặt ghi nhận và tổng hợp số liệu, việc kê khai đúng luật còn phụ thuộc vào cách phân loại doanh thu – chi phí, áp dụng thuế suất, cách ghi nhận tạm ứng, hoàn ứng, dở dang công trình… Vì vậy, hộ kinh doanh thiết kế nội thất nên phối hợp với đơn vị tư vấn kế toán – thuế ngay từ giai đoạn đầu.
Chuyên gia kế toán sẽ giúp: thiết lập hệ thống tài khoản, nhóm chi phí, quy tắc hạch toán cho từng loại hợp đồng; kiểm tra mẫu báo cáo xuất từ MISA có phù hợp với hồ sơ nộp cho cơ quan thuế hay không. Làm chuẩn từ đầu sẽ tránh được cảnh “chạy số, dọn sổ” mỗi lần quyết toán hoặc thanh – kiểm tra thuế.
Thực trạng trước khi dùng: dự toán lệch nhiều so với thực tế, khó kiểm soát chi phí
Trước khi áp dụng phần mềm MISA, một hộ kinh doanh dịch vụ thiết kế nội thất tại Hà Nội hoạt động chủ yếu dựa trên kinh nghiệm cá nhân và file Excel. Mỗi dự án, chủ hộ tự làm dự toán trên bảng tính: vật tư, nhân công, vận chuyển, chi phí phát sinh… nhưng hiếm khi cập nhật lại sau khi công trình hoàn thành. Kết quả là dự toán thường lệch rất nhiều so với chi phí thực tế: có dự án tưởng lãi lớn nhưng khi cộng lại đủ thứ chi phí thì lãi gần như bằng 0, thậm chí lỗ nhẹ mà không biết chính xác vì sao.
Việc kiểm soát chi phí cũng gặp nhiều khó khăn: hóa đơn vật tư, chi phí nhân công, chi phí sửa đổi thiết kế cho khách… bị lưu rải rác, không gắn chặt với từng công trình. Chủ hộ chỉ nắm được “cảm giác” là đang bận rộn, có tiền vào – tiền ra, nhưng không thể xác định dự án nào thực sự mang lại lợi nhuận, dự án nào chỉ giúp “giữ chân đội thợ”.
Kết quả sau khi áp dụng: minh bạch chi phí, tăng tỷ suất lợi nhuận từng dự án
Sau khi áp dụng phần mềm MISA cho hộ kinh doanh thiết kế nội thất, toàn bộ chi phí – doanh thu được gắn trực tiếp với từng dự án:
Mỗi hợp đồng thiết kế – thi công được tạo trên phần mềm với giá trị, tiến độ, điều khoản thanh toán rõ ràng.
Mọi chi phí vật tư, nhân công, vận chuyển, phát sinh đều được nhập đúng vào “công trình” tương ứng.
Doanh thu ghi nhận theo từng đợt thanh toán, từng giai đoạn hoàn thành.
Chỉ sau vài tháng, chủ hộ đã thấy sự khác biệt: bức tranh chi phí – lợi nhuận từng dự án trở nên minh bạch. Các dự án có biên lợi nhuận cao được nhận diện rõ, các dự án “ăn hết lãi vì phát sinh” cũng lộ diện. Từ đó, chủ hộ mạnh dạn điều chỉnh đơn giá, điều kiện thi công, hạn chế những kiểu hợp đồng “đặc thù” nhưng rủi ro cao. Tỷ suất lợi nhuận trung bình mỗi dự án tăng lên, không phải vì nâng giá ồ ạt mà vì kiểm soát tốt chi phí và phạm vi công việc.
Bài học kinh nghiệm khi chuẩn hóa quy trình và triển khai phần mềm
Qua case study này, 3 bài học nổi bật được rút ra:
Chuẩn hóa quy trình trước khi đưa vào phần mềm: quy định rõ bước nào ký hợp đồng, bước nào tạm ứng, bước nào nghiệm thu.
Ghi nhận chi phí càng sớm càng tốt: tránh gom lại cuối tháng mới nhập, dễ thiếu – sai.
Xem báo cáo thường xuyên, không chờ đến cuối năm: nhờ đó có thể điều chỉnh ngay cách báo giá, phạm vi thi công, chính sách với khách.
Khi quy trình đã được “số hóa” trên MISA, hộ kinh doanh thiết kế nội thất vận hành ổn định, ít phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân và dễ dàng mở rộng hơn.
Dịch vụ tư vấn, triển khai phần mềm MISA cho hộ kinh doanh dịch vụ thiết kế nội thất tại Hà Nội
Vai trò đơn vị tư vấn trong cấu hình phần mềm theo đặc thù thiết kế – thi công nội thất
Với dịch vụ thiết kế – thi công nội thất, quy trình không giống bán lẻ hay thương mại đơn thuần: mỗi hợp đồng kéo dài nhiều tháng, chia thành nhiều giai đoạn (thiết kế, sản xuất, thi công, bảo hành), có nhiều khoản tạm ứng – thanh toán – phát sinh. Vì vậy, khi triển khai MISA, vai trò của đơn vị tư vấn rất quan trọng.
Họ sẽ cùng chủ hộ “vẽ lại” quy trình đang vận hành: từ lúc khách liên hệ, báo giá, ký hợp đồng, tạm ứng, đặt cọc vật tư, giao hàng, nghiệm thu từng phần… rồi cấu hình phần mềm cho phù hợp:
Cách tạo và theo dõi từng dự án nội thất.
Cách phân bổ chi phí vật tư, nhân công, chi phí chung vào từng công trình.
Cách theo dõi công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp, lịch thanh toán theo giai đoạn.
Làm đúng ngay từ đầu, MISA sẽ “ăn khớp” với thực tế thiết kế – thi công nội thất, giúp đội ngũ dễ dùng và báo cáo phản ánh đúng tình hình.
Dịch vụ hỗ trợ cài đặt, backup dữ liệu, bảo hành, nâng cấp phần mềm định kỳ
Sau tư vấn, đơn vị triển khai sẽ lo trọn phần kỹ thuật:
Cài đặt phần mềm, thiết lập người dùng, phân quyền theo vị trí: chủ hộ, kế toán, phụ trách dự án.
Thiết lập cơ chế sao lưu (backup) dữ liệu định kỳ để tránh mất số liệu khi máy hỏng, lỗi hệ điều hành.
Thực hiện bảo hành, hỗ trợ từ xa, cập nhật phiên bản, nâng cấp tính năng theo lộ trình của MISA.
Nhờ đó, hộ kinh doanh thiết kế nội thất không phải tự “vật lộn” với phần kỹ thuật mà có đội ngũ chuyên môn đồng hành.
Lợi ích khi chọn gói trọn gói: tư vấn – triển khai – đào tạo – đồng hành dài hạn
Khi chọn gói trọn gói: tư vấn – triển khai – đào tạo – đồng hành dài hạn, chủ hộ gần như có một “phòng IT + phòng tư vấn quản trị” bên cạnh mình:
Được tư vấn bài bản về quy trình và cách chuẩn hóa số liệu.
Được đào tạo thực hành cho cả chủ và nhân viên trên chính dữ liệu thực tế.
Có người đồng hành lâu dài để giải đáp thắc mắc, tối ưu báo cáo, điều chỉnh cấu hình khi quy mô, số dự án tăng lên.
Nhờ đó, phần mềm MISA không chỉ là chi phí, mà trở thành nền tảng quản lý và phát triển cho hộ kinh doanh dịch vụ thiết kế nội thất tại Hà Nội.