Kế toán trọn gói vật liệu xây dựng – Giải pháp quản lý thuế, hóa đơn và sổ sách

Kế toán trọn gói vật liệu xây dựng là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm kiểm soát tốt hóa đơn, chứng từ, hàng tồn kho, công nợ và nghĩa vụ thuế mà không phải xây dựng một bộ phận kế toán nội bộ quá lớn. Ngành vật liệu xây dựng có những đặc thù riêng như danh mục hàng hóa đa dạng, giá nhập thường xuyên biến động, giao hàng trực tiếp đến công trình, phát sinh chi phí vận chuyển và có nhiều khoản công nợ kéo dài. 

Kế toán trọn gói vật liệu xây dựng phải bắt đầu từ dòng hàng chứ không phải từ tờ khai thuế

Nhiều doanh nghiệp khi thuê dịch vụ kế toán thường chỉ quan tâm đến việc kê khai thuế đúng hạn, nộp báo cáo đầy đủ và hạn chế sai sót với cơ quan thuế. Tuy nhiên, đối với ngành vật liệu xây dựng, nếu chỉ bắt đầu từ hóa đơn và tờ khai thuế thì kế toán rất dễ bỏ qua phần quan trọng nhất là dòng đi thực tế của hàng hóa.

Một lô vật liệu có thể đi từ nhà máy đến kho, từ kho chính sang kho phụ, từ kho ra công trình hoặc thậm chí giao thẳng từ nhà cung cấp đến khách hàng mà không đi qua kho doanh nghiệp. Trong quá trình đó còn có thể phát sinh hàng đổi trả, hao hụt, hư hỏng hoặc chênh lệch số lượng.

Vì vậy, dịch vụ kế toán trọn gói vật liệu xây dựng muốn phản ánh đúng hoạt động doanh nghiệp phải theo được toàn bộ vòng đời của hàng hóa từ lúc mua vào đến khi bán ra và xác định tồn kho cuối kỳ.

 Hàng nhập từ nhà máy hoặc tổng đại lý

Doanh nghiệp vật liệu xây dựng thường nhập hàng từ nhà máy, nhà phân phối cấp một, tổng đại lý hoặc các đầu mối lớn.

Mỗi nguồn hàng có thể áp dụng một bảng giá, chính sách chiết khấu, điều kiện giao hàng và thời hạn thanh toán khác nhau.

Ví dụ, nhà máy có thể báo giá thấp nhưng yêu cầu doanh nghiệp đặt số lượng lớn và thanh toán trước. Trong khi đó, tổng đại lý có giá cao hơn nhưng cho phép mua số lượng nhỏ hoặc được công nợ trong một khoảng thời gian nhất định.

Kế toán không nên chỉ ghi nhận giá trên hóa đơn mà cần theo dõi từng nhà cung cấp, từng lô hàng, số lượng đặt mua, số lượng thực nhận, chiết khấu được hưởng và các chi phí trực tiếp phát sinh liên quan đến lô hàng.

Nhờ đó, doanh nghiệp mới xác định được nguồn mua nào thực sự có lợi thay vì chỉ so sánh đơn giá niêm yết.

 Hàng về kho

Khi hàng được đưa về kho, đây là thời điểm rất quan trọng để kiểm soát số lượng và chất lượng.

Bộ phận kho cần kiểm tra thực tế hàng nhận so với đơn đặt hàng, phiếu giao hàng và chứng từ của nhà cung cấp.

Đối với từng loại vật liệu, cách kiểm nhận cũng khác nhau.

Sắt thép có thể cần kiểm tra trọng lượng, số cây và quy cách. Xi măng cần kiểm đếm số bao. Gạch cần kiểm tra số thùng, mã mẫu và tình trạng vỡ. Sơn cần kiểm tra mã màu, dung tích và số lượng lon.

Nếu hàng thực nhận khác với chứng từ, chênh lệch cần được xác định ngay thay vì chờ đến cuối tháng mới xử lý.

Kế toán nên nhận thông tin nhập kho đồng thời với bộ phận kho để dữ liệu kế toán và số lượng thực tế không bị lệch nhau.

 Hàng chuyển kho

Doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, showroom hoặc kho chứa thường xuyên phát sinh việc chuyển hàng giữa các địa điểm.

Ví dụ, kho chính còn 500 thùng gạch nhưng showroom cần 100 thùng để bán. Khi chuyển hàng, doanh nghiệp cần ghi nhận đây là điều chuyển nội bộ chứ không phải một giao dịch bán hàng.

Nếu bộ phận kho xuất hàng nhưng kho nhận chưa ghi tăng hoặc kế toán không cập nhật kịp thời, tổng tồn kho của doanh nghiệp có thể vẫn đúng nhưng tồn kho tại từng địa điểm lại sai.

Điều này đặc biệt nguy hiểm khi doanh nghiệp quản lý bán hàng theo từng chi nhánh hoặc từng showroom.

Do đó, mỗi lần chuyển kho nên có phiếu xuất chuyển, xác nhận của kho nhận và dữ liệu được cập nhật đồng thời trên hệ thống.

 Hàng giao cho công trình

Doanh nghiệp vật liệu xây dựng thường cung cấp hàng cho nhà thầu hoặc công trình với số lượng lớn.

Một hợp đồng có thể giao nhiều lần trong nhiều ngày hoặc nhiều tháng.

Ví dụ, hợp đồng cung cấp vật liệu trị giá 2 tỷ đồng nhưng doanh nghiệp thực hiện 10 đợt giao hàng khác nhau. Mỗi đợt có thể gồm nhiều mặt hàng và nhiều phương tiện vận chuyển.

Kế toán cần theo dõi được từng đợt giao, số lượng đã giao, giá trị đã giao, hóa đơn đã lập, số tiền đã thu và phần công nợ còn lại.

Nếu chỉ theo dõi tổng giá trị hợp đồng thì rất khó kiểm soát khi khách hàng khiếu nại thiếu hàng hoặc khi cần đối chiếu công nợ.

 Hàng đổi trả hoặc hao hụt

Trong ngành vật liệu xây dựng, hàng đổi trả và hao hụt xảy ra khá thường xuyên.

Khách có thể trả lại gạch vì sai mã hoặc khác lô màu. Xi măng có thể bị rách bao. Gạch có thể vỡ khi vận chuyển. Cát đá có thể phát sinh chênh lệch khối lượng. Sơn có thể bị móp lon hoặc rò rỉ.

Kế toán cần phân biệt rõ từng trường hợp.

Hàng khách trả lại nhưng còn bán được cần được nhập lại kho.

Hàng hư hỏng cần được theo dõi riêng để xử lý.

Hao hụt phải xác định nguyên nhân và trách nhiệm.

Không nên điều chỉnh trực tiếp số lượng tồn kho chỉ để làm cho số trên phần mềm khớp với số thực tế mà không có hồ sơ giải trình.

 Hàng tồn cuối kỳ

Tồn kho cuối kỳ là một trong những số liệu quan trọng nhất đối với doanh nghiệp vật liệu xây dựng.

Nếu tồn kho sai thì giá vốn và lợi nhuận cũng có thể sai theo.

Doanh nghiệp cần đối chiếu giữa số lượng trên phần mềm và hàng thực tế trong kho theo từng mã hàng, từng vị trí và từng tình trạng.

Ngoài số lượng, cần quan tâm đến tuổi tồn kho.

Một lô gạch tồn quá lâu có thể trở thành mẫu cũ khó bán. Xi măng lưu kho không phù hợp có thể giảm chất lượng. Sơn có thể gần hết hạn sử dụng. Thép tồn lâu có nguy cơ gỉ hoặc biến dạng nếu bảo quản không tốt.

Do đó, báo cáo tồn kho không nên chỉ trả lời câu hỏi còn bao nhiêu hàng mà còn phải giúp doanh nghiệp biết hàng nào đang bán nhanh, hàng nào chậm luân chuyển và hàng nào cần có phương án xử lý.

 Một doanh nghiệp vật liệu có thể có doanh thu cao nhưng dòng tiền vẫn âm

Doanh thu và dòng tiền là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau.

Một doanh nghiệp có thể bán được hàng với doanh thu hàng chục tỷ đồng nhưng vẫn thiếu tiền mặt để trả nhà cung cấp hoặc nhập hàng mới.

Nguyên nhân là tiền của doanh nghiệp đang bị giữ lại ở nhiều khâu khác nhau như tồn kho, công nợ khách hàng, tiền ứng trước hoặc các khoản chi phí vận chuyển.

Vì vậy, kế toán trọn gói vật liệu xây dựng cần cung cấp cả thông tin về doanh thu, lợi nhuận và dòng tiền thay vì chỉ hoàn thành các báo cáo thuế.

 Tiền bị giữ trong hàng tồn kho

Mỗi lô hàng nằm trong kho đều đại diện cho một phần vốn của doanh nghiệp chưa được thu hồi.

Ví dụ, doanh nghiệp có 5 tỷ đồng hàng tồn kho nghĩa là một lượng vốn rất lớn đang nằm trong thép, xi măng, gạch, sơn hoặc các loại vật liệu khác.

Nếu hàng bán chậm, doanh nghiệp chưa thể chuyển số hàng này thành tiền.

Trong khi đó, doanh nghiệp vẫn phải trả tiền thuê kho, nhân viên, vận chuyển và các chi phí vận hành.

Do đó, tồn kho càng lớn chưa chắc càng tốt. Kế toán cần theo dõi tốc độ luân chuyển để phát hiện những mã hàng đang chiếm vốn quá lâu.

 Tiền nằm ở công nợ nhà thầu

Bán hàng cho công trình thường mang lại doanh thu lớn nhưng thời gian thu tiền cũng có thể kéo dài.

Nhà thầu có thể yêu cầu thanh toán sau 30 ngày, 60 ngày hoặc theo từng giai đoạn nghiệm thu.

Ví dụ, doanh nghiệp đã giao 3 tỷ đồng vật liệu nhưng mới thu được 1 tỷ đồng. Hai tỷ đồng còn lại đang nằm ở công nợ.

Trên báo cáo doanh thu, doanh nghiệp có thể đang tăng trưởng tốt. Nhưng trên thực tế, tiền chưa quay về để tiếp tục nhập hàng.

Kế toán cần lập bảng tuổi nợ và cảnh báo những khách hàng đang vượt hạn mức hoặc quá hạn thanh toán.

 Tiền phải ứng trước cho nhà cung cấp

Một số nhà máy hoặc nhà cung cấp yêu cầu đặt cọc hoặc thanh toán trước một phần trước khi giao hàng.

Ví dụ, doanh nghiệp muốn nhập một lô thép trị giá 1 tỷ đồng và phải chuyển trước 500 triệu đồng.

Khoản tiền này đã rời khỏi tài khoản ngân hàng nhưng hàng có thể chưa về kho hoặc chưa được bán.

Nếu cùng lúc phải đặt nhiều lô hàng, số tiền ứng trước cho nhà cung cấp có thể rất lớn.

Kế toán cần theo dõi riêng tiền trả trước theo từng nhà cung cấp để biết bao nhiêu vốn đang chờ chuyển thành hàng hóa.

 Tiền bị phân tán vào vận chuyển và bốc xếp

Vật liệu xây dựng có chi phí logistics tương đối lớn.

Ngoài tiền mua hàng, doanh nghiệp có thể phải chi thêm tiền xe, nhiên liệu, bốc xếp, nâng hạ, thuê cẩu, phí cầu đường hoặc thuê kho trung chuyển.

Các khoản này thường được chi ngay trong khi tiền bán hàng có thể chưa thu về.

Nếu mỗi đơn hàng chỉ phát sinh một khoản nhỏ thì doanh nghiệp có thể không thấy rõ ảnh hưởng. Nhưng khi cộng cả tháng, số tiền dành cho vận chuyển và bốc xếp có thể rất lớn.

Do đó, kế toán nên tập hợp chi phí theo từng chuyến hoặc từng nhóm đơn hàng để doanh nghiệp nhìn thấy lượng tiền thực tế đang được sử dụng cho hoạt động logistics.

 Giá hàng biến động làm tăng nhu cầu vốn lưu động

Khi giá vật liệu tăng, doanh nghiệp cần nhiều tiền hơn để duy trì cùng một lượng hàng tồn kho.

Ví dụ, trước đây cần 1 tỷ đồng để nhập 50 tấn một mặt hàng nhưng sau khi giá tăng, doanh nghiệp có thể phải bỏ ra 1,2 tỷ đồng để nhập đúng khối lượng đó.

Nếu khách hàng vẫn thanh toán chậm thì áp lực vốn càng lớn.

Đây là lý do doanh nghiệp vật liệu xây dựng cần theo dõi không chỉ lợi nhuận mà cả nhu cầu vốn lưu động.

Kế toán quản trị nên giúp chủ doanh nghiệp biết lượng tiền tối thiểu cần duy trì để nhập hàng, trả nhà cung cấp và vận hành trong từng giai đoạn.

 Gói kế toán tốt phải nhìn từng nhóm vật liệu như một mô hình riêng

Không nên áp dụng một cách quản lý kho duy nhất cho toàn bộ vật liệu xây dựng.

Sắt thép có đặc điểm khác xi măng. Cát đá khác gạch ốp lát. Sơn lại khác thiết bị vệ sinh.

Nếu tất cả được quản lý theo cùng một nguyên tắc đơn giản, dữ liệu rất dễ thiếu chính xác.

Một gói kế toán tốt cần phân loại từng nhóm hàng, xác định đơn vị tính, cách nhập xuất, đặc điểm hao hụt, quy trình kiểm kê và chính sách giá riêng.

 Sắt thép cần theo trọng lượng và quy cách

Sắt thép thường có nhiều quy cách như thép cây, thép cuộn, thép hình, thép hộp, ống thép hoặc thép tấm.

Một sản phẩm có thể được quản lý theo kg, tấn, cây, bó hoặc cuộn.

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa trọng lượng quy đổi của từng quy cách và xác định rõ đơn vị cơ sở trên phần mềm.

Ví dụ, nếu nhập thép theo tấn nhưng bán theo cây thì hệ thống cần biết một cây tương ứng với bao nhiêu kg.

Nếu nhân viên tự quy đổi bằng nhiều cách khác nhau, số lượng kho sẽ rất nhanh bị lệch.

 Xi măng cần theo bao, tấn và lô

Xi măng thường được nhập theo bao hoặc tấn.

Kế toán cần chuẩn hóa tỷ lệ quy đổi và quản lý theo từng loại sản phẩm, thương hiệu và lô nhập.

Việc theo dõi theo lô giúp doanh nghiệp biết hàng nào nhập trước, hàng nào nhập sau và hạn chế để hàng nằm quá lâu trong kho.

Đặc biệt, nếu giá nhập thay đổi giữa các đợt, thông tin từng lô cũng giúp kế toán xác định giá vốn chính xác hơn.

 Cát đá cần kiểm soát khối lượng và hao hụt

Cát đá có thể được mua bán theo m³, tấn hoặc chuyến xe.

Khối lượng thực tế có thể phụ thuộc vào phương pháp đo, loại xe, tải trọng và điều kiện giao nhận.

Doanh nghiệp cần quy định rõ cách xác định khối lượng và chứng từ dùng để xác nhận số thực giao.

Hao hụt trong vận chuyển cũng cần được theo dõi thay vì chỉ điều chỉnh số liệu cuối kỳ.

Nếu không kiểm soát tốt, chỉ một tỷ lệ chênh lệch nhỏ trên nhiều chuyến hàng cũng có thể trở thành khoản thất thoát đáng kể.

 Gạch ốp lát cần theo mã mẫu và lô màu

Gạch ốp lát có đặc điểm là số lượng mã hàng rất lớn.

Ngoài kích thước như 30×60, 60×60 hoặc 80×80, doanh nghiệp còn phải quản lý mã mẫu, màu sắc, bề mặt và lô sản xuất.

Cùng một mã gạch nhưng khác lô có thể xuất hiện chênh lệch màu.

Vì vậy, việc nhập chung mọi lô thành một mã tồn kho duy nhất đôi khi khiến bộ phận bán hàng không biết kho còn đúng lô mà khách cần hay không.

Kế toán và kho nên thống nhất nguyên tắc quản lý lô đối với những dòng sản phẩm có yêu cầu cao về đồng màu.

 Sơn cần quản lý mã màu, dung tích và hạn sử dụng

Sơn có hệ thống sản phẩm phức tạp gồm nhiều dòng, nhiều dung tích và nhiều mã màu.

Một thương hiệu có thể có sơn nội thất, ngoại thất, chống thấm, sơn lót và nhiều loại phụ gia khác.

Mỗi loại lại có quy cách đóng lon khác nhau.

Doanh nghiệp cần quản lý rõ mã sản phẩm, dung tích, màu sắc và thời gian lưu kho.

Đối với sản phẩm có hạn sử dụng hoặc yêu cầu bảo quản đặc biệt, nên có cảnh báo đối với hàng tồn lâu để chủ động bán hoặc xử lý trước khi mất giá trị thương mại.

 Thiết bị vệ sinh cần theo bộ, mã và chiết khấu

Thiết bị vệ sinh thường có giá trị tương đối cao và số lượng mã sản phẩm lớn.

Một bộ sản phẩm có thể gồm bồn cầu, lavabo, vòi, sen tắm hoặc phụ kiện nhưng từng thành phần cũng có thể bán riêng.

Vì vậy, kế toán cần xác định rõ sản phẩm được quản lý theo bộ hay theo từng mã đơn chiếc.

Bên cạnh đó, ngành này thường có nhiều mức chiết khấu từ nhà cung cấp và chính sách giá khác nhau cho đại lý, nhà thầu hoặc khách lẻ.

Nếu không theo dõi chiết khấu thực tế, doanh nghiệp có thể nhìn thấy doanh thu lớn nhưng không biết chính xác từng nhóm thiết bị đang mang lại biên lợi nhuận bao nhiêu.

Khi kế toán quản lý đúng đặc điểm của từng nhóm vật liệu, báo cáo không chỉ phục vụ kê khai thuế mà còn trở thành công cụ để doanh nghiệp kiểm soát kho, dòng tiền, giá vốn, công nợ và lợi nhuận thực tế.

 Giá vốn vật liệu xây dựng không thể chỉ lấy giá mua trên hóa đơn

Trong doanh nghiệp vật liệu xây dựng, giá vốn là một trong những chỉ tiêu quan trọng nhất để xác định lợi nhuận thực tế. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn có thói quen lấy giá mua trên hóa đơn đầu vào làm giá vốn của hàng hóa. Cách làm này dễ khiến số liệu lợi nhuận bị sai, đặc biệt với những mặt hàng có chi phí vận chuyển, bốc xếp và hao hụt lớn.

Giá vốn cần được xác định trên cơ sở toàn bộ những khoản chi phí hợp lý, liên quan trực tiếp đến quá trình mua và đưa hàng hóa về trạng thái sẵn sàng để bán. Đồng thời, doanh nghiệp phải theo dõi riêng từng lô hàng hoặc từng nhóm vật liệu để việc phân bổ chi phí không làm sai lệch giá trị tồn kho.

 Giá mua đầu vào

Giá mua đầu vào là thành phần cơ bản của giá trị hàng hóa. Kế toán cần căn cứ vào hóa đơn, hợp đồng, đơn đặt hàng và chứng từ giao nhận để xác định chính xác số lượng và giá trị hàng mua.

Đối với vật liệu xây dựng, giá mua thường biến động theo từng thời điểm. Một loại thép có thể được nhập ba lần trong tháng với ba mức giá khác nhau. Xi măng, gạch, sơn hoặc các loại vật liệu hoàn thiện cũng có thể được nhà cung cấp điều chỉnh giá liên tục.

Vì vậy, kế toán phải quản lý chi tiết từng lần nhập và áp dụng nhất quán phương pháp tính giá xuất kho mà doanh nghiệp lựa chọn.

Không nên chỉ nhìn mức giá nhập gần nhất rồi sử dụng cho toàn bộ lượng hàng đang tồn trong kho.

 Chi phí vận chuyển về kho

Chi phí vận chuyển đầu vào là khoản rất dễ làm thay đổi giá vốn của vật liệu.

Đối với thép, xi măng, cát, đá và gạch, chi phí vận chuyển thường tương đối lớn do hàng nặng, cồng kềnh hoặc phải vận chuyển quãng đường xa.

Ví dụ, doanh nghiệp mua một lô hàng trị giá 400 triệu đồng nhưng mất thêm 20 triệu đồng để vận chuyển từ nhà cung cấp về kho. Nếu kế toán chỉ lấy 400 triệu đồng để xác định giá trị hàng nhập thì giá vốn sẽ thấp hơn chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã bỏ ra.

Kế toán cần tập hợp riêng chi phí vận chuyển của từng chuyến và phân bổ cho những mặt hàng liên quan theo tiêu thức phù hợp.

 Bốc xếp

Hàng vật liệu xây dựng thường phải trải qua nhiều công đoạn nâng, hạ và bốc xếp.

Khi xe hàng về kho, doanh nghiệp có thể phải thuê nhân công, xe nâng hoặc xe cẩu để đưa hàng xuống. Một số loại hàng còn phải tiếp tục được di chuyển, phân loại hoặc sắp xếp vào từng khu vực kho.

Nếu chi phí bốc xếp liên quan trực tiếp đến lô hàng nhưng không được tập hợp thì giá vốn sẽ bị thiếu.

Doanh nghiệp nên yêu cầu bộ phận kho ghi nhận rõ chi phí phát sinh theo từng chuyến hàng để kế toán có căn cứ xử lý.

 Hao hụt hợp lý

Vật liệu xây dựng là nhóm hàng có nguy cơ hao hụt tương đối cao.

Cát và đá có thể chênh lệch về khối lượng hoặc thể tích. Gạch có thể bị bể trong quá trình vận chuyển. Thép có thể phát sinh chênh lệch khi cân. Xi măng có thể bị rách bao hoặc ảnh hưởng bởi điều kiện bảo quản.

Doanh nghiệp cần theo dõi tỷ lệ hao hụt thực tế của từng nhóm hàng và xây dựng quy trình kiểm soát phù hợp.

Hao hụt cũng phải được xác định nguyên nhân cụ thể. Không nên mặc nhiên coi mọi khoản thiếu hàng là hao hụt bình thường.

Nếu hàng mất do quản lý kho yếu, xuất hàng không chứng từ hoặc lỗi của nhân viên thì cần xử lý trách nhiệm riêng thay vì đưa toàn bộ vào giá vốn.

 Chiết khấu thương mại

Doanh nghiệp vật liệu xây dựng thường mua hàng với số lượng lớn nên có thể được hưởng chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp.

Chiết khấu có thể được thể hiện trực tiếp trên từng hóa đơn hoặc xác định sau khi doanh nghiệp đạt một mức doanh số nhất định.

Kế toán cần theo dõi những khoản này để xác định chính xác giá trị thực tế của hàng mua.

Ví dụ, doanh nghiệp mua hàng với tổng giá trị 1 tỷ đồng nhưng được nhà cung cấp chiết khấu theo chính sách bán hàng. Nếu kế toán vẫn giữ nguyên giá mua ban đầu mà không xử lý khoản chiết khấu tương ứng thì giá trị hàng hóa và giá vốn có thể không phản ánh đúng thực tế.

 Chi phí phân bổ theo từng lô hàng

Một trong những công việc quan trọng của kế toán vật liệu xây dựng là phân bổ các khoản chi phí chung cho từng lô hàng.

Một chuyến xe có thể chở nhiều loại hàng. Một lần thuê xe cẩu có thể phục vụ nhiều mã sản phẩm. Một khoản bốc xếp cũng có thể liên quan đồng thời đến nhiều nhóm vật liệu.

Khi đó, doanh nghiệp cần lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp như trọng lượng, giá trị, thể tích hoặc số lượng thực tế.

Quan trọng nhất là tiêu thức phải hợp lý và được áp dụng nhất quán.

Nếu mỗi tháng kế toán sử dụng một cách phân bổ khác nhau thì giá vốn của cùng một loại hàng có thể biến động rất lớn dù điều kiện kinh doanh không thay đổi đáng kể.

 Sai giá vốn một chút có thể làm sai cả bức tranh lợi nhuận

Ngành vật liệu xây dựng thường có doanh thu lớn nhưng tỷ suất lợi nhuận trên từng đơn hàng có thể không cao. Vì vậy, chỉ cần giá vốn sai một tỷ lệ nhỏ cũng có thể làm thay đổi đáng kể lợi nhuận.

Ví dụ, doanh nghiệp có doanh thu 10 tỷ đồng trong tháng với lợi nhuận gộp dự kiến 500 triệu đồng. Nếu giá vốn thực tế bị tính thiếu 2%, mức chênh lệch có thể lên đến hàng trăm triệu đồng.

Do đó, kiểm soát giá vốn không chỉ là công việc hạch toán mà còn là điều kiện để chủ doanh nghiệp biết hoạt động kinh doanh có thực sự hiệu quả hay không.

 Hàng nhập nhiều mức giá

Một mặt hàng có thể được nhập nhiều lần trong cùng một tháng với các mức giá khác nhau.

Ví dụ, thép hộp đầu tháng nhập 15.000 đồng/kg, giữa tháng 15.500 đồng/kg và cuối tháng 14.800 đồng/kg.

Nếu kho vẫn còn hàng của cả ba lần nhập, kế toán không thể tùy ý sử dụng một mức giá để xác định toàn bộ giá vốn.

Hệ thống phải theo dõi đầy đủ số lượng nhập, giá trị nhập và lượng hàng đã xuất để việc tính giá vốn phù hợp với phương pháp doanh nghiệp đang áp dụng.

 Giá thị trường thay đổi liên tục

Giá vật liệu xây dựng có thể thay đổi nhanh theo thị trường.

Đây là vấn đề đặc biệt rõ đối với thép, xi măng và một số loại vật liệu phụ thuộc nhiều vào giá nguyên liệu hoặc vận chuyển.

Giá bán trên thị trường giảm không có nghĩa giá vốn của lượng hàng đang tồn trong kho cũng lập tức giảm theo.

Doanh nghiệp có thể đang giữ một lượng hàng được nhập ở mức giá cao hơn hiện tại. Nếu tiếp tục bán theo giá thị trường thấp mà không phân tích giá vốn thì biên lợi nhuận có thể bị thu hẹp mạnh.

 Hàng cũ và hàng mới trộn chung

Kho vật liệu thường chứa hàng nhập từ nhiều thời điểm khác nhau.

Nếu hàng cũ và hàng mới được xếp chung mà mã hàng hoặc lô hàng không được quản lý rõ thì rất khó đối chiếu giữa thực tế và phần mềm.

Vấn đề càng nghiêm trọng đối với những sản phẩm có yếu tố lô như gạch ốp lát, sơn hoặc vật liệu có màu sắc và quy cách khác nhau.

Doanh nghiệp nên tổ chức mã hàng, vị trí kho và thông tin lô nhập rõ ràng để giảm rủi ro lấy nhầm hàng hoặc đánh giá sai tồn kho.

 Chi phí vận chuyển chưa phân bổ

Một lỗi phổ biến là doanh nghiệp đã thanh toán tiền vận chuyển nhưng kế toán chưa kịp phân bổ khoản này vào các lô hàng liên quan.

Khi hàng được bán ngay trong kỳ, giá vốn tạm thời chỉ bao gồm giá mua.

Kết quả là lợi nhuận gộp trên báo cáo nhìn cao hơn thực tế.

Đến cuối tháng, khi kế toán bổ sung chi phí vận chuyển, lợi nhuận lại giảm đột ngột. Điều này làm báo cáo quản trị biến động và gây khó khăn cho việc đánh giá hiệu quả kinh doanh theo ngày hoặc theo tuần.

 Hàng trả lại chưa điều chỉnh giá vốn

Khi khách hàng trả lại hàng, kế toán không chỉ xử lý phần doanh thu.

Nếu hàng thực tế được nhập lại kho thì giá trị hàng tồn và giá vốn cũng phải được xem xét đồng thời.

Ví dụ, khách trả lại 100 thùng gạch vì giao sai mẫu. Kho đã nhận lại hàng nhưng kế toán chỉ điều chỉnh hóa đơn bán hàng mà chưa nhập lại tồn kho thì số liệu sẽ tiếp tục lệch.

Doanh nghiệp cần có quy trình liên thông giữa bộ phận kinh doanh, kho và kế toán đối với mọi trường hợp hàng bán bị trả lại.

 Tồn kho là khu vực kế toán phải “đi xuống kho” chứ không thể chỉ ngồi trên phần mềm

Một phần mềm kế toán có thể báo doanh nghiệp còn 5.000 bao xi măng, 100 tấn thép hoặc 2.000 thùng gạch. Tuy nhiên, số liệu đó chỉ có giá trị khi thực tế trong kho cũng tồn tại đúng số lượng và tình trạng tương ứng.

Vì vậy, kế toán vật liệu xây dựng không thể chỉ căn cứ vào số liệu trên máy tính.

Kiểm kê và đối chiếu thực tế là công việc cần được thực hiện định kỳ, đặc biệt đối với các nhóm hàng có giá trị lớn, dễ hao hụt hoặc có tốc độ luân chuyển cao.

 Kiểm kê thực tế

Doanh nghiệp không nên chờ đến cuối năm mới kiểm kê toàn bộ kho.

Có thể áp dụng hình thức kiểm kê luân phiên theo từng nhóm hàng.

Ví dụ, tuần đầu kiểm thép, tuần sau kiểm xi măng, tiếp theo kiểm gạch và vật liệu hoàn thiện.

Những mặt hàng có giá trị lớn hoặc thường xuyên xảy ra chênh lệch nên được kiểm tra với tần suất cao hơn.

Kết quả kiểm kê phải được đối chiếu với số lượng trên hệ thống để phát hiện sai lệch sớm.

 Đối chiếu mã hàng

Một nguyên nhân khiến kho lệch số liệu là cùng một sản phẩm nhưng nhân viên sử dụng nhiều mã khác nhau.

Ví dụ, cùng một loại thép nhưng bộ phận mua hàng sử dụng một tên, kho dùng tên khác và bộ phận bán hàng lại dùng một mã riêng.

Khi đó, phần mềm có thể xuất hiện tình trạng một mã âm kho trong khi một mã tương tự lại tồn rất lớn.

Doanh nghiệp nên xây dựng danh mục mã hàng thống nhất và hạn chế việc tự ý tạo thêm mã mới.

 Kiểm tra đơn vị tính

Vật liệu xây dựng có đặc điểm sử dụng nhiều đơn vị tính.

Thép có thể nhập theo tấn nhưng bán theo kg hoặc cây. Gạch có thể nhập theo thùng nhưng bán theo mét vuông. Xi măng có thể quản lý theo bao nhưng báo cáo theo tấn.

Nếu hệ số quy đổi không chính xác thì tồn kho sẽ sai dù mọi chứng từ nhập và xuất đều đã được ghi nhận.

Doanh nghiệp cần xây dựng bảng quy đổi cố định cho từng mã hàng và không để từng nhân viên tự sử dụng hệ số khác nhau.

 Xử lý hàng thiếu

Khi kiểm kê phát hiện hàng thực tế thấp hơn số liệu kế toán, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân trước khi điều chỉnh.

Hàng thiếu có thể do xuất hàng chưa lập phiếu, giao nhầm số lượng, hao hụt, bể vỡ, nhập liệu sai hoặc mất mát.

Không nên điều chỉnh giảm tồn kho ngay để làm cho số liệu trên phần mềm bằng số thực tế mà không xác định nguyên nhân.

Cần lập biên bản kiểm kê, xác định bộ phận liên quan và xử lý kế toán phù hợp với bản chất của khoản thiếu.

 Xử lý hàng thừa

Hàng thừa cũng là dấu hiệu cho thấy quy trình quản lý có vấn đề.

Có thể hàng đã nhập thực tế nhưng phiếu nhập chưa được lập. Cũng có thể nhân viên xuất nhầm mã hoặc nhập sai số lượng.

Kế toán cần truy lại chứng từ mua hàng, phiếu giao nhận và lịch sử nhập xuất trước khi điều chỉnh.

Việc hàng thừa lặp lại nhiều lần cho thấy hệ thống mã hàng hoặc quy trình giao nhận cần được xem xét lại.

 Theo dõi hàng hư hỏng và chậm luân chuyển

Không phải toàn bộ số lượng tồn kho đều có giá trị kinh tế như nhau.

Một kho có thể báo tồn 5 tỷ đồng nhưng trong đó có 500 triệu đồng hàng đã tồn nhiều năm, gạch lỗi mẫu, thép gỉ hoặc sơn gần hết thời hạn sử dụng.

Nếu chỉ nhìn tổng giá trị tồn kho, doanh nghiệp có thể tưởng mình đang nắm giữ một lượng tài sản lớn.

Kế toán quản trị nên lập báo cáo tuổi tồn kho và phân nhóm hàng theo thời gian như dưới 30 ngày, 31–90 ngày, 91–180 ngày và trên 180 ngày.

Các mặt hàng hư hỏng, giảm phẩm cấp hoặc khó bán cần được theo dõi riêng để ban quản lý có phương án xử lý.

 Công nợ khách hàng cần được coi là một loại “tài sản có rủi ro”

Khoản phải thu khách hàng được ghi nhận là tài sản nhưng không phải khoản phải thu nào cũng có khả năng chuyển thành tiền như nhau.

Trong ngành vật liệu xây dựng, doanh nghiệp thường phải cho đại lý, nhà thầu hoặc khách dự án nợ tiền để cạnh tranh và giữ khách hàng.

Do đó, doanh thu cao chưa chắc đồng nghĩa với dòng tiền tốt.

Một doanh nghiệp bán được 20 tỷ đồng nhưng còn 12 tỷ đồng công nợ có thể gặp áp lực tiền mặt lớn hơn doanh nghiệp chỉ bán 15 tỷ đồng nhưng thu tiền nhanh.

 Công nợ nhà thầu

Nhà thầu thường mua vật liệu với số lượng lớn nhưng yêu cầu thời hạn thanh toán tương đối dài.

Một công trình có thể kéo dài nhiều tháng và tiền được thanh toán theo tiến độ.

Kế toán cần theo dõi công nợ theo từng nhà thầu và từng công trình thay vì chỉ theo tên khách hàng.

Nếu một nhà thầu đang thực hiện năm công trình thì doanh nghiệp cần biết công trình nào đã thanh toán, công trình nào đang quá hạn và công trình nào còn giá trị hàng chưa xuất.

 Công nợ đại lý

Đại lý thường mua hàng liên tục nên công nợ có tính chất quay vòng.

Nếu chỉ nhìn số dư cuối tháng, doanh nghiệp có thể bỏ qua việc khách hàng thường xuyên thanh toán trễ.

Ví dụ, hạn mức công nợ của đại lý là 500 triệu đồng nhưng mỗi lần gần chạm hạn mức khách mới thanh toán một phần để tiếp tục lấy hàng.

Doanh nghiệp cần đánh giá cả lịch sử thanh toán chứ không chỉ số dư tại một thời điểm.

 Công nợ khách dự án

Khách hàng dự án thường phát sinh đơn hàng lớn và giao theo nhiều giai đoạn.

Kế toán nên gắn công nợ với mã dự án hoặc hợp đồng.

Điều này giúp doanh nghiệp biết tổng giá trị hợp đồng, giá trị đã giao, số hóa đơn đã phát hành, số tiền đã nhận và khoản còn phải thu.

Đặc biệt, khi khách hàng có nhiều dự án đồng thời, việc gộp công nợ thành một con số duy nhất sẽ khiến bộ phận thu hồi nợ khó kiểm soát.

 Nợ quá hạn

Nợ quá hạn cần được tách riêng khỏi công nợ còn trong thời hạn thanh toán.

Doanh nghiệp nên thiết lập các nhóm theo số ngày quá hạn như 1–30 ngày, 31–60 ngày, 61–90 ngày và trên 90 ngày.

Khi khoản nợ chuyển sang nhóm quá hạn lâu hơn, mức độ kiểm soát cũng phải tăng lên.

Không nên tiếp tục giao hàng theo thói quen nếu khách hàng đã có khoản nợ quá hạn lớn mà chưa có kế hoạch thanh toán rõ ràng.

 Nợ khó thu

Một khoản công nợ có thể chuyển từ chậm thanh toán sang khó thu khi khách hàng gặp khó khăn tài chính, ngừng hoạt động hoặc liên tục không thực hiện cam kết.

Kế toán cần phối hợp với bộ phận kinh doanh để nhận diện sớm những dấu hiệu này.

Các hồ sơ như hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, xác nhận công nợ và chứng từ liên quan cần được lưu đầy đủ.

Khi công nợ đã có dấu hiệu rủi ro, việc bổ sung chứng từ sau nhiều tháng thường khó hơn rất nhiều so với hoàn thiện hồ sơ ngay khi giao dịch phát sinh.

 Hạn mức tín dụng theo từng khách hàng

Doanh nghiệp nên thiết lập hạn mức công nợ cho từng khách hàng.

Hạn mức có thể dựa vào lịch sử mua hàng, thời gian hợp tác, khả năng thanh toán, quy mô doanh nghiệp và mức độ rủi ro.

Ví dụ, đại lý lâu năm có lịch sử thanh toán tốt có thể được cấp hạn mức cao hơn khách hàng mới.

Khi khách hàng đạt đến hạn mức, hệ thống hoặc bộ phận kế toán cần cảnh báo trước khi tiếp tục xuất hàng.

Cơ chế này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng nhân viên kinh doanh tập trung chạy doanh số trong khi rủi ro công nợ ngày càng tăng.

 Báo cáo công nợ phải cho thấy khách nào đang giữ tiền của doanh nghiệp lâu nhất

Một bảng công nợ chỉ có hai cột “khách hàng” và “số tiền còn nợ” là chưa đủ để phục vụ quản trị.

Ban lãnh đạo cần biết khoản tiền đó đã tồn tại bao lâu, khi nào đến hạn, khách hàng thường xuyên trả chậm hay không và tổng công nợ đang chiếm bao nhiêu phần trong doanh số.

Báo cáo công nợ tốt phải giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận diện khách hàng đang làm dòng tiền bị mắc kẹt.

Tuổi nợ

Tuổi nợ cho biết một khoản phải thu đã tồn tại bao lâu kể từ thời điểm phát sinh.

Doanh nghiệp có thể phân nhóm:

Chưa đến hạn.

Từ 1 đến 30 ngày.

Từ 31 đến 60 ngày.

Từ 61 đến 90 ngày.

Trên 90 ngày.

Khi nhìn báo cáo theo tuổi nợ, ban quản lý sẽ biết ngay khoản nào cần ưu tiên thu hồi thay vì chỉ nhìn tổng số tiền phải thu.

 Số ngày quá hạn

Số ngày quá hạn cho thấy khách hàng đã vượt thời hạn thanh toán được thỏa thuận bao nhiêu ngày.

Ví dụ, hợp đồng quy định thanh toán trong 30 ngày nhưng đến ngày thứ 50 khách vẫn chưa trả thì khoản nợ đã quá hạn 20 ngày.

Chỉ tiêu này đặc biệt hữu ích để đánh giá kỷ luật thanh toán của từng khách hàng.

Một khách hàng thường xuyên quá hạn 20–30 ngày cần được áp dụng chính sách tín dụng khác với khách luôn thanh toán đúng thời hạn.

 Tỷ lệ công nợ trên doanh số

Không nên đánh giá công nợ chỉ bằng số tiền tuyệt đối.

Một khách hàng còn nợ 500 triệu đồng nhưng doanh số hàng tháng đạt 5 tỷ đồng có mức độ khác với khách hàng cũng nợ 500 triệu đồng nhưng tổng doanh số chỉ 600 triệu đồng.

Doanh nghiệp có thể theo dõi tỷ lệ công nợ trên doanh số để đánh giá mức vốn đang bị chiếm dụng tại từng khách hàng.

Nếu tỷ lệ này tăng liên tục, cần xem xét lại chính sách bán chịu.

 Khách hàng trả chậm thường xuyên

Có những khách hàng cuối cùng vẫn thanh toán đủ nhưng gần như lần nào cũng trả chậm.

Nhóm khách hàng này vẫn tạo ra rủi ro dòng tiền cho doanh nghiệp.

Nếu thời hạn hợp đồng là 30 ngày nhưng thực tế khách thường thanh toán sau 70 ngày thì doanh nghiệp đang phải tài trợ thêm khoảng 40 ngày vốn cho khách.

Kế toán cần thống kê thời gian thanh toán thực tế để bộ phận kinh doanh có cơ sở điều chỉnh hạn mức, thời gian cho nợ hoặc mức giá bán.

 Khách hàng cần dừng cấp thêm hàng

Một trong những quyết định khó nhất của doanh nghiệp vật liệu xây dựng là dừng giao hàng cho khách đang nợ.

Bộ phận kinh doanh thường muốn tiếp tục bán để giữ doanh số, trong khi kế toán nhìn thấy rủi ro công nợ ngày càng lớn.

Doanh nghiệp nên xây dựng tiêu chí rõ ràng thay vì xử lý theo cảm tính.

Ví dụ, có thể xem xét tạm dừng cấp thêm hàng khi khách vượt hạn mức công nợ, có khoản nợ quá hạn kéo dài, liên tục thất hứa thanh toán hoặc phát sinh dấu hiệu suy giảm khả năng trả nợ.

Khi đó, chỉ tiếp tục giao hàng sau khi khách thanh toán một phần, bổ sung bảo đảm hoặc có phương án xử lý công nợ được phê duyệt.

Mục tiêu cuối cùng không phải bán được nhiều hàng nhất mà là bán được hàng và thu được tiền. Với doanh nghiệp vật liệu xây dựng có nhu cầu vốn lưu động lớn, kiểm soát công nợ tốt đôi khi còn quan trọng hơn việc tăng thêm doanh số.

 Công nợ nhà cung cấp cũng phải được quản song song

Trong doanh nghiệp vật liệu xây dựng, công nợ phải thu từ khách hàng và công nợ phải trả cho nhà cung cấp luôn có mối quan hệ trực tiếp với nhau. Doanh nghiệp có thể bán được nhiều hàng nhưng nếu khách hàng thanh toán chậm trong khi nhà cung cấp yêu cầu trả tiền sớm thì dòng tiền rất dễ bị thiếu hụt.

Vì vậy, kế toán không nên chỉ tập trung vào việc thu nợ khách hàng mà phải quản lý song song lịch thanh toán cho nhà cung cấp. Mục tiêu là biết rõ doanh nghiệp đang nợ ai, khoản nào sắp đến hạn, nhà cung cấp còn cấp thêm hạn mức hay không và dòng tiền trong những tuần tiếp theo có đủ để thanh toán hay không.

 Hạn thanh toán

Mỗi nhà cung cấp có thể áp dụng thời hạn thanh toán khác nhau. Có đơn vị yêu cầu thanh toán ngay khi nhận hàng, có đơn vị cho công nợ 15 ngày, 30 ngày hoặc 45 ngày.

Kế toán cần theo dõi ngày phát sinh nghĩa vụ, ngày đến hạn và số tiền phải trả của từng hóa đơn hoặc từng lô hàng. Không nên chỉ theo dõi tổng dư nợ theo tên nhà cung cấp vì cách này khó xác định khoản nào đã đến hạn và khoản nào vẫn còn thời gian thanh toán.

Một bảng công nợ phải trả theo ngày đến hạn sẽ giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị tiền và tránh tình trạng bị nhà cung cấp ngừng giao hàng do thanh toán chậm.

 Mức công nợ được cấp

Nhiều nhà cung cấp vật liệu xây dựng cấp hạn mức công nợ cho khách hàng dựa trên lịch sử mua hàng và khả năng thanh toán.

Ví dụ, doanh nghiệp được cấp hạn mức 500 triệu đồng. Khi dư nợ hiện tại đã lên đến 450 triệu đồng thì khả năng nhập thêm hàng theo hình thức công nợ chỉ còn khoảng 50 triệu đồng.

Nếu kế toán không theo dõi hạn mức này, bộ phận mua hàng có thể đặt đơn lớn nhưng đến khi giao hàng mới phát hiện nhà cung cấp yêu cầu thanh toán trước.

Doanh nghiệp nên theo dõi đồng thời dư nợ hiện tại, hạn mức được cấp và hạn mức còn lại của từng nhà cung cấp.

 Chiết khấu thanh toán

Một số nhà cung cấp áp dụng chiết khấu nếu doanh nghiệp thanh toán sớm hơn thời hạn cam kết.

Kế toán cần tính toán xem lợi ích từ khoản chiết khấu có lớn hơn lợi ích của việc giữ tiền để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hay không.

Nếu doanh nghiệp đang có dòng tiền tốt, thanh toán sớm để được hưởng chiết khấu có thể giúp giảm chi phí mua hàng. Ngược lại, khi dòng tiền đang căng, doanh nghiệp có thể ưu tiên sử dụng hết thời hạn công nợ được cấp thay vì thanh toán trước hạn.

 Lịch nhập hàng

Công nợ nhà cung cấp cần được xem cùng với lịch nhập hàng.

Nếu doanh nghiệp dự kiến nhập một lô thép lớn vào tuần tới thì kế toán phải biết đơn hàng đó yêu cầu đặt cọc bao nhiêu, thanh toán khi nhận hàng bao nhiêu và phần còn lại được công nợ trong thời gian nào.

Khi lịch mua hàng được kết nối với kế hoạch thanh toán, doanh nghiệp sẽ biết trước nhu cầu vốn thay vì chỉ phản ứng khi hóa đơn đến hạn.

 Cân đối giữa ngày thu tiền và ngày phải trả

Một nguyên tắc quan trọng trong quản lý dòng tiền là cố gắng để tiền bán hàng được thu về trước hoặc không quá xa ngày doanh nghiệp phải trả tiền cho nhà cung cấp.

Ví dụ, nếu nhà cung cấp cho công nợ 30 ngày nhưng doanh nghiệp lại cho khách hàng nợ 60 ngày thì doanh nghiệp phải tự tài trợ khoảng thời gian chênh lệch.

Khoảng cách này càng lớn, áp lực vốn lưu động càng cao.

Kế toán nên lập bảng dòng tiền theo tuần để so sánh ngày dự kiến thu tiền từ khách hàng với ngày phải trả nhà cung cấp. Đây là cơ sở để doanh nghiệp quyết định hạn mức công nợ khách hàng, lịch nhập hàng và nhu cầu vay vốn ngắn hạn.

 Hóa đơn vật liệu xây dựng phải khớp với hàng giao thực tế

Ngành vật liệu xây dựng có số lượng mã hàng lớn, nhiều quy cách và nhiều đơn vị tính. Vì vậy, việc lập hóa đơn không thể tách rời phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và thông tin thực tế của đơn hàng.

Nếu hóa đơn ghi một tên hàng nhưng kho xuất một hàng khác hoặc đơn vị tính trên hóa đơn không phù hợp với chứng từ giao nhận, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi đối chiếu kế toán, kiểm kê và xử lý công nợ.

 Tên hàng

Tên hàng trên hóa đơn cần phản ánh đúng loại vật liệu đã bán.

Doanh nghiệp không nên sử dụng tên quá chung chung nếu trong kho có nhiều sản phẩm khác nhau. Ví dụ thay vì chỉ ghi “thép”, hệ thống nên có thông tin đủ để nhận diện loại thép theo mã hàng, quy cách hoặc chủng loại.

Tên hàng trên hóa đơn, phiếu xuất kho và phần mềm quản lý nên được liên kết với cùng một mã sản phẩm để hạn chế nhầm lẫn.

 Quy cách

Quy cách là yếu tố đặc biệt quan trọng đối với thép, gạch, ống, tấm và nhiều loại vật liệu hoàn thiện.

Hai sản phẩm cùng tên nhưng khác kích thước hoặc độ dày có thể có giá bán hoàn toàn khác nhau.

Ví dụ thép hộp cùng chiều dài nhưng khác độ dày không thể được coi là cùng một mã hàng. Gạch cùng thương hiệu nhưng khác kích thước hoặc mã mẫu cũng cần được tách riêng.

Việc ghi nhận đúng quy cách giúp kế toán đối chiếu được doanh thu với hàng xuất và xác định giá vốn chính xác hơn.

 Số lượng

Số lượng trên hóa đơn cần phù hợp với số lượng đã giao hoặc số lượng được xác nhận theo hồ sơ giao nhận.

Với hợp đồng giao nhiều lần, kế toán không nên chỉ căn cứ vào tổng số lượng trong hợp đồng mà phải kiểm tra lượng hàng thực tế đã giao trong từng đợt.

Phiếu giao hàng có chữ ký xác nhận của bên nhận là căn cứ quan trọng để đối chiếu khi phát sinh tranh chấp về công nợ hoặc khối lượng.

 Đơn vị tính

Đơn vị tính là điểm dễ sai nhất trong doanh nghiệp vật liệu xây dựng.

Thép có thể theo kg, tấn hoặc cây; xi măng theo bao hoặc tấn; gạch theo viên, thùng hoặc mét vuông; cát đá theo mét khối hoặc tấn.

Nếu đơn vị tính giữa báo giá, phiếu xuất kho và hóa đơn khác nhau, doanh nghiệp phải có hệ số quy đổi rõ ràng.

Không nên để nhân viên tự quy đổi thủ công vì rất dễ dẫn đến chênh lệch giữa doanh thu và tồn kho.

 Chiết khấu

Chiết khấu có thể được áp dụng ngay trên từng đơn hàng hoặc tính theo tổng doanh số trong một kỳ.

Kế toán cần xác định rõ chính sách chiết khấu trước khi lập chứng từ để tránh trường hợp giá bán trên hóa đơn không khớp với thỏa thuận thương mại.

Đối với đại lý hoặc khách hàng lớn, nên có bảng chính sách riêng về mức chiết khấu theo sản lượng, doanh số hoặc nhóm sản phẩm.

 Phí vận chuyển và gia công

Một đơn hàng vật liệu có thể bao gồm cả tiền hàng, phí giao hàng, bốc xếp, cắt thép hoặc gia công theo yêu cầu.

Doanh nghiệp cần xác định rõ các khoản này được tính chung trong giá bán hay tách thành khoản riêng.

Việc tách dữ liệu giúp kế toán biết lợi nhuận thực sự đến từ hàng hóa hay từ dịch vụ vận chuyển, gia công. Đồng thời, bộ phận quản trị cũng có thể đánh giá từng hoạt động có đang tạo lợi nhuận hay chỉ làm tăng doanh thu.

 Bán tại kho và giao tận công trình cần được kế toán theo dõi khác nhau

Một đơn hàng khách tự đến lấy tại kho có quy trình chi phí rất khác một đơn hàng doanh nghiệp phải vận chuyển đến công trình.

Nếu kế toán chỉ nhìn vào giá bán mà không theo dõi phương thức giao hàng, doanh nghiệp rất dễ đánh giá sai lợi nhuận của từng đơn hàng.

 Bán tại kho

Bán tại kho thường có quy trình đơn giản nhất.

Khách đặt hàng, thanh toán hoặc xác nhận công nợ, kho xuất vật liệu và khách tự tổ chức phương tiện vận chuyển.

Doanh nghiệp thường không phát sinh nhiều chi phí giao hàng ngoài chi phí bốc xếp nội bộ nếu có.

Đối với loại đơn hàng này, kế toán cần đảm bảo phiếu xuất kho, hóa đơn và chứng từ thanh toán được liên kết với nhau.

 Giao theo từng chuyến

Khi doanh nghiệp giao vật liệu đến công trình, mỗi chuyến xe nên được theo dõi riêng.

Một chuyến giao cần có thông tin như ngày giao, biển số xe, tài xế, số lượng hàng, địa điểm giao và người nhận.

Nếu doanh nghiệp có nhiều chuyến trong ngày, việc lập mã chuyến hoặc số phiếu giao hàng giúp đối chiếu dễ dàng hơn giữa kho, vận tải và kế toán.

 Giao nhiều lần cho một hợp đồng

Hợp đồng lớn thường không thể giao toàn bộ vật liệu trong một lần.

Doanh nghiệp có thể giao hàng trong nhiều ngày hoặc nhiều tháng tùy tiến độ công trình.

Kế toán nên theo dõi tổng khối lượng theo hợp đồng, khối lượng đã giao, khối lượng còn lại, giá trị đã lập hóa đơn và số tiền đã thu.

Cách quản lý này giúp tránh tình trạng giao vượt hợp đồng hoặc bỏ sót khối lượng chưa thanh toán.

 Giao hàng có bốc xếp

Nếu doanh nghiệp chịu trách nhiệm bốc xếp, chi phí này cần được ghi nhận để xác định đúng lợi nhuận đơn hàng.

Chi phí có thể bao gồm tiền công nhân viên bốc xếp, thuê ngoài, thiết bị nâng hạ hoặc khoản chi theo từng chuyến.

Nếu doanh nghiệp báo giá “đã bao gồm bốc xếp”, phần chi phí này vẫn cần được theo dõi nội bộ để biết biên lợi nhuận thực tế.

 Giao hàng có cắt hoặc gia công

Đối với sắt thép, khách hàng có thể yêu cầu cắt theo kích thước, chấn, khoan hoặc gia công trước khi giao.

Khi đó đơn hàng không còn đơn thuần là bán hàng hóa.

Kế toán cần theo dõi chi phí gia công, hao hụt vật liệu, nhân công và phần phế liệu phát sinh. Nếu có thuê đơn vị bên ngoài thực hiện, chứng từ chi phí cũng cần được tập hợp theo từng đơn hoặc từng lô.

Việc tách riêng giúp doanh nghiệp biết phí gia công đang được thu đủ để bù chi phí hay không.

 Công ty có xe tải riêng cần tách chi phí vận chuyển thành một “trung tâm chi phí”

Khi doanh nghiệp vật liệu xây dựng tự đầu tư xe tải để giao hàng, chi phí vận chuyển không còn là một khoản nhỏ đi kèm hoạt động bán hàng.

Xe tải phát sinh nhiên liệu, lương tài xế, khấu hao, sửa chữa, phí đường bộ và nhiều chi phí khác. Nếu tất cả được đưa chung vào chi phí doanh nghiệp mà không theo dõi riêng, người quản lý sẽ không biết hoạt động vận chuyển đang hiệu quả hay đang làm giảm lợi nhuận.

Một phương pháp phù hợp là xem đội xe như một “trung tâm chi phí” riêng và tập hợp toàn bộ chi phí liên quan.

 Nhiên liệu

Nhiên liệu thường là khoản chi lớn nhất của đội xe.

Doanh nghiệp nên theo dõi nhiên liệu theo từng xe, từng tháng và nếu có thể theo từng chuyến.

Các chỉ tiêu như số kilomet di chuyển, số lít nhiên liệu tiêu thụ và mức tiêu hao trung bình giúp phát hiện những xe có mức sử dụng bất thường.

Nếu chỉ tập hợp tổng tiền xăng dầu mà không gắn với phương tiện, doanh nghiệp rất khó kiểm soát.

 Lương lái xe

Chi phí nhân sự cần bao gồm lương chính, phụ cấp, làm thêm giờ hoặc các khoản trả theo chuyến nếu doanh nghiệp áp dụng.

Trường hợp một tài xế phục vụ nhiều xe hoặc nhiều loại hoạt động, kế toán có thể phân bổ chi phí theo số chuyến hoặc ngày làm việc.

Tách chi phí lái xe giúp doanh nghiệp tính được chi phí vận chuyển đầy đủ thay vì chỉ nhìn vào tiền nhiên liệu.

 Khấu hao

Xe tải là tài sản có giá trị lớn và được sử dụng trong nhiều năm.

Vì vậy, chi phí vận chuyển phải tính đến phần khấu hao của phương tiện.

Nếu doanh nghiệp bỏ qua khấu hao khi tính giá giao hàng, mức phí vận chuyển có thể nhìn có vẻ có lãi trong ngắn hạn nhưng thực tế không đủ bù chi phí đầu tư phương tiện.

 Sửa chữa

Chi phí sửa chữa có thể phát sinh không đều giữa các tháng nhưng ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí vận tải.

Doanh nghiệp nên theo dõi riêng chi phí bảo dưỡng định kỳ, thay lốp, sửa động cơ, thay phụ tùng và các khoản sửa chữa bất thường của từng xe.

Báo cáo này còn giúp người quản lý đánh giá xe nào đang có chi phí bảo trì quá cao và cần cân nhắc thay thế.

 Phí đường bộ

Ngoài nhiên liệu, xe tải còn có thể phát sinh phí cầu đường, bến bãi, đăng kiểm và các khoản chi phục vụ hoạt động vận chuyển.

Những khoản chi nhỏ nếu phát sinh thường xuyên sẽ tạo thành chi phí đáng kể.

Do đó, doanh nghiệp nên quy định rõ chứng từ và quy trình thanh toán để vừa kiểm soát chi phí vừa phục vụ công tác kế toán.

 Chi phí trên từng chuyến

Mục tiêu cuối cùng của việc tách trung tâm chi phí vận chuyển là xác định được một chuyến giao hàng thực tế tốn bao nhiêu tiền.

Chi phí mỗi chuyến có thể bao gồm nhiên liệu, tài xế, cầu đường, bốc xếp và phần phân bổ khấu hao, sửa chữa.

Khi có dữ liệu này, doanh nghiệp có thể so sánh chi phí vận chuyển với khoản phí thu của khách hàng.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp thu khách 800.000 đồng tiền giao hàng nhưng tổng chi phí thực tế của chuyến xe là 1.100.000 đồng thì đơn hàng đang bị giảm lợi nhuận 300.000 đồng từ khâu vận chuyển.

Theo dõi chi phí từng chuyến giúp doanh nghiệp xây dựng bảng giá giao hàng hợp lý, lựa chọn giữa xe nội bộ và thuê ngoài, đồng thời đánh giá chính xác lợi nhuận của từng đơn hàng vật liệu xây dựng.

 Công nợ nhà cung cấp cũng phải được quản song song

Trong doanh nghiệp vật liệu xây dựng, công nợ phải thu từ khách hàng và công nợ phải trả cho nhà cung cấp luôn có mối quan hệ trực tiếp với nhau. Doanh nghiệp có thể bán được nhiều hàng nhưng nếu khách hàng thanh toán chậm trong khi nhà cung cấp yêu cầu trả tiền sớm thì dòng tiền rất dễ bị thiếu hụt.

Vì vậy, kế toán không nên chỉ tập trung vào việc thu nợ khách hàng mà phải quản lý song song lịch thanh toán cho nhà cung cấp. Mục tiêu là biết rõ doanh nghiệp đang nợ ai, khoản nào sắp đến hạn, nhà cung cấp còn cấp thêm hạn mức hay không và dòng tiền trong những tuần tiếp theo có đủ để thanh toán hay không.

 Hạn thanh toán

Mỗi nhà cung cấp có thể áp dụng thời hạn thanh toán khác nhau. Có đơn vị yêu cầu thanh toán ngay khi nhận hàng, có đơn vị cho công nợ 15 ngày, 30 ngày hoặc 45 ngày.

Kế toán cần theo dõi ngày phát sinh nghĩa vụ, ngày đến hạn và số tiền phải trả của từng hóa đơn hoặc từng lô hàng. Không nên chỉ theo dõi tổng dư nợ theo tên nhà cung cấp vì cách này khó xác định khoản nào đã đến hạn và khoản nào vẫn còn thời gian thanh toán.

Một bảng công nợ phải trả theo ngày đến hạn sẽ giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị tiền và tránh tình trạng bị nhà cung cấp ngừng giao hàng do thanh toán chậm.

 Mức công nợ được cấp

Nhiều nhà cung cấp vật liệu xây dựng cấp hạn mức công nợ cho khách hàng dựa trên lịch sử mua hàng và khả năng thanh toán.

Ví dụ, doanh nghiệp được cấp hạn mức 500 triệu đồng. Khi dư nợ hiện tại đã lên đến 450 triệu đồng thì khả năng nhập thêm hàng theo hình thức công nợ chỉ còn khoảng 50 triệu đồng.

Nếu kế toán không theo dõi hạn mức này, bộ phận mua hàng có thể đặt đơn lớn nhưng đến khi giao hàng mới phát hiện nhà cung cấp yêu cầu thanh toán trước.

Doanh nghiệp nên theo dõi đồng thời dư nợ hiện tại, hạn mức được cấp và hạn mức còn lại của từng nhà cung cấp.

 Chiết khấu thanh toán

Một số nhà cung cấp áp dụng chiết khấu nếu doanh nghiệp thanh toán sớm hơn thời hạn cam kết.

Kế toán cần tính toán xem lợi ích từ khoản chiết khấu có lớn hơn lợi ích của việc giữ tiền để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hay không.

Nếu doanh nghiệp đang có dòng tiền tốt, thanh toán sớm để được hưởng chiết khấu có thể giúp giảm chi phí mua hàng. Ngược lại, khi dòng tiền đang căng, doanh nghiệp có thể ưu tiên sử dụng hết thời hạn công nợ được cấp thay vì thanh toán trước hạn.

 Lịch nhập hàng

Công nợ nhà cung cấp cần được xem cùng với lịch nhập hàng.

Nếu doanh nghiệp dự kiến nhập một lô thép lớn vào tuần tới thì kế toán phải biết đơn hàng đó yêu cầu đặt cọc bao nhiêu, thanh toán khi nhận hàng bao nhiêu và phần còn lại được công nợ trong thời gian nào.

Khi lịch mua hàng được kết nối với kế hoạch thanh toán, doanh nghiệp sẽ biết trước nhu cầu vốn thay vì chỉ phản ứng khi hóa đơn đến hạn.

 Cân đối giữa ngày thu tiền và ngày phải trả

Một nguyên tắc quan trọng trong quản lý dòng tiền là cố gắng để tiền bán hàng được thu về trước hoặc không quá xa ngày doanh nghiệp phải trả tiền cho nhà cung cấp.

Ví dụ, nếu nhà cung cấp cho công nợ 30 ngày nhưng doanh nghiệp lại cho khách hàng nợ 60 ngày thì doanh nghiệp phải tự tài trợ khoảng thời gian chênh lệch.

Khoảng cách này càng lớn, áp lực vốn lưu động càng cao.

Kế toán nên lập bảng dòng tiền theo tuần để so sánh ngày dự kiến thu tiền từ khách hàng với ngày phải trả nhà cung cấp. Đây là cơ sở để doanh nghiệp quyết định hạn mức công nợ khách hàng, lịch nhập hàng và nhu cầu vay vốn ngắn hạn.

 Hóa đơn vật liệu xây dựng phải khớp với hàng giao thực tế

Ngành vật liệu xây dựng có số lượng mã hàng lớn, nhiều quy cách và nhiều đơn vị tính. Vì vậy, việc lập hóa đơn không thể tách rời phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và thông tin thực tế của đơn hàng.

Nếu hóa đơn ghi một tên hàng nhưng kho xuất một hàng khác hoặc đơn vị tính trên hóa đơn không phù hợp với chứng từ giao nhận, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi đối chiếu kế toán, kiểm kê và xử lý công nợ.

 Tên hàng

Tên hàng trên hóa đơn cần phản ánh đúng loại vật liệu đã bán.

Doanh nghiệp không nên sử dụng tên quá chung chung nếu trong kho có nhiều sản phẩm khác nhau. Ví dụ thay vì chỉ ghi “thép”, hệ thống nên có thông tin đủ để nhận diện loại thép theo mã hàng, quy cách hoặc chủng loại.

Tên hàng trên hóa đơn, phiếu xuất kho và phần mềm quản lý nên được liên kết với cùng một mã sản phẩm để hạn chế nhầm lẫn.

 Quy cách

Quy cách là yếu tố đặc biệt quan trọng đối với thép, gạch, ống, tấm và nhiều loại vật liệu hoàn thiện.

Hai sản phẩm cùng tên nhưng khác kích thước hoặc độ dày có thể có giá bán hoàn toàn khác nhau.

Ví dụ thép hộp cùng chiều dài nhưng khác độ dày không thể được coi là cùng một mã hàng. Gạch cùng thương hiệu nhưng khác kích thước hoặc mã mẫu cũng cần được tách riêng.

Việc ghi nhận đúng quy cách giúp kế toán đối chiếu được doanh thu với hàng xuất và xác định giá vốn chính xác hơn.

 Số lượng

Số lượng trên hóa đơn cần phù hợp với số lượng đã giao hoặc số lượng được xác nhận theo hồ sơ giao nhận.

Với hợp đồng giao nhiều lần, kế toán không nên chỉ căn cứ vào tổng số lượng trong hợp đồng mà phải kiểm tra lượng hàng thực tế đã giao trong từng đợt.

Phiếu giao hàng có chữ ký xác nhận của bên nhận là căn cứ quan trọng để đối chiếu khi phát sinh tranh chấp về công nợ hoặc khối lượng.

 Đơn vị tính

Đơn vị tính là điểm dễ sai nhất trong doanh nghiệp vật liệu xây dựng.

Thép có thể theo kg, tấn hoặc cây; xi măng theo bao hoặc tấn; gạch theo viên, thùng hoặc mét vuông; cát đá theo mét khối hoặc tấn.

Nếu đơn vị tính giữa báo giá, phiếu xuất kho và hóa đơn khác nhau, doanh nghiệp phải có hệ số quy đổi rõ ràng.

Không nên để nhân viên tự quy đổi thủ công vì rất dễ dẫn đến chênh lệch giữa doanh thu và tồn kho.

 Chiết khấu

Chiết khấu có thể được áp dụng ngay trên từng đơn hàng hoặc tính theo tổng doanh số trong một kỳ.

Kế toán cần xác định rõ chính sách chiết khấu trước khi lập chứng từ để tránh trường hợp giá bán trên hóa đơn không khớp với thỏa thuận thương mại.

Đối với đại lý hoặc khách hàng lớn, nên có bảng chính sách riêng về mức chiết khấu theo sản lượng, doanh số hoặc nhóm sản phẩm.

 Phí vận chuyển và gia công

Một đơn hàng vật liệu có thể bao gồm cả tiền hàng, phí giao hàng, bốc xếp, cắt thép hoặc gia công theo yêu cầu.

Doanh nghiệp cần xác định rõ các khoản này được tính chung trong giá bán hay tách thành khoản riêng.

Việc tách dữ liệu giúp kế toán biết lợi nhuận thực sự đến từ hàng hóa hay từ dịch vụ vận chuyển, gia công. Đồng thời, bộ phận quản trị cũng có thể đánh giá từng hoạt động có đang tạo lợi nhuận hay chỉ làm tăng doanh thu.

 Bán tại kho và giao tận công trình cần được kế toán theo dõi khác nhau

Một đơn hàng khách tự đến lấy tại kho có quy trình chi phí rất khác một đơn hàng doanh nghiệp phải vận chuyển đến công trình.

Nếu kế toán chỉ nhìn vào giá bán mà không theo dõi phương thức giao hàng, doanh nghiệp rất dễ đánh giá sai lợi nhuận của từng đơn hàng.

 Bán tại kho

Bán tại kho thường có quy trình đơn giản nhất.

Khách đặt hàng, thanh toán hoặc xác nhận công nợ, kho xuất vật liệu và khách tự tổ chức phương tiện vận chuyển.

Doanh nghiệp thường không phát sinh nhiều chi phí giao hàng ngoài chi phí bốc xếp nội bộ nếu có.

Đối với loại đơn hàng này, kế toán cần đảm bảo phiếu xuất kho, hóa đơn và chứng từ thanh toán được liên kết với nhau.

 Giao theo từng chuyến

Khi doanh nghiệp giao vật liệu đến công trình, mỗi chuyến xe nên được theo dõi riêng.

Một chuyến giao cần có thông tin như ngày giao, biển số xe, tài xế, số lượng hàng, địa điểm giao và người nhận.

Nếu doanh nghiệp có nhiều chuyến trong ngày, việc lập mã chuyến hoặc số phiếu giao hàng giúp đối chiếu dễ dàng hơn giữa kho, vận tải và kế toán.

 Giao nhiều lần cho một hợp đồng

Hợp đồng lớn thường không thể giao toàn bộ vật liệu trong một lần.

Doanh nghiệp có thể giao hàng trong nhiều ngày hoặc nhiều tháng tùy tiến độ công trình.

Kế toán nên theo dõi tổng khối lượng theo hợp đồng, khối lượng đã giao, khối lượng còn lại, giá trị đã lập hóa đơn và số tiền đã thu.

Cách quản lý này giúp tránh tình trạng giao vượt hợp đồng hoặc bỏ sót khối lượng chưa thanh toán.

 Giao hàng có bốc xếp

Nếu doanh nghiệp chịu trách nhiệm bốc xếp, chi phí này cần được ghi nhận để xác định đúng lợi nhuận đơn hàng.

Chi phí có thể bao gồm tiền công nhân viên bốc xếp, thuê ngoài, thiết bị nâng hạ hoặc khoản chi theo từng chuyến.

Nếu doanh nghiệp báo giá “đã bao gồm bốc xếp”, phần chi phí này vẫn cần được theo dõi nội bộ để biết biên lợi nhuận thực tế.

 Giao hàng có cắt hoặc gia công

Đối với sắt thép, khách hàng có thể yêu cầu cắt theo kích thước, chấn, khoan hoặc gia công trước khi giao.

Khi đó đơn hàng không còn đơn thuần là bán hàng hóa.

Kế toán cần theo dõi chi phí gia công, hao hụt vật liệu, nhân công và phần phế liệu phát sinh. Nếu có thuê đơn vị bên ngoài thực hiện, chứng từ chi phí cũng cần được tập hợp theo từng đơn hoặc từng lô.

Việc tách riêng giúp doanh nghiệp biết phí gia công đang được thu đủ để bù chi phí hay không.

 Công ty có xe tải riêng cần tách chi phí vận chuyển thành một “trung tâm chi phí”

Khi doanh nghiệp vật liệu xây dựng tự đầu tư xe tải để giao hàng, chi phí vận chuyển không còn là một khoản nhỏ đi kèm hoạt động bán hàng.

Xe tải phát sinh nhiên liệu, lương tài xế, khấu hao, sửa chữa, phí đường bộ và nhiều chi phí khác. Nếu tất cả được đưa chung vào chi phí doanh nghiệp mà không theo dõi riêng, người quản lý sẽ không biết hoạt động vận chuyển đang hiệu quả hay đang làm giảm lợi nhuận.

Một phương pháp phù hợp là xem đội xe như một “trung tâm chi phí” riêng và tập hợp toàn bộ chi phí liên quan.

 Nhiên liệu

Nhiên liệu thường là khoản chi lớn nhất của đội xe.

Doanh nghiệp nên theo dõi nhiên liệu theo từng xe, từng tháng và nếu có thể theo từng chuyến.

Các chỉ tiêu như số kilomet di chuyển, số lít nhiên liệu tiêu thụ và mức tiêu hao trung bình giúp phát hiện những xe có mức sử dụng bất thường.

Nếu chỉ tập hợp tổng tiền xăng dầu mà không gắn với phương tiện, doanh nghiệp rất khó kiểm soát.

 Lương lái xe

Chi phí nhân sự cần bao gồm lương chính, phụ cấp, làm thêm giờ hoặc các khoản trả theo chuyến nếu doanh nghiệp áp dụng.

Trường hợp một tài xế phục vụ nhiều xe hoặc nhiều loại hoạt động, kế toán có thể phân bổ chi phí theo số chuyến hoặc ngày làm việc.

Tách chi phí lái xe giúp doanh nghiệp tính được chi phí vận chuyển đầy đủ thay vì chỉ nhìn vào tiền nhiên liệu.

 Khấu hao

Xe tải là tài sản có giá trị lớn và được sử dụng trong nhiều năm.

Vì vậy, chi phí vận chuyển phải tính đến phần khấu hao của phương tiện.

Nếu doanh nghiệp bỏ qua khấu hao khi tính giá giao hàng, mức phí vận chuyển có thể nhìn có vẻ có lãi trong ngắn hạn nhưng thực tế không đủ bù chi phí đầu tư phương tiện.

 Sửa chữa

Chi phí sửa chữa có thể phát sinh không đều giữa các tháng nhưng ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí vận tải.

Doanh nghiệp nên theo dõi riêng chi phí bảo dưỡng định kỳ, thay lốp, sửa động cơ, thay phụ tùng và các khoản sửa chữa bất thường của từng xe.

Báo cáo này còn giúp người quản lý đánh giá xe nào đang có chi phí bảo trì quá cao và cần cân nhắc thay thế.

 Phí đường bộ

Ngoài nhiên liệu, xe tải còn có thể phát sinh phí cầu đường, bến bãi, đăng kiểm và các khoản chi phục vụ hoạt động vận chuyển.

Những khoản chi nhỏ nếu phát sinh thường xuyên sẽ tạo thành chi phí đáng kể.

Do đó, doanh nghiệp nên quy định rõ chứng từ và quy trình thanh toán để vừa kiểm soát chi phí vừa phục vụ công tác kế toán.

 Chi phí trên từng chuyến

Mục tiêu cuối cùng của việc tách trung tâm chi phí vận chuyển là xác định được một chuyến giao hàng thực tế tốn bao nhiêu tiền.

Chi phí mỗi chuyến có thể bao gồm nhiên liệu, tài xế, cầu đường, bốc xếp và phần phân bổ khấu hao, sửa chữa.

Khi có dữ liệu này, doanh nghiệp có thể so sánh chi phí vận chuyển với khoản phí thu của khách hàng.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp thu khách 800.000 đồng tiền giao hàng nhưng tổng chi phí thực tế của chuyến xe là 1.100.000 đồng thì đơn hàng đang bị giảm lợi nhuận 300.000 đồng từ khâu vận chuyển.

Theo dõi chi phí từng chuyến giúp doanh nghiệp xây dựng bảng giá giao hàng hợp lý, lựa chọn giữa xe nội bộ và thuê ngoài, đồng thời đánh giá chính xác lợi nhuận của từng đơn hàng vật liệu xây dựng.

 Công ty vừa bán vật liệu vừa gia công phải tách doanh thu và chi phí rõ ràng

Nhiều doanh nghiệp vật liệu xây dựng không chỉ bán hàng nguyên trạng mà còn thực hiện thêm các công đoạn gia công theo yêu cầu của khách hàng. Ví dụ, doanh nghiệp thép có thể cắt, chấn, uốn, mạ hoặc gia công theo kích thước; doanh nghiệp đá có thể cắt, mài, đánh bóng; doanh nghiệp nhôm kính có thể gia công thành bộ cửa hoàn chỉnh trước khi giao.

Khi mô hình kinh doanh có cả hoạt động bán hàng và gia công, kế toán cần tách rõ phần doanh thu từ vật liệu và phần doanh thu từ dịch vụ gia công. Đồng thời, các khoản chi phí phát sinh cũng phải được phân loại đúng để xác định chính xác giá vốn, lợi nhuận và hiệu quả của từng đơn hàng.

Nếu doanh nghiệp gộp toàn bộ vào một khoản doanh thu chung, ban lãnh đạo sẽ khó biết lợi nhuận thực tế đến từ việc bán vật liệu hay từ công đoạn gia công.

 Tiền vật liệu

Tiền vật liệu là phần giá trị hàng hóa hoặc nguyên liệu doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng.

Ví dụ, khách đặt gia công 2 tấn thép theo kích thước riêng. Nếu doanh nghiệp vừa cung cấp thép vừa thực hiện cắt và chấn theo yêu cầu thì cần xác định rõ phần giá trị thép và phần tiền gia công.

Việc tách riêng tiền vật liệu giúp kế toán xác định được doanh thu thương mại, giá vốn hàng hóa và biên lợi nhuận từ hoạt động bán vật liệu.

Đối với những đơn hàng có giá vật liệu biến động mạnh, việc tách riêng càng quan trọng vì doanh nghiệp có thể đánh giá được ảnh hưởng của biến động giá đầu vào đến lợi nhuận thực tế.

 Tiền công

Tiền công là khoản doanh thu phát sinh từ hoạt động gia công, xử lý hoặc hoàn thiện vật liệu theo yêu cầu của khách hàng.

Các khoản này có thể bao gồm tiền cắt thép, uốn thép, chấn tôn, cắt đá, đánh bóng, gia công cửa nhôm kính hoặc các công đoạn kỹ thuật khác.

Doanh nghiệp nên quy định rõ đơn giá gia công theo từng loại dịch vụ, chẳng hạn tính theo kilogram, mét dài, mét vuông, số lượng sản phẩm hoặc theo từng đơn hàng.

Nếu tiền công được gộp chung với giá vật liệu, kế toán sẽ khó xác định biên lợi nhuận của hoạt động gia công và khó kiểm soát chi phí nhân công, máy móc tương ứng.

 Chi phí máy móc

Hoạt động gia công thường sử dụng các loại máy như máy cắt, máy chấn, máy uốn, máy mài, máy hàn hoặc các thiết bị chuyên dụng khác.

Chi phí liên quan đến máy móc có thể bao gồm khấu hao thiết bị, điện năng, chi phí sửa chữa, bảo trì, vật tư phụ và công cụ phục vụ sản xuất.

Kế toán cần có phương pháp phân bổ hợp lý các khoản này vào hoạt động gia công.

Ví dụ, một máy cắt được sử dụng cho nhiều đơn hàng trong tháng thì chi phí khấu hao và vận hành có thể được phân bổ theo số giờ máy hoạt động, khối lượng vật liệu gia công hoặc tiêu thức phù hợp khác.

 Hao hụt

Gia công vật liệu thường phát sinh hao hụt tự nhiên hoặc hao hụt kỹ thuật.

Khi cắt thép có thể phát sinh phần đầu thừa, đoạn ngắn hoặc phần bị loại bỏ. Khi cắt đá hoặc gạch có thể phát sinh mảnh vỡ. Khi gia công nhôm kính cũng có thể xuất hiện phần vật liệu không thể sử dụng cho sản phẩm chính.

Doanh nghiệp nên xây dựng định mức hao hụt phù hợp cho từng công đoạn.

Nếu hao hụt thực tế cao hơn đáng kể so với định mức, cần kiểm tra nguyên nhân để xác định có phải do chất lượng vật liệu, kỹ thuật gia công, máy móc hay quản lý sản xuất chưa tốt.

 Phế liệu thu hồi

Phế liệu phát sinh sau gia công không nên bị bỏ qua trong hệ thống kế toán.

Các đoạn thép thừa, nhôm vụn, đồng vụn, kính hoặc vật liệu còn giá trị có thể được thu hồi và bán lại hoặc sử dụng cho đơn hàng khác.

Doanh nghiệp cần có quy trình ghi nhận số lượng phế liệu thu hồi, nơi lưu giữ và phương án xử lý.

Việc theo dõi phế liệu giúp hạn chế thất thoát và đồng thời phản ánh chính xác hơn chi phí thực tế của hoạt động gia công.

Nếu phế liệu có giá trị lớn nhưng không được quản lý, doanh nghiệp có thể mất một nguồn tài sản đáng kể mà sổ kế toán không thể hiện.

 Nhân công trực tiếp

Nhân công trực tiếp là một trong những chi phí quan trọng của hoạt động gia công.

Doanh nghiệp cần xác định những nhân sự trực tiếp tham gia cắt, hàn, mài, lắp ráp hoặc xử lý sản phẩm để phân bổ chi phí phù hợp.

Các khoản có thể bao gồm tiền lương, phụ cấp và các khoản liên quan đến người lao động theo chính sách doanh nghiệp và quy định áp dụng.

Nếu một nhân viên làm việc cho nhiều đơn hàng hoặc nhiều công đoạn, doanh nghiệp có thể sử dụng bảng chấm công, giờ công hoặc định mức để phân bổ.

Việc theo dõi nhân công trực tiếp giúp xác định chính xác giá thành gia công và tránh tình trạng báo giá thấp hơn chi phí thực tế.

 Kế toán trọn gói không nên chờ đến cuối quý mới kiểm tra hóa đơn

Một trong những sai lầm phổ biến khi sử dụng dịch vụ kế toán là doanh nghiệp chỉ tập hợp toàn bộ hóa đơn và chứng từ vào cuối tháng hoặc cuối quý rồi mới chuyển cho kế toán.

Cách làm này khiến những sai sót trên hóa đơn được phát hiện quá muộn. Khi đó, việc liên hệ nhà cung cấp để xử lý có thể khó khăn hơn, đặc biệt nếu hóa đơn đã được kê khai hoặc các bên đã khóa sổ nội bộ.

Đối với doanh nghiệp vật liệu xây dựng có số lượng giao dịch lớn, hóa đơn cần được kiểm tra thường xuyên ngay trong quá trình phát sinh.

 Kiểm tra hóa đơn đầu vào ngay khi nhận

Ngay khi nhận hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp nên kiểm tra các thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, mã số thuế, nội dung hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng tiền.

Đồng thời cần đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng, phiếu nhập kho hoặc chứng từ giao hàng.

Ví dụ, nhà cung cấp thực tế giao 20 tấn thép nhưng hóa đơn chỉ ghi 18 tấn thì cần xử lý ngay.

Nếu chờ đến cuối quý mới phát hiện, việc xác định lại số lượng và trách nhiệm giữa các bên sẽ phức tạp hơn.

 Kiểm tra hóa đơn đầu ra trước khi kê khai

Hóa đơn bán ra cũng cần được kiểm tra trước khi đưa vào dữ liệu kê khai.

Kế toán phải đối chiếu tên khách hàng, mã số thuế, loại hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền và thông tin liên quan đến giao dịch.

Đặc biệt với các đơn hàng giao nhiều lần, cần kiểm tra hóa đơn có phù hợp với chứng từ giao nhận thực tế hay không.

Việc kiểm tra sớm giúp hạn chế sai sót phải điều chỉnh về sau.

 Xử lý hóa đơn sai

Khi phát hiện hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp cần xác định đúng loại sai và thực hiện phương án xử lý theo quy định áp dụng tại thời điểm phát sinh.

Không nên tự ý sửa dữ liệu nội bộ mà bỏ qua hóa đơn điện tử đã phát hành.

Kế toán cần lưu đầy đủ hồ sơ liên quan đến việc xử lý để sau này có thể giải trình được nguyên nhân, thời điểm và nội dung thay đổi.

 Theo dõi hóa đơn điều chỉnh

Các hóa đơn điều chỉnh cần được theo dõi riêng thay vì chỉ nhập chung vào dữ liệu kế toán.

Doanh nghiệp nên ghi rõ hóa đơn nào được điều chỉnh, lý do điều chỉnh, giá trị trước và sau điều chỉnh và thời điểm xử lý.

Điều này đặc biệt quan trọng với các đơn hàng vật liệu có giá trị lớn.

Nếu không theo dõi riêng, kế toán có thể ghi nhận trùng doanh thu, trùng chi phí hoặc làm sai công nợ.

 Đối chiếu hóa đơn với phiếu giao hàng

Hóa đơn và chứng từ giao hàng phải có mối liên hệ với nhau.

Đối với doanh nghiệp vật liệu xây dựng, phiếu giao hàng thường phản ánh chính xác số lượng thực tế mà khách đã nhận.

Kế toán cần đối chiếu số lượng, loại hàng và thời điểm giao với hóa đơn tương ứng.

Trường hợp một hóa đơn liên quan đến nhiều lần giao hàng, nên lưu kèm toàn bộ chứng từ giao nhận để có thể kiểm tra lại khi cần.

 Thuế GTGT chỉ an toàn khi hồ sơ đầu vào được kiểm soát từ đầu

Đối với doanh nghiệp vật liệu xây dựng, hóa đơn đầu vào thường có giá trị lớn vì liên quan đến hàng hóa, vận chuyển, thuê kho, gia công và nhiều dịch vụ hỗ trợ khác.

Do đó, việc quản lý hồ sơ đầu vào có ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của thuế giá trị gia tăng.

Không nên chỉ quan tâm đến việc có hóa đơn hay chưa. Kế toán cần xem xét cả tính hợp lý của giao dịch, chứng từ đi kèm và mối liên hệ giữa hóa đơn với hoạt động kinh doanh thực tế.

 Hóa đơn mua hàng

Hóa đơn mua vật liệu là nhóm chứng từ đầu vào quan trọng nhất.

Kế toán cần đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hoặc chứng từ liên quan.

Đối với hàng giao thẳng đến công trình, cần có hồ sơ chứng minh hàng thực tế được giao cho khách hàng theo đúng giao dịch.

Nếu chỉ có hóa đơn mua hàng nhưng không có thông tin về việc hàng được nhận hoặc sử dụng như thế nào, hồ sơ kế toán sẽ thiếu tính liên kết.

 Chứng từ thanh toán

Chứng từ thanh toán phải được lưu và đối chiếu với từng hóa đơn hoặc từng nhà cung cấp.

Các giao dịch chuyển khoản nên có nội dung thanh toán rõ ràng để dễ kiểm tra.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể ghi nội dung thanh toán theo số hóa đơn, số hợp đồng hoặc mã đơn hàng.

Cách làm này giúp kế toán dễ xác định khoản tiền nào đang thanh toán cho giao dịch nào và hạn chế tình trạng chuyển tiền nhưng không biết phải cấn trừ vào công nợ nào.

 Hóa đơn vận chuyển

Chi phí vận chuyển thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong kinh doanh vật liệu xây dựng.

Doanh nghiệp cần lưu hóa đơn vận chuyển cùng với các chứng từ liên quan đến lô hàng.

Nếu một chuyến xe vận chuyển nhiều loại vật liệu, kế toán có thể cần phân bổ chi phí theo trọng lượng, giá trị, thể tích hoặc tiêu thức phù hợp.

Việc theo dõi đầy đủ giúp xác định đúng giá vốn thực tế của hàng hóa.

 Hóa đơn thuê kho

Doanh nghiệp sử dụng kho thuê cần lưu đầy đủ hồ sơ liên quan đến chi phí thuê.

Ngoài hóa đơn, có thể cần theo dõi hợp đồng thuê, thời gian thuê và chứng từ thanh toán.

Nếu có nhiều kho phục vụ các nhóm hàng hoặc khu vực khác nhau, doanh nghiệp có thể phân bổ chi phí thuê kho theo từng bộ phận hoặc nhóm hoạt động để phục vụ báo cáo quản trị.

 Hóa đơn dịch vụ gia công

Khi doanh nghiệp thuê đơn vị bên ngoài thực hiện cắt, uốn, mạ, sơn, đánh bóng hoặc các công đoạn gia công khác, hóa đơn dịch vụ cần được gắn với lô hàng hoặc đơn hàng tương ứng.

Ví dụ, một lô thép được chuyển sang cơ sở khác để mạ trước khi giao khách thì chi phí gia công cần được xác định rõ thuộc về lô hàng nào.

Nếu kế toán chỉ ghi toàn bộ chi phí gia công vào chi phí chung, giá vốn của từng đơn hàng có thể không phản ánh đúng thực tế.

 Thuế thu nhập doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng sổ giá vốn

Đối với doanh nghiệp vật liệu xây dựng, doanh thu thường có giá trị lớn nhưng biên lợi nhuận của nhiều mặt hàng không cao. Vì vậy, chỉ cần giá vốn bị ghi nhận sai một tỷ lệ nhỏ cũng có thể làm lợi nhuận kế toán thay đổi đáng kể.

Một hệ thống giá vốn tốt cần phản ánh được giá mua, chi phí trực tiếp liên quan, biến động tồn kho và các khoản hao hụt phù hợp.

Nếu sổ kho và sổ giá vốn không đáng tin cậy, việc xác định kết quả kinh doanh cũng sẽ thiếu chính xác.

 Chi phí được tính vào giá vốn

Giá vốn hàng hóa không nên được hiểu đơn giản là giá trên hóa đơn mua vào.

Tùy từng giao dịch, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí vận chuyển, bốc xếp, gia công và các khoản trực tiếp liên quan đến việc đưa hàng hóa về trạng thái và địa điểm cần thiết.

Kế toán cần xác định đúng khoản nào được đưa vào giá trị hàng hóa và khoản nào phải ghi nhận ở nhóm chi phí khác theo chế độ kế toán và quy định áp dụng.

Việc phân loại sai sẽ làm méo biên lợi nhuận của từng mặt hàng.

 Chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là những khoản phát sinh liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa.

Trong doanh nghiệp vật liệu xây dựng, có thể phát sinh chi phí giao hàng cho khách, lương nhân viên kinh doanh, hoa hồng, chi phí quảng cáo, chi phí showroom hoặc các khoản hỗ trợ bán hàng.

Kế toán cần phân biệt các khoản này với giá vốn.

Nếu đưa toàn bộ chi phí bán hàng vào giá vốn, báo cáo lợi nhuận gộp sẽ không còn phản ánh đúng hiệu quả thương mại của sản phẩm.

 Chi phí quản lý

Chi phí quản lý có thể bao gồm lương bộ phận hành chính, kế toán, văn phòng, phần mềm, điện nước văn phòng và các chi phí phục vụ quản trị chung.

Các khoản này cần được theo dõi riêng để doanh nghiệp biết chi phí vận hành bộ máy đang chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu.

Việc tách đúng chi phí quản lý cũng giúp chủ doanh nghiệp phân tích được nguyên nhân lợi nhuận giảm là do biên hàng hóa thấp hay do bộ máy vận hành quá lớn.

 Hao hụt

Hao hụt là vấn đề thường xuyên xuất hiện trong ngành vật liệu xây dựng.

Cát đá có thể hao hụt trong quá trình vận chuyển và lưu kho. Gạch có thể bị vỡ. Thép có thể phát sinh chênh lệch trọng lượng hoặc phần thừa sau gia công.

Doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế ghi nhận, kiểm kê và xác định nguyên nhân hao hụt.

Không nên đợi đến cuối năm mới phát hiện tồn kho thực tế thấp hơn số liệu trên phần mềm rồi điều chỉnh một lần với giá trị lớn.

 Hàng giảm giá trị

Một số loại vật liệu có thể giảm giá trị trong quá trình tồn kho.

Gạch, đá hoặc vật liệu trang trí có thể lỗi mẫu. Thép có thể bị gỉ nếu bảo quản không tốt. Xi măng có giới hạn về thời gian bảo quản. Một số thiết bị hoàn thiện có thể bị lỗi thời khi mẫu mới xuất hiện.

Kế toán và bộ phận kho nên lập danh sách hàng tồn lâu, hàng hư hỏng và hàng có giá bán thực tế giảm.

Việc này giúp doanh nghiệp có cơ sở đánh giá lại chất lượng hàng tồn kho thay vì tiếp tục để giá trị cao trên sổ sách.

 Công nợ khó đòi

Công nợ khó thu hồi cũng có thể ảnh hưởng đáng kể đến kết quả kinh doanh thực tế.

Doanh nghiệp có thể đã ghi nhận doanh thu và lợi nhuận nhưng khách hàng chậm thanh toán trong thời gian dài hoặc mất khả năng thanh toán.

Vì vậy, ngoài báo cáo giá vốn, kế toán cần theo dõi tuổi nợ và đánh giá chất lượng các khoản phải thu.

Các khoản nợ quá hạn lâu cần được tách riêng để ban lãnh đạo có phương án thu hồi, đối chiếu, xử lý và xem xét các vấn đề kế toán, thuế liên quan theo quy định.

Một doanh nghiệp có lợi nhuận kế toán cao nhưng hàng tồn kho kém chất lượng và công nợ khó thu lớn vẫn có thể gặp áp lực dòng tiền nghiêm trọng. Vì vậy, chất lượng của sổ giá vốn, tồn kho và công nợ phải được kiểm soát đồng thời.

 Kế toán lương của công ty vật liệu phải bao phủ cả đội ngũ ngoài văn phòng

Doanh nghiệp vật liệu xây dựng thường có cơ cấu nhân sự khá khác so với công ty dịch vụ thông thường. Ngoài nhân viên văn phòng còn có đội ngũ bán hàng, thủ kho, tài xế, bốc xếp, gia công và điều phối giao nhận. Mỗi nhóm có cách tính lương, phụ cấp, thưởng và đánh giá hiệu quả khác nhau.

Nếu kế toán chỉ xây bảng lương theo mức cố định hàng tháng thì rất khó phản ánh đúng chi phí lao động thực tế. Doanh nghiệp cần thiết kế cơ chế chấm công, tính lương và phân bổ chi phí phù hợp với từng vị trí.

Quan trọng hơn, chi phí nhân sự không nên chỉ được xem là tổng quỹ lương. Kế toán quản trị cần biết bộ phận nào đang tạo ra doanh thu, bộ phận nào phục vụ kho, bộ phận nào liên quan trực tiếp đến vận chuyển và chi phí của từng nhóm đang ảnh hưởng thế nào đến lợi nhuận.

 Nhân viên bán hàng

Nhân viên bán hàng thường có cơ cấu thu nhập gồm lương cố định và phần thưởng theo kết quả kinh doanh.

Doanh nghiệp có thể áp dụng:

Lương cơ bản.

Phụ cấp điện thoại.

Phụ cấp đi lại.

Hoa hồng doanh số.

Hoa hồng lợi nhuận.

Thưởng khách hàng mới.

Thưởng thu hồi công nợ.

Thưởng vượt chỉ tiêu.

Tuy nhiên, nếu chỉ thưởng theo doanh số thì nhân viên có thể tập trung bán thật nhiều mà không quan tâm đến biên lợi nhuận hoặc khả năng thu tiền.

Ví dụ, nhân viên A bán được 2 tỷ đồng nhưng phải giảm giá sâu và khách nợ 90 ngày. Nhân viên B chỉ bán 1,5 tỷ đồng nhưng giữ được biên lợi nhuận cao và thu tiền trong 15 ngày. Nếu chỉ dựa vào doanh thu thì kết quả đánh giá sẽ không phản ánh đúng hiệu quả.

Do đó cơ chế thưởng nên kết hợp doanh số, lợi nhuận và chất lượng công nợ.

 Thủ kho

Thủ kho chịu trách nhiệm trực tiếp với hàng hóa có giá trị lớn nên cách đánh giá không nên chỉ dựa vào ngày công.

Các tiêu chí có thể gồm:

Độ chính xác nhập kho.

Độ chính xác xuất kho.

Tỷ lệ chênh lệch kiểm kê.

Tỷ lệ hàng vỡ, hỏng.

Thời gian xử lý đơn xuất.

Việc sắp xếp kho.

Tỷ lệ chứng từ hoàn thiện đúng hạn.

Doanh nghiệp cũng cần xác định rõ trách nhiệm khi phát sinh chênh lệch.

Không nên mặc định mọi thiếu hụt đều do thủ kho. Trước khi xử lý phải kiểm tra nguyên nhân như sai đơn vị tính, xuất hàng chưa ghi nhận, hàng trả lại chưa nhập hoặc chứng từ được nhập sai.

 Lái xe

Lương lái xe có thể bao gồm lương cố định và khoản tính theo chuyến hoặc quãng đường.

Một số khoản thường gặp:

Lương tháng.

Tiền chuyến.

Phụ cấp ăn uống.

Phụ cấp đường dài.

Tăng ca.

Tiền lưu đêm.

Thưởng tiết kiệm nhiên liệu.

Doanh nghiệp nên liên kết dữ liệu lương tài xế với nhật ký xe và đơn giao hàng.

Ví dụ, nếu tài xế được trả tiền theo chuyến thì mỗi chuyến phải có mã đơn hàng hoặc mã công trình tương ứng. Nhờ đó kế toán có thể phân bổ chi phí nhân sự vận chuyển về đúng khách hàng thay vì ghi toàn bộ vào một khoản chung.

 Nhân công bốc xếp

Chi phí bốc xếp trong ngành vật liệu xây dựng có thể phát sinh thường xuyên do đặc điểm hàng nặng, cồng kềnh hoặc cần nhiều nhân công.

Doanh nghiệp có thể trả:

Lương ngày.

Lương tháng.

Tiền theo tấn.

Tiền theo chuyến.

Tiền theo số lượng hàng.

Tiền tăng ca.

Nếu thuê nhân công ngoài, kế toán cũng cần lưu đầy đủ hồ sơ và chứng từ phù hợp.

Đối với quản trị nội bộ, chi phí bốc xếp nên được phân biệt giữa:

Bốc hàng nhập kho.

Bốc hàng xuất kho.

Bốc tại công trình.

Bốc lại do khách thay đổi vị trí giao.

Việc phân loại giúp doanh nghiệp biết khoản nào thuộc quá trình mua hàng và khoản nào phát sinh từ hoạt động bán hàng.

 Nhân viên gia công

Một số doanh nghiệp vật liệu có thêm hoạt động cắt thép, uốn thép, cắt kính, gia công nhôm, pha màu sơn hoặc xử lý vật liệu theo yêu cầu khách hàng.

Nhân viên gia công có thể được tính lương theo:

Thời gian làm việc.

Số sản phẩm.

Khối lượng gia công.

Đơn hàng hoàn thành.

Doanh nghiệp cần tách chi phí lao động gia công khỏi lương bán hàng hoặc quản lý.

Nếu đơn hàng có dịch vụ gia công riêng, chi phí nhân công nên được tập hợp để xác định chính xác lợi nhuận của dịch vụ đó.

 Điều phối giao nhận

Điều phối giao nhận là vị trí quan trọng khi doanh nghiệp có nhiều xe và nhiều công trình giao cùng lúc.

Nhân viên này thường chịu trách nhiệm:

Xếp lịch xe.

Phối hợp với kho.

Liên hệ khách hàng.

Theo dõi tình trạng giao.

Xử lý thay đổi địa điểm.

Theo dõi chứng từ giao nhận.

Kiểm soát xe quay về.

Chi phí lương điều phối có thể được xem là một phần chi phí logistics nội bộ và cần được phản ánh khi doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của bộ phận vận chuyển.

 Tồn kho quá cao

Doanh nghiệp có thể nhập hàng số lượng lớn để được giá tốt hoặc dự đoán giá thị trường tăng.

Tuy nhiên, mỗi lô hàng tồn kho đều giữ một lượng tiền của doanh nghiệp.

Ví dụ doanh nghiệp đang có 12 tỷ đồng hàng tồn nhưng chỉ bán được khoảng 4 tỷ đồng giá vốn mỗi tháng. Điều đó có nghĩa lượng tồn tương đương khoảng ba tháng tiêu thụ.

Nếu một phần trong đó là hàng chậm bán thì vốn sẽ tiếp tục bị khóa.

Doanh nghiệp cần xác định mức tồn tối thiểu, tối đa và tồn an toàn cho từng nhóm hàng.

 Công nợ kéo dài

Doanh nghiệp bán được hàng nhưng chưa thu được tiền vẫn phải tiếp tục trả nhà cung cấp.

Ví dụ:

Khách hàng thanh toán sau 90 ngày.

Nhà cung cấp yêu cầu thanh toán sau 30 ngày.

Khoảng chênh 60 ngày phải được doanh nghiệp tự tài trợ.

Khi doanh số càng tăng, nhu cầu vốn lưu động càng lớn.

Nếu không kiểm soát hạn mức công nợ, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng “càng bán càng thiếu tiền”.

Biên lợi nhuận thấp

Một doanh nghiệp có doanh thu 20 tỷ đồng với biên lợi nhuận gộp 4% chỉ tạo khoảng 800 triệu đồng lợi nhuận gộp trước hàng loạt chi phí khác.

Nếu doanh nghiệp phải chi:

Lương.

Kho bãi.

Điện.

Vận chuyển.

Lãi vay.

Quản lý.

Chiết khấu.

Hao hụt.

thì phần lợi nhuận cuối cùng có thể rất nhỏ.

Doanh thu lớn vì vậy không thể được sử dụng một mình để đánh giá tình hình kinh doanh.

 Chi phí vận chuyển chưa được nhìn thấy

Một nguyên nhân khác là chi phí vận chuyển bị phân tán trong nhiều tài khoản hoặc chưa được phân bổ về từng đơn.

Xe của doanh nghiệp vẫn phải:

Đổ nhiên liệu.

Trả lương lái xe.

Khấu hao.

Thay lốp.

Sửa chữa.

Trả phí đường bộ.

Nếu doanh nghiệp liên tục miễn phí giao hàng nhưng không tính khoản này vào lợi nhuận từng đơn, báo cáo sẽ thể hiện kết quả tốt hơn thực tế.

Cần dựng lại dòng tiền

Để xử lý tình trạng này, kế toán cần dựng lại dòng tiền theo chu trình:

Tiền trả nhà cung cấp.

→ Hàng nhập kho.

→ Hàng tồn.

→ Hàng bán.

→ Công nợ.

→ Tiền thu về.

Sau đó xác định tiền đang bị giữ nhiều nhất ở khâu nào.

Nếu nằm trong tồn kho thì phải giảm lượng nhập và xử lý hàng chậm.

Nếu nằm trong công nợ thì phải siết hạn mức và thu hồi nợ.

Nếu nằm trong chi phí vận chuyển thì phải điều chỉnh chính sách giao hàng.

Mục tiêu không phải chỉ tăng doanh thu mà phải rút ngắn thời gian từ lúc doanh nghiệp bỏ tiền mua hàng đến lúc tiền quay trở lại tài khoản.

 Case 2 – Công ty bị lệch kho giữa sổ sách và thực tế

Một tình huống khác rất phổ biến là phần mềm báo còn hàng nhưng khi kiểm kê lại không đủ, hoặc ngược lại kho thực tế có hàng nhưng phần mềm lại báo hết.

Chênh lệch kho thường không phải do một lỗi duy nhất mà phát sinh từ nhiều điểm nhỏ trong quy trình nhập – xuất – giao nhận.

Doanh nghiệp cần tìm nguyên nhân trước khi thực hiện điều chỉnh số liệu.

Sai mã hàng

Cùng một sản phẩm có thể bị tạo thành nhiều mã khác nhau.

Ví dụ:

Gạch A 60×60.

Gạch A 600×600.

Gạch A-6060.

Nếu nhân viên nhập một mã nhưng khi bán lại chọn mã khác, tổng tồn kho theo từng mã sẽ sai dù tổng số lượng vật lý có thể vẫn đúng.

Giải pháp là chuẩn hóa danh mục và hạn chế quyền tự tạo mã mới.

Sai đơn vị tính

Đây là lỗi rất phổ biến.

Ví dụ:

Nhập 100 thùng gạch.

Một thùng tương đương 1,44 m².

Nhân viên bán 14,4 m² nhưng hệ thống lại giảm 14,4 thùng.

Chỉ một vài giao dịch như vậy đã có thể làm tồn kho lệch lớn.

Doanh nghiệp phải thiết lập hệ số quy đổi thống nhất và không để người dùng tự sửa tùy từng đơn.

Hàng giao chưa xuất kho

Kho thực tế đã giao hàng cho khách nhưng nhân viên chưa hoàn tất phiếu xuất trên hệ thống.

Kết quả:

Kho vật lý đã giảm.

Phần mềm vẫn còn hàng.

Khi nhân viên kinh doanh xem tồn kho, họ có thể tiếp tục bán lượng hàng thực tế không còn.

Doanh nghiệp nên quy định rõ rằng một chuyến hàng chỉ được rời kho khi đã có lệnh xuất hoặc chứng từ tương ứng trên hệ thống.

 Hàng trả lại chưa nhập

Chiều ngược lại cũng thường xảy ra.

Khách trả lại hàng và kho đã nhận nhưng chứng từ nhập hàng trả lại chưa được lập.

Khi đó hàng thực tế tăng nhưng phần mềm không tăng.

Ngoài số lượng, cần kiểm tra chất lượng hàng trả.

Ví dụ gạch khác lô màu, hàng đã bóc bao bì hoặc thép bị biến dạng có thể không được nhập lại trạng thái hàng bán bình thường.

 Hao hụt chưa xử lý

Vật liệu có thể hao hụt trong quá trình vận chuyển, bốc xếp và bảo quản.

Các tình huống thường gặp:

Gạch vỡ.

Xi măng rách bao.

Thép thiếu cân.

Cát đá hao hụt.

Sơn hư hỏng.

Hàng bị mất.

Nếu kho biết có hao hụt nhưng kế toán không nhận thông tin để xử lý thì số liệu trên phần mềm sẽ ngày càng xa thực tế.

Doanh nghiệp nên lập quy trình:

Phát hiện chênh lệch.

Lập biên bản.

Xác định nguyên nhân.

Xác định trách nhiệm.

Phê duyệt xử lý.

Điều chỉnh dữ liệu.

Rút kinh nghiệm và sửa quy trình.

Không nên chọn cách đơn giản là kiểm kê cuối kỳ rồi điều chỉnh toàn bộ chênh lệch mà không tìm nguyên nhân. Nếu nguyên nhân hệ thống không được xử lý, kỳ sau chênh lệch sẽ tiếp tục lặp lại.

Case 3 – Công ty có nhiều khách nhà thầu nhưng nợ quá hạn ngày càng lớn

Doanh nghiệp vật liệu xây dựng bán hàng cho nhà thầu thường có doanh thu lớn nhưng dòng tiền lại chịu áp lực rất mạnh. Nguyên nhân là nhà thầu thường mua theo công trình, nhận hàng nhiều lần và thanh toán theo tiến độ. Nếu doanh nghiệp chỉ tập trung vào doanh số mà không kiểm soát công nợ, số tiền phải thu có thể tăng nhanh hơn cả lợi nhuận tạo ra.

Một doanh nghiệp có thể báo doanh thu hàng chục tỷ đồng mỗi tháng nhưng vẫn thiếu tiền trả nhà cung cấp nếu phần lớn doanh thu đang nằm ở các khoản phải thu chưa đến hạn hoặc đã quá hạn.

 Không có hạn mức nợ

Sai lầm phổ biến là cho khách hàng mua chịu mà không xác định hạn mức công nợ cụ thể.

Ví dụ, một nhà thầu ban đầu chỉ được mua chịu 300 triệu đồng nhưng sau nhiều lần giao hàng, dư nợ tăng lên 800 triệu đồng hoặc 1 tỷ đồng mà không có bước xét duyệt bổ sung.

Doanh nghiệp nên thiết lập hạn mức cho từng khách dựa trên lịch sử thanh toán, quy mô công trình, giá trị hợp đồng, năng lực tài chính và mức độ uy tín.

Khi dư nợ chạm ngưỡng, hệ thống bán hàng cần cảnh báo hoặc yêu cầu cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi tiếp tục xuất hàng.

 Không phân loại tuổi nợ

Chỉ biết tổng công nợ của khách hàng là chưa đủ.

Một khách nợ 500 triệu đồng trong 10 ngày hoàn toàn khác với một khách cũng nợ 500 triệu đồng nhưng đã quá hạn 120 ngày.

Kế toán nên phân loại công nợ theo các nhóm như chưa đến hạn, quá hạn dưới 30 ngày, từ 30 đến 60 ngày, từ 60 đến 90 ngày và trên 90 ngày.

Báo cáo tuổi nợ giúp doanh nghiệp nhìn thấy sớm những khoản có nguy cơ khó thu hồi thay vì chờ đến khi khách mất khả năng thanh toán mới xử lý.

###  Nhân viên kinh doanh tiếp tục bán chịu

Nhân viên kinh doanh thường được đánh giá bằng doanh số nên có xu hướng muốn tiếp tục bán hàng để giữ khách và đạt chỉ tiêu.

Nếu doanh nghiệp không có cơ chế kiểm soát, khách đang nợ quá hạn vẫn có thể tiếp tục đặt hàng và làm dư nợ tăng thêm.

Chính sách bán chịu cần được tích hợp vào quy trình duyệt đơn hàng. Khi khách đã vượt hạn mức hoặc có nợ quá hạn nghiêm trọng, đơn mới cần được chặn hoặc chuyển cấp quản lý phê duyệt.

Hoa hồng kinh doanh cũng có thể gắn một phần với khả năng thu tiền thay vì chỉ dựa trên doanh số xuất hàng.

###  Kế toán chưa có cảnh báo

Nếu kế toán chỉ lập báo cáo công nợ vào cuối tháng thì doanh nghiệp có thể phản ứng quá chậm.

Các khoản lớn hoặc nợ sắp đến hạn nên được theo dõi thường xuyên. Doanh nghiệp có thể thiết lập danh sách khách cần cảnh báo theo số tiền, số ngày quá hạn hoặc tỷ lệ dư nợ trên hạn mức.

Ví dụ, khách có dư nợ trên 500 triệu đồng và quá hạn trên 30 ngày có thể được đưa vào nhóm theo dõi đặc biệt.

Thông tin cảnh báo cần được chia sẻ cho kế toán, kinh doanh và người quản lý chứ không nên nằm riêng trong phòng kế toán.

###  Cần lập quy trình thu hồi công nợ

Quy trình thu hồi công nợ nên bắt đầu từ trước ngày đến hạn chứ không phải khi khách đã nợ quá lâu.

Doanh nghiệp có thể quy định nhắc thanh toán trước hạn, xác nhận công nợ khi đến hạn, liên hệ trực tiếp khi quá hạn và nâng cấp biện pháp xử lý theo từng mốc thời gian.

Đối với khoản nợ lớn, cần lưu đầy đủ hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu giao nhận, hóa đơn, biên bản đối chiếu công nợ và các trao đổi liên quan.

Một quy trình thu hồi tốt không chỉ giúp lấy lại tiền mà còn giúp doanh nghiệp quyết định khách nào có thể tiếp tục bán chịu và khách nào phải chuyển sang thanh toán trước.

##  Case 4 – Doanh nghiệp nhiều năm chỉ kê khai thuế nhưng không có sổ nội bộ chuẩn

Nhiều doanh nghiệp vật liệu xây dựng vẫn hoàn thành tờ khai thuế hàng tháng, quý và nộp báo cáo tài chính cuối năm nhưng hệ thống kế toán nội bộ lại không đủ để phục vụ quản trị.

Khi cần biết chính xác kho còn bao nhiêu, khách hàng nào đang nợ, mặt hàng nào có lãi hay tiền ngân hàng đang treo ở đâu thì không thể trả lời ngay.

Đây là dấu hiệu cho thấy kế toán đang tập trung vào nghĩa vụ kê khai nhưng chưa xây dựng được hệ thống sổ sách phản ánh đầy đủ hoạt động thực tế.

###  Kho không khớp

Tồn kho trên phần mềm có thể chênh lệch rất lớn so với kiểm kê thực tế.

Nguyên nhân thường đến từ xuất hàng chưa ghi nhận, nhập sai mã, quy đổi sai đơn vị tính, hàng vỡ chưa xử lý hoặc điều chuyển giữa các kho không đầy đủ chứng từ.

Nếu tình trạng kéo dài nhiều năm, rất khó điều chỉnh bằng một bút toán duy nhất.

Cần rà soát lại theo từng nhóm vật tư, xác định tồn đầu kỳ hợp lý và xây dựng lại dữ liệu nhập – xuất – tồn.

###  Công nợ không khớp

Sổ kế toán có thể ghi khách hàng còn nợ nhưng bộ phận kinh doanh lại cho rằng khách đã thanh toán.

Ngược lại, có khoản khách vẫn đang nợ nhưng trên sổ không còn số dư vì thanh toán đã được hạch toán nhầm khách hàng hoặc nhầm hóa đơn.

Doanh nghiệp cần đối chiếu công nợ trực tiếp với từng khách và nhà cung cấp, đặc biệt đối với các khoản lớn hoặc đã treo qua nhiều năm.

Những khoản không xác định được cần được bóc tách riêng để xử lý thay vì tiếp tục chuyển số dư sang năm sau.

###  Giá vốn không rõ

Nếu dữ liệu kho không chính xác thì giá vốn cũng khó chính xác.

Một số doanh nghiệp chỉ lấy tổng giá trị mua hàng làm căn cứ gần đúng mà chưa phân bổ đầy đủ chi phí vận chuyển, bốc xếp hoặc các khoản liên quan trực tiếp đến lô hàng.

Khi đó báo cáo lợi nhuận theo sản phẩm gần như không có giá trị quản trị.

Để làm lại sổ, doanh nghiệp cần xác định phương pháp tính giá xuất kho, chuẩn hóa dữ liệu đầu vào và thống nhất cách phân bổ chi phí mua hàng.

###  Ngân hàng treo lâu

Tài khoản ngân hàng trên sổ kế toán có thể xuất hiện nhiều khoản thu, chi chưa xác định đối tượng.

Ví dụ khách chuyển tiền nhưng kế toán chưa biết thanh toán cho hóa đơn nào, chủ doanh nghiệp chuyển tiền vào tài khoản nhưng chưa xác định bản chất hoặc khoản chi đã thực hiện nhưng chưa có chứng từ đầy đủ.

Nếu để treo qua nhiều kỳ, việc truy lại thông tin sẽ ngày càng khó.

Kế toán cần đối chiếu sao kê ngân hàng với sổ sách theo từng giao dịch và xử lý các khoản chưa rõ ngay trong kỳ.

###  Cần làm lại sổ trước khi quyết toán

Khi sổ sách đã sai lệch nhiều năm, doanh nghiệp không nên chờ đến sát thời điểm kiểm tra hoặc quyết toán mới bắt đầu rà soát.

Việc làm lại sổ nên được thực hiện theo trình tự: kiểm tra chứng từ, hóa đơn, ngân hàng, công nợ, tồn kho, giá vốn và sau đó mới xem lại báo cáo tài chính.

Mục tiêu không phải chỉ làm các số liệu “khớp” về mặt hình thức mà phải xây dựng lại một hệ thống có thể giải thích được nguồn gốc của từng con số.

##  Kế toán trọn gói vật liệu xây dựng nên bao gồm những phần việc nào?

Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp vật liệu xây dựng không nên chỉ dừng ở lập tờ khai thuế. Đặc thù của ngành nằm ở kho hàng lớn, nhiều đơn vị tính, chi phí vận chuyển cao và công nợ khách hàng kéo dài.

Vì vậy một gói kế toán đầy đủ cần kết nối chứng từ, thuế, kho, công nợ và giá vốn thành một hệ thống thống nhất.

###  Tiếp nhận chứng từ

Đầu tiên cần tổ chức cách tiếp nhận hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, phiếu nhập xuất, chứng từ ngân hàng, hợp đồng, bảng lương và các hồ sơ liên quan.

Chứng từ nên được phân loại theo kỳ và theo nhóm nghiệp vụ để dễ kiểm tra.

Những chứng từ thiếu hoặc có dấu hiệu bất thường cần được phản hồi sớm thay vì để dồn đến cuối quý hoặc cuối năm.

###  Hạch toán sổ sách

Mỗi nghiệp vụ phát sinh cần được ghi nhận đúng tài khoản, đúng đối tượng và đúng thời điểm.

Đối với ngành vật liệu xây dựng, kế toán nên chi tiết được ít nhất theo khách hàng, nhà cung cấp, mã hàng, kho và khi cần theo từng công trình.

Hạch toán càng chi tiết ngay từ đầu thì việc lập báo cáo quản trị và đối chiếu cuối kỳ càng thuận lợi.

###  Kê khai thuế

Kế toán cần tổng hợp dữ liệu để thực hiện các nghĩa vụ kê khai thuế theo quy định hiện hành.

Quan trọng hơn, số liệu khai thuế phải có khả năng đối chiếu với hóa đơn, doanh thu, ngân hàng và sổ kế toán.

Nếu số liệu kê khai được lập riêng nhưng không khớp với hệ thống nội bộ thì về lâu dài doanh nghiệp sẽ rất khó giải trình.

###  Quản lý kho

Kho là một trong những phần quan trọng nhất của kế toán vật liệu xây dựng.

Cần theo dõi nhập – xuất – tồn theo mã hàng, đơn vị tính và từng địa điểm kho. Với một số sản phẩm còn cần theo dõi lô hàng hoặc tình trạng chất lượng.

Cuối kỳ phải đối chiếu sổ kế toán với dữ liệu kho và kiểm kê thực tế.

###  Quản lý công nợ

Công nợ cần được theo dõi theo từng khách hàng, nhà cung cấp và từng công trình nếu có.

Ngoài số dư, doanh nghiệp cần biết thời hạn thanh toán và tuổi nợ.

Báo cáo công nợ tốt phải trả lời được ngay khách nào đang nợ, số tiền bao nhiêu, khoản nào đã quá hạn và khách nào đã vượt hạn mức tín dụng.

###  Tính giá vốn

Giá vốn phải phản ánh đầy đủ giá mua và các khoản chi trực tiếp liên quan đến việc đưa hàng về trạng thái, địa điểm cần thiết theo chính sách kế toán áp dụng.

Đối với vật liệu xây dựng, cần đặc biệt kiểm soát chi phí vận chuyển, bốc xếp, quy đổi đơn vị và phương pháp tính giá xuất kho.

Giá vốn chính xác là nền tảng để doanh nghiệp biết mặt hàng nào thực sự có lợi nhuận.

###  Lập báo cáo tài chính

Cuối kỳ kế toán cần tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính theo yêu cầu áp dụng đối với doanh nghiệp.

Trước khi lập báo cáo, nên đối chiếu toàn bộ các tài khoản trọng yếu như tiền, ngân hàng, phải thu, phải trả, hàng tồn kho, doanh thu và giá vốn.

Báo cáo tài chính chỉ thực sự có ý nghĩa khi số liệu nền phía sau đã được kiểm soát.

###  Hỗ trợ quyết toán

Dịch vụ kế toán trọn gói nên bao gồm việc chuẩn bị dữ liệu, hồ sơ và giải trình khi doanh nghiệp có yêu cầu kiểm tra hoặc quyết toán.

Trước thời điểm làm việc với cơ quan quản lý, cần rà soát lại những khu vực có rủi ro cao như doanh thu, hóa đơn, kho, giá vốn, công nợ và chi phí.

Việc chuẩn bị từ sớm giúp doanh nghiệp tránh tình trạng đến lúc cần giải trình mới bắt đầu tìm chứng từ.

##  Quy trình tiếp nhận nên bắt đầu bằng kiểm tra “sức khỏe kế toán”

Khi tiếp nhận kế toán cho một doanh nghiệp vật liệu xây dựng đang hoạt động, không nên lập tức tiếp tục hạch toán từ số liệu cũ.

Bước đầu tiên cần thực hiện là đánh giá tình trạng hiện tại của hệ thống. Có thể xem đây là một cuộc “khám sức khỏe kế toán” để biết phần nào đang đúng, phần nào đang lệch và phần nào cần xử lý trước.

###  Kiểm tra hóa đơn

Cần rà soát hóa đơn đầu vào, đầu ra và đối chiếu với dữ liệu kế toán.

Mục tiêu là xác định có hóa đơn nào bị bỏ sót, ghi nhận trùng, sai kỳ hoặc chưa có chứng từ liên quan hay không.

Đồng thời cần kiểm tra mối liên hệ giữa hóa đơn bán hàng và giao dịch thực tế.

###  Kiểm tra tồn kho

Tồn kho cần được kiểm tra cả trên sổ lẫn thực tế.

Nên xác định các mã đang âm, mã tồn quá lớn, hàng lâu không luân chuyển và các trường hợp khác biệt đơn vị tính.

Nếu có điều kiện, nên tổ chức kiểm kê để xây dựng một điểm dữ liệu đáng tin cậy trước khi tiếp tục vận hành.

###  Kiểm tra công nợ

Danh sách phải thu và phải trả cần được rà soát theo từng đối tượng.

Các số dư lâu năm, số âm bất thường hoặc khoản không xác định được nguồn gốc cần được đánh dấu riêng.

Đối với công nợ lớn, nên đối chiếu với khách hàng hoặc nhà cung cấp để xác nhận số liệu.

###  Kiểm tra ngân hàng

Sổ phụ ngân hàng cần được đối chiếu với tài khoản kế toán tương ứng.

Mọi khoản chênh lệch phải xác định được nguyên nhân.

Đặc biệt cần chú ý các giao dịch tiền vào chưa xác định khách hàng, khoản chuyển tiền nội bộ, khoản chủ doanh nghiệp nộp hoặc rút và các khoản chi thiếu chứng từ.

###  Kiểm tra giá vốn

Kế toán cần kiểm tra phương pháp doanh nghiệp đang sử dụng để xác định giá vốn.

Nếu biên lợi nhuận biến động mạnh giữa các tháng, cần xem lại dữ liệu đầu vào, phương pháp xuất kho và cách phân bổ chi phí mua hàng.

Một số sai lệch giá vốn có thể xuất phát từ lỗi kho chứ không phải từ cách hạch toán.

###  Kiểm tra báo cáo thuế đã nộp

Các tờ khai và báo cáo đã nộp cần được đối chiếu với sổ kế toán hiện có.

Nếu xuất hiện chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng trước khi tiếp tục kỳ mới.

Việc kiểm tra lịch sử kê khai giúp kế toán mới hiểu được những vấn đề nào đang tồn tại và tránh tiếp tục lặp lại cách xử lý cũ.

##  Những lỗi kế toán vật liệu xây dựng thường gặp nhất

Phần lớn sai sót trong ngành vật liệu xây dựng không đến từ một nghiệp vụ quá phức tạp mà từ việc dữ liệu giữa bán hàng, kho, kế toán và ngân hàng không được kiểm soát đồng bộ.

Một lỗi nhỏ nếu lặp lại hàng ngày có thể tạo thành chênh lệch rất lớn sau vài tháng.

###  Tồn kho âm

Tồn kho âm có thể xuất hiện khi hàng đã bán nhưng chứng từ nhập chưa được ghi nhận, sai mã hàng hoặc sai đơn vị tính.

Nếu chỉ xảy ra tạm thời và được xử lý ngay thì mức độ ảnh hưởng có thể hạn chế.

Nhưng nếu tồn kho âm kéo dài qua nhiều kỳ, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ dòng nhập – xuất của mã hàng đó.

###  Giá vốn bất thường

Giá vốn quá cao hoặc quá thấp so với doanh thu là dấu hiệu dữ liệu có vấn đề.

Nguyên nhân có thể là nhập sai giá, tính sai đơn vị, phân bổ sai chi phí vận chuyển hoặc xuất nhầm mã hàng.

Doanh nghiệp nên theo dõi tỷ suất lợi nhuận gộp theo từng nhóm hàng để phát hiện biến động sớm.

###  Công nợ treo lâu

Công nợ kéo dài nhiều năm nhưng không được xác nhận thường là dấu hiệu sổ sách chưa được kiểm soát.

Có khoản thực tế đã thanh toán nhưng chưa hạch toán, cũng có khoản thực sự khó thu hồi.

Không nên tiếp tục chuyển toàn bộ số dư sang năm sau mà không có bước rà soát.

###  Sai đơn vị tính

Một mặt hàng có thể nhập theo tấn nhưng bán theo kilogram hoặc nhập gạch theo thùng nhưng bán theo mét vuông.

Nếu hệ số quy đổi không được chuẩn hóa, chỉ cần một giao dịch nhập sai cũng có thể làm tồn kho sai gấp nhiều lần.

Doanh nghiệp nên thiết lập đơn vị cơ sở và hệ số quy đổi cố định cho từng mã hàng.

###  Không tách chi phí vận chuyển

Nếu toàn bộ chi phí vận chuyển được đưa chung vào chi phí kỳ mà không phân tích bản chất, doanh nghiệp có thể không nhìn được giá vốn thực tế của từng nhóm hàng.

Ngược lại, phân bổ tùy ý cũng làm giá vốn biến động bất hợp lý.

Cần xác định tiêu thức phù hợp và áp dụng nhất quán giữa các kỳ.

###  Không xử lý hàng hao hụt

Gạch vỡ, thép gỉ, xi măng hỏng hoặc vật liệu thất thoát nếu không được cập nhật kịp thời sẽ làm tồn kho trên sổ cao hơn thực tế.

Doanh nghiệp cần có quy trình ghi nhận hao hụt, biên bản xác nhận và xác định nguyên nhân.

Không nên chờ đến cuối năm mới điều chỉnh một lần vì khi đó gần như không thể truy được trách nhiệm cụ thể.

###  Sổ nội bộ và sổ thuế lệch nhau

Một số doanh nghiệp duy trì một bộ số liệu để quản lý bán hàng và một bộ số liệu khác phục vụ kế toán thuế nhưng không có cơ chế đối chiếu.

Khi chênh lệch ngày càng lớn, doanh nghiệp sẽ không biết bộ dữ liệu nào phản ánh đúng hoạt động thực tế.

Giải pháp không phải là tiếp tục duy trì hai hệ thống tách biệt mà cần xây dựng một nguồn dữ liệu gốc đủ chi tiết, sau đó xử lý kế toán và nghĩa vụ thuế dựa trên dữ liệu có thể kiểm tra, đối chiếu và giải trình được.

 Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ kế toán thuế đơn thuần sang kế toán trọn gói?

Ở giai đoạn mới thành lập hoặc quy mô còn nhỏ, nhiều doanh nghiệp vật liệu xây dựng chỉ cần một hệ thống kế toán tập trung vào hóa đơn, kê khai thuế và báo cáo tài chính. Tuy nhiên, khi số lượng giao dịch tăng, kho hàng mở rộng, công nợ ngày càng lớn và hoạt động vận chuyển trở nên phức tạp, kế toán thuế đơn thuần thường không còn đủ để chủ doanh nghiệp kiểm soát hoạt động kinh doanh.

Điểm khác biệt quan trọng là kế toán thuế chủ yếu giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ kê khai và lập báo cáo theo quy định, trong khi kế toán trọn gói cần kiểm soát đồng thời hóa đơn, kho, giá vốn, công nợ, ngân hàng, chi phí và báo cáo quản trị.

Doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang mô hình kế toán trọn gói khi bắt đầu xuất hiện những dấu hiệu dưới đây.

 Có nhiều kho

Một cửa hàng vật liệu có một kho duy nhất tương đối dễ quản lý. Nhưng khi doanh nghiệp mở thêm kho trung chuyển, kho tại cửa hàng, kho tại công trình hoặc nhiều địa điểm kinh doanh, việc quản lý hàng hóa trở nên phức tạp hơn rất nhiều.

Một mặt hàng có thể được nhập tại kho A, điều chuyển sang kho B rồi mới xuất cho khách. Nếu nghiệp vụ điều chuyển không được ghi nhận đầy đủ, phần mềm có thể báo kho A còn hàng trong khi hàng thực tế đã nằm tại kho B.

Khi có nhiều kho, doanh nghiệp cần theo dõi nhập – xuất – tồn theo từng địa điểm, kiểm soát phiếu chuyển kho và định kỳ đối chiếu tồn kho thực tế.

Đây là lúc kế toán không thể chỉ dựa vào tổng giá trị hàng tồn cuối tháng mà cần tham gia trực tiếp vào hệ thống quản trị kho.

 Có nhiều mã hàng

Ngành vật liệu xây dựng thường có số lượng mã hàng rất lớn.

Một doanh nghiệp kinh doanh gạch có thể có hàng trăm hoặc hàng nghìn mã khác nhau theo kích thước, màu sắc, bề mặt, thương hiệu và lô sản xuất. Doanh nghiệp thép lại phải phân biệt thép hộp, thép hình, thép ống, thép tấm, quy cách và độ dày.

Khi số lượng mã hàng tăng, nguy cơ tạo trùng mã, nhập sai đơn vị tính, xuất nhầm sản phẩm hoặc không xác định được đúng giá vốn cũng tăng theo.

Kế toán trọn gói lúc này phải tham gia vào việc chuẩn hóa danh mục hàng hóa và kiểm soát dữ liệu đầu vào thay vì chỉ nhận số liệu cuối kỳ để kê khai.

 Công nợ lớn

Bán vật liệu cho nhà thầu, đại lý và công trình thường đi kèm chính sách bán chịu.

Doanh thu có thể rất cao nhưng phần lớn tiền chưa thực sự về doanh nghiệp. Nếu không quản lý công nợ chặt, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng có lợi nhuận trên báo cáo nhưng thiếu tiền thanh toán nhà cung cấp.

Khi công nợ lớn, kế toán phải theo dõi chi tiết từng khách hàng, hóa đơn, hợp đồng, công trình, hạn thanh toán và tuổi nợ.

Báo cáo công nợ cần giúp chủ doanh nghiệp biết khách nào đang nợ, nợ bao nhiêu, khoản nào đã quá hạn và khách nào đang vượt hạn mức tín dụng đã được phê duyệt.

 Có đội xe riêng

Khi doanh nghiệp đầu tư xe tải để giao vật liệu, kế toán bắt đầu phải quản lý thêm một nhóm chi phí tương đối lớn.

Mỗi phương tiện có thể phát sinh nhiên liệu, lương tài xế, bảo hiểm, phí đường bộ, cầu đường, đăng kiểm, sửa chữa và khấu hao.

Nếu xe vừa giao hàng của doanh nghiệp vừa nhận vận chuyển thuê thì việc phân loại doanh thu và chi phí càng phức tạp.

Doanh nghiệp cần biết một chuyến giao hàng thực tế tốn bao nhiêu chi phí và việc tự sở hữu xe có hiệu quả hơn thuê vận tải bên ngoài hay không.

Những thông tin này gần như không thể có nếu kế toán chỉ tập trung vào kê khai thuế.

 Có gia công

Một số doanh nghiệp vật liệu không chỉ mua và bán nguyên trạng mà còn phát sinh hoạt động gia công.

Ví dụ, thép được cắt theo kích thước, gia công bản mã, uốn hoặc xử lý theo yêu cầu của khách; kính có thể được cắt hoặc gia công trước khi giao; một số vật liệu được đóng gói hoặc hoàn thiện lại trước khi bán.

Khi đó kế toán phải theo dõi nguyên vật liệu đưa vào gia công, lượng thành phẩm thu được, hao hụt, chi phí nhân công và các chi phí liên quan.

Nếu toàn bộ hoạt động vẫn được ghi nhận như mua hàng – bán hàng thông thường, giá vốn có thể không phản ánh đúng chi phí thực tế của sản phẩm sau gia công.

 Chủ doanh nghiệp không biết chính xác lợi nhuận

Đây là dấu hiệu rõ nhất cho thấy hệ thống kế toán hiện tại cần được nâng cấp.

Một doanh nghiệp có thể đạt doanh thu 20 tỷ đồng mỗi tháng nhưng nếu chủ doanh nghiệp không biết nhóm hàng nào có lãi, khách hàng nào đang mang lại lợi nhuận hoặc kho nào đang tồn quá nhiều thì số liệu kế toán chưa thực sự phục vụ quản trị.

Lợi nhuận không thể chỉ được tính bằng doanh thu trừ giá mua hàng.

Doanh nghiệp còn phải tính đến vận chuyển, bốc xếp, chiết khấu, hao hụt, nhân sự, kho bãi, vốn bị chiếm dụng bởi công nợ và hàng tồn chậm luân chuyển.

Khi chủ doanh nghiệp thường xuyên phải hỏi “tháng này bán nhiều nhưng tại sao vẫn thiếu tiền?”, đó là thời điểm nên chuyển từ kế toán thuế đơn thuần sang một hệ thống kế toán có khả năng cung cấp dữ liệu quản trị.

 Lộ trình chuẩn hóa kế toán vật liệu xây dựng trong 5 bước

Không nên cố sửa toàn bộ hệ thống kế toán cùng một lúc.

Đối với doanh nghiệp vật liệu xây dựng đang có dữ liệu lộn xộn, cách hiệu quả hơn là chuẩn hóa theo từng lớp, bắt đầu từ danh mục hàng hóa rồi mới đi đến giá vốn và báo cáo quản trị.

Một lộ trình có thể được triển khai theo 5 bước: chuẩn hóa mã hàng, chuẩn hóa kho, chuẩn hóa công nợ, chuẩn hóa giá vốn và cuối cùng là đồng bộ kế toán thuế với kế toán quản trị.

 Bước 1 – Chuẩn hóa mã hàng

Mã hàng là nền móng của toàn bộ hệ thống.

Nếu cùng một sản phẩm nhưng bộ phận mua hàng gọi một tên, kho sử dụng một mã và kế toán lại hạch toán theo một mã khác thì số liệu rất khó chính xác.

Doanh nghiệp cần xây dựng một danh mục hàng hóa thống nhất gồm mã hàng, tên hàng, nhóm sản phẩm, thương hiệu, quy cách và đơn vị tính.

Ví dụ, không nên tồn tại đồng thời ba mã “THÉP HỘP 20X20”, “HỘP 20X20” và “THEP HOP 20*20” nếu thực tế đều là một sản phẩm.

Với sản phẩm có nhiều đơn vị tính, cần quy định rõ đơn vị cơ sở và hệ số quy đổi.

Sau khi chuẩn hóa danh mục, tất cả bộ phận từ mua hàng, kho, bán hàng đến kế toán phải sử dụng cùng một hệ thống mã.

 Bước 2 – Chuẩn hóa kho

Sau khi chuẩn hóa hàng hóa, doanh nghiệp cần xác định rõ cấu trúc kho.

Mỗi kho phải có mã riêng và phản ánh đúng địa điểm hoặc chức năng thực tế, chẳng hạn kho trung tâm, kho cửa hàng, kho công trình hoặc kho hàng lỗi.

Mọi nghiệp vụ nhập, xuất và điều chuyển phải được ghi nhận đúng kho.

Doanh nghiệp cũng cần thống nhất quy trình ai được lập phiếu, ai xác nhận, thời điểm ghi nhận và cách xử lý hàng hư hỏng, hàng mẫu hoặc hàng thiếu.

Sau đó tiến hành kiểm kê thực tế để xác định số dư đầu kỳ đáng tin cậy trước khi đưa hệ thống mới vào vận hành.

 Bước 3 – Chuẩn hóa công nợ

Bước tiếp theo là làm sạch dữ liệu phải thu và phải trả.

Kế toán cần đối chiếu từng khách hàng và từng nhà cung cấp, xác định số dư nào đúng, số dư nào thiếu chứng từ và khoản nào đã thanh toán nhưng chưa được cấn trừ.

Với khách hàng có nhiều công trình, nên quản lý công nợ theo cả đối tượng và công trình.

Doanh nghiệp cũng nên xây dựng hạn mức công nợ và thời hạn thanh toán cho từng nhóm khách hàng.

Báo cáo công nợ sau khi chuẩn hóa phải cho phép chủ doanh nghiệp nhìn thấy ngay tổng số tiền đang bị chiếm dụng và các khoản đã quá hạn.

 Bước 4 – Chuẩn hóa giá vốn

Khi mã hàng, kho và công nợ đã tương đối chính xác, doanh nghiệp mới nên tập trung chuẩn hóa giá vốn.

Trước tiên cần xác định giá mua và các khoản chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa hàng về trạng thái và địa điểm sẵn sàng bán.

Chi phí vận chuyển, bốc xếp hoặc các khoản liên quan đến từng lô hàng cần được tập hợp và phân bổ theo tiêu thức phù hợp.

Doanh nghiệp cũng cần sử dụng nhất quán phương pháp tính giá xuất kho phù hợp với chế độ kế toán đang áp dụng.

Sau khi chuẩn hóa giá vốn, kế toán có thể tính được biên lợi nhuận gộp của từng mặt hàng, nhóm hàng, khách hàng hoặc đơn hàng.

Đây là bước biến dữ liệu kế toán từ số liệu phục vụ kê khai thành thông tin phục vụ quyết định kinh doanh.

 Bước 5 – Đồng bộ kế toán thuế và kế toán quản trị

Bước cuối cùng là bảo đảm kế toán thuế và kế toán quản trị sử dụng cùng một nền dữ liệu.

Không nên tồn tại tình trạng phần mềm bán hàng báo một doanh thu, kế toán thuế báo một doanh thu khác và chủ doanh nghiệp lại theo dõi thêm một file Excel thứ ba.

Các hệ thống có thể phục vụ mục đích khác nhau nhưng số liệu gốc phải có khả năng đối chiếu.

Doanh nghiệp nên xây dựng bộ báo cáo quản trị định kỳ gồm doanh thu, lợi nhuận gộp, tồn kho, tuổi tồn kho, công nợ phải thu, công nợ phải trả và dòng tiền.

Khi đó chủ doanh nghiệp không chỉ biết mình phải nộp bao nhiêu thuế mà còn biết tiền đang nằm ở đâu và hoạt động nào đang tạo ra lợi nhuận.

 Checklist chọn đơn vị kế toán trọn gói vật liệu xây dựng

Không phải đơn vị kế toán nào cũng phù hợp với doanh nghiệp vật liệu xây dựng.

Đặc thù của ngành nằm ở số lượng hàng hóa lớn, nhiều đơn vị tính, chi phí vận chuyển cao, tồn kho phức tạp và công nợ thường kéo dài.

Vì vậy, khi lựa chọn đơn vị kế toán trọn gói, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi mức phí mỗi tháng mà cần đánh giá khả năng kiểm soát toàn bộ chuỗi dữ liệu kinh doanh.

 Có hiểu nghiệp vụ kho vật liệu không?

Đây nên là câu hỏi đầu tiên.

Một đơn vị kế toán phù hợp phải hiểu sự khác biệt giữa quản lý thép theo kg và cây, gạch theo thùng và mét vuông hay cát đá theo khối lượng và thể tích.

Đơn vị kế toán cũng cần biết cách xử lý hàng giao thẳng, hàng chuyển kho, hàng mẫu, hàng vỡ, hao hụt và kiểm kê.

Nếu kế toán chỉ nhận tổng số nhập – xuất cuối tháng mà không kiểm tra logic của kho, khả năng phát hiện sai lệch sẽ rất hạn chế.

 Có kiểm soát được giá vốn không?

Doanh nghiệp nên hỏi cụ thể đơn vị kế toán sẽ tính và kiểm tra giá vốn như thế nào.

Giá vốn ngành vật liệu không chỉ có giá trên hóa đơn đầu vào mà có thể liên quan đến chi phí vận chuyển, bốc xếp và nhiều khoản trực tiếp khác.

Đơn vị kế toán cần có khả năng phát hiện những trường hợp bất thường như giá vốn âm, giá xuất cao hơn bất hợp lý, biên lợi nhuận biến động mạnh hoặc tồn kho có giá trị không phù hợp.

Quan trọng hơn, dữ liệu giá vốn phải có khả năng giải thích khi chủ doanh nghiệp muốn biết vì sao một sản phẩm bán nhiều nhưng lợi nhuận thấp.

 Có quản được công nợ không?

Kế toán trọn gói không nên dừng ở việc đưa số dư phải thu và phải trả lên báo cáo tài chính.

Doanh nghiệp cần được cung cấp bảng công nợ chi tiết theo khách hàng, nhà cung cấp, hóa đơn và thời gian nợ.

Đối với doanh nghiệp bán cho nhiều nhà thầu, cần có khả năng theo dõi thêm theo công trình hoặc hợp đồng.

Một hệ thống tốt phải giúp phát hiện sớm khách hàng vượt hạn mức, khoản nợ quá hạn và những số dư tồn tại lâu nhưng không có biến động.

 Có hỗ trợ xử lý dữ liệu cũ không?

Nhiều doanh nghiệp chỉ tìm dịch vụ kế toán trọn gói sau khi sổ sách đã xuất hiện sai lệch.

Có thể tồn tại kho âm, công nợ sai, ngân hàng chưa đối chiếu, tài khoản treo nhiều năm hoặc hóa đơn chưa được hạch toán đúng.

Vì vậy, cần hỏi rõ đơn vị kế toán có thực hiện rà soát dữ liệu cũ hay chỉ tiếp nhận số liệu từ thời điểm ký hợp đồng.

Nếu dữ liệu đầu kỳ sai mà không được xử lý, việc hạch toán đúng từ tháng tiếp theo vẫn không thể tạo ra một hệ thống báo cáo đáng tin cậy.

 Có lập báo cáo quản trị không?

Đây là tiêu chí giúp phân biệt kế toán chỉ làm nghĩa vụ thuế với kế toán có khả năng hỗ trợ quản trị.

Ngoài báo cáo thuế và báo cáo tài chính, doanh nghiệp vật liệu xây dựng nên có một số báo cáo như doanh thu theo nhóm hàng, lợi nhuận gộp, tồn kho, tuổi tồn kho, công nợ, dòng tiền và hiệu quả theo khách hàng hoặc công trình.

Không nhất thiết phải lập hàng chục báo cáo phức tạp.

Quan trọng là báo cáo phải trả lời được những câu hỏi mà chủ doanh nghiệp thực sự cần để quyết định nhập hàng, bán hàng, thu hồi công nợ và sử dụng vốn.

 Có đồng hành khi thanh tra, kiểm tra thuế không?

Một tiêu chí quan trọng khác là khả năng hỗ trợ doanh nghiệp khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra hồ sơ.

Đơn vị kế toán cần có khả năng truy xuất chứng từ, đối chiếu số liệu và giải thích logic giữa hóa đơn, doanh thu, kho, giá vốn, công nợ và ngân hàng.

Quan trọng hơn, việc chuẩn bị không nên chỉ bắt đầu khi doanh nghiệp nhận được quyết định kiểm tra.

Nếu hồ sơ được xây dựng và kiểm tra ngay trong quá trình làm kế toán hàng tháng, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn rất nhiều khi cần giải trình.

Vì vậy, khi lựa chọn dịch vụ kế toán trọn gói cho doanh nghiệp vật liệu xây dựng, tiêu chí quan trọng không chỉ là “có làm báo cáo thuế đúng hạn hay không” mà còn là đơn vị đó có đủ khả năng xây dựng một hệ thống dữ liệu giúp doanh nghiệp kiểm soát kho, công nợ, giá vốn, dòng tiền và rủi ro thuế trong suốt quá trình hoạt động hay không.

 Câu hỏi thường gặp về kế toán trọn gói vật liệu xây dựng

Kế toán vật liệu xây dựng thường phát sinh nhiều câu hỏi hơn các mô hình thương mại đơn giản vì doanh nghiệp phải đồng thời kiểm soát hàng hóa, kho, công nợ, vận chuyển, giá vốn và hóa đơn. Dưới đây là những vấn đề doanh nghiệp thường quan tâm khi lựa chọn dịch vụ kế toán trọn gói.

 Kế toán trọn gói vật liệu xây dựng gồm những công việc gì?

Dịch vụ kế toán trọn gói vật liệu xây dựng thường bao gồm việc tiếp nhận và kiểm tra chứng từ, hạch toán nghiệp vụ mua bán, theo dõi hóa đơn, kê khai thuế định kỳ, quản lý công nợ, đối chiếu ngân hàng, kiểm tra tồn kho, tính giá vốn, lập sổ sách kế toán và lập báo cáo tài chính cuối năm.

Ngoài các công việc bắt buộc về thuế và kế toán, một dịch vụ phù hợp với ngành vật liệu xây dựng nên có thêm phần kiểm tra dữ liệu quản trị. Chẳng hạn, kế toán cần cảnh báo hàng tồn kho âm, công nợ quá hạn, hóa đơn thiếu hồ sơ, chi phí vận chuyển chưa được tập hợp hoặc doanh thu tăng nhưng dòng tiền không tăng tương ứng.

Doanh nghiệp vì vậy không nên chỉ hỏi dịch vụ có “làm báo cáo thuế” hay không mà cần xác định rõ phạm vi công việc thực tế hàng tháng.

 Công ty nhỏ có cần thuê kế toán trọn gói không?

Quy mô doanh thu nhỏ không đồng nghĩa nghiệp vụ kế toán đơn giản.

Một công ty vật liệu xây dựng chỉ có vài nhân viên nhưng nếu mỗi tháng nhập nhiều loại thép, gạch, xi măng hoặc cát đá, bán hàng cho nhiều công trình và cho khách nợ thì hệ thống kế toán vẫn có thể khá phức tạp.

Với doanh nghiệp chưa đủ nhu cầu tuyển một bộ phận kế toán nội bộ hoàn chỉnh, dịch vụ kế toán trọn gói có thể là phương án phù hợp để kiểm soát chi phí nhân sự nhưng vẫn duy trì được hệ thống sổ sách.

Điều quan trọng là doanh nghiệp phải chọn đơn vị hiểu đặc thù hàng hóa và quy trình vận hành của ngành vật liệu xây dựng thay vì chỉ thực hiện kê khai thuế theo hóa đơn.

 Dịch vụ có theo dõi kho giúp doanh nghiệp không?

Có thể, nhưng phạm vi theo dõi kho cần được quy định rõ ngay từ đầu.

Một số dịch vụ kế toán chỉ nhận số liệu tổng hợp từ doanh nghiệp để hạch toán. Trong khi đó, nếu doanh nghiệp yêu cầu kiểm soát sâu hơn, kế toán có thể theo dõi nhập – xuất – tồn, kiểm tra âm kho, đối chiếu mã hàng, rà soát đơn vị tính và lập báo cáo tồn kho định kỳ.

Tuy nhiên, kế toán không thể thay thế hoàn toàn thủ kho hoặc việc kiểm kê thực tế.

Số liệu kế toán chỉ chính xác khi bộ phận kho ghi nhận đầy đủ phiếu nhập, phiếu xuất, hàng hỏng, hàng trả lại và các trường hợp điều chuyển.

Mô hình phù hợp nhất là thủ kho quản lý hàng thực tế, kế toán quản lý dữ liệu và hai bộ phận đối chiếu định kỳ.

 Có thể xử lý sổ sách bị lệch nhiều năm không?

Có thể xử lý, nhưng cần rà soát theo từng giai đoạn và xác định nguyên nhân sai lệch trước khi điều chỉnh.

Các lỗi thường gặp gồm tồn kho âm kéo dài, công nợ không khớp khách hàng, ngân hàng lệch với sổ kế toán, hóa đơn chưa được hạch toán, giá vốn sai hoặc số dư đầu kỳ không chính xác.

Khi làm lại sổ sách nhiều năm, kế toán nên bắt đầu từ dữ liệu gốc như hóa đơn, sao kê ngân hàng, hợp đồng, phiếu nhập – xuất kho và các báo cáo đã nộp.

Sau đó cần đối chiếu từng nhóm tài khoản để xác định sai lệch phát sinh từ thời điểm nào.

Doanh nghiệp không nên chỉ điều chỉnh số dư cuối cùng cho khớp. Nếu nguyên nhân gốc không được xử lý, các báo cáo sau đó vẫn có thể tiếp tục sai.

 Công ty có nhiều kho nên tổ chức kế toán thế nào?

Doanh nghiệp có nhiều kho nên quản lý tồn kho theo từng địa điểm thay vì gộp tất cả thành một số liệu chung.

Ví dụ, doanh nghiệp có kho thép, kho gạch và một điểm trung chuyển thì hệ thống cần thể hiện được hàng đang nằm ở đâu, số lượng bao nhiêu và có phát sinh điều chuyển giữa các kho hay không.

Mỗi lần chuyển hàng từ kho này sang kho khác nên có chứng từ nội bộ tương ứng để tránh tình trạng một kho đã giảm hàng nhưng kho nhận chưa tăng hàng.

Ngoài số lượng tồn, doanh nghiệp có thể theo dõi thêm chi phí vận hành của từng kho như tiền thuê, nhân công, điện, bốc xếp và bảo quản.

Khi đó, ban lãnh đạo không chỉ biết kho nào đang chứa nhiều hàng mà còn biết kho nào hoạt động hiệu quả hơn.

 Giá vốn vật liệu xây dựng nên tính thế nào?

Giá vốn không nên chỉ được hiểu là giá mua ghi trên hóa đơn đầu vào.

Tùy giao dịch, giá trị hàng hóa có thể còn liên quan đến chi phí vận chuyển về kho, bốc xếp, nâng hạ và các khoản chi trực tiếp khác cần được xử lý phù hợp theo bản chất nghiệp vụ và chính sách kế toán của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cũng cần lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho phù hợp và áp dụng nhất quán.

Đối với ngành vật liệu xây dựng, vấn đề quan trọng hơn là dữ liệu đầu vào phải đầy đủ. Nếu chi phí mua hàng không được tập hợp hoặc số lượng nhập – xuất sai thì dù sử dụng phương pháp tính giá nào, kết quả giá vốn cũng có thể không phản ánh đúng thực tế.

Ngoài giá vốn kế toán, doanh nghiệp nên tính thêm chi phí giao hàng và các chi phí bán hàng trực tiếp để biết lợi nhuận thực sự của từng đơn hàng.

 Dịch vụ có hỗ trợ quyết toán thuế không?

Dịch vụ kế toán trọn gói thường có thể hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và số liệu khi thực hiện quyết toán hoặc làm việc với cơ quan thuế, nhưng phạm vi cụ thể cần được xác định trong hợp đồng dịch vụ.

Một đơn vị kế toán đã trực tiếp xử lý sổ sách hàng tháng sẽ có lợi thế vì hiểu lịch sử giao dịch và biết những vấn đề nào cần kiểm tra trước.

Trước khi quyết toán, doanh nghiệp nên rà soát tồn kho, công nợ, doanh thu, chi phí, tiền mặt, ngân hàng, tài sản và hồ sơ chứng từ.

Nếu phát hiện vấn đề từ sớm, doanh nghiệp có thời gian bổ sung hoặc giải trình. Nếu chỉ bắt đầu kiểm tra khi đã có yêu cầu làm việc, khả năng xử lý sẽ bị hạn chế hơn nhiều.

 Công ty vừa bán hàng vừa vận chuyển có dùng chung một hệ thống kế toán được không?

Có thể sử dụng chung một hệ thống kế toán, nhưng doanh thu và chi phí của từng hoạt động nên được tách đủ chi tiết để quản trị.

Ví dụ, doanh nghiệp vừa bán thép vừa cung cấp dịch vụ vận chuyển có thể phát sinh doanh thu bán hàng, doanh thu vận chuyển, chi phí xe, nhiên liệu, tài xế, cầu đường và sửa chữa phương tiện.

Nếu tất cả được gộp vào một con số chung, doanh nghiệp khó biết hoạt động vận chuyển đang có lãi hay đang được lợi nhuận từ bán vật liệu bù đắp.

Hệ thống kế toán nên thiết kế mã doanh thu, mã chi phí hoặc bộ phận theo dõi riêng cho từng hoạt động.

Với đơn hàng vừa có tiền hàng vừa có phí giao hàng, kế toán cũng cần thống nhất cách thể hiện trên hợp đồng, báo giá, hóa đơn và báo cáo quản trị để số liệu giữa các bộ phận không bị lệch nhau.

 Kết luận – kế toán trọn gói phải giúp chủ doanh nghiệp nhìn thấy lợi nhuận trước khi nhìn thấy tờ khai

Kế toán trọn gói vật liệu xây dựng không nên được hiểu đơn giản là thuê một đơn vị thay doanh nghiệp lập tờ khai thuế và nộp báo cáo cuối năm.

Đối với một ngành có giá hàng biến động, tồn kho lớn, công nợ kéo dài và chi phí vận chuyển cao, hệ thống kế toán cần giúp chủ doanh nghiệp trả lời được những câu hỏi quan trọng hơn: đang bán mặt hàng nào có lãi, khách hàng nào đang chiếm dụng vốn, kho nào tồn quá nhiều, đơn hàng nào doanh thu cao nhưng lợi nhuận thấp và dòng tiền đang bị giữ ở đâu.

Một doanh nghiệp có thể đạt doanh thu hàng chục tỷ đồng nhưng vẫn thiếu tiền nếu phần lớn doanh thu nằm trong công nợ hoặc hàng tồn kho. Ngược lại, một doanh nghiệp có doanh thu thấp hơn nhưng kiểm soát tốt giá vốn, tồn kho và thời gian thu tiền có thể duy trì dòng tiền ổn định hơn.

Vì vậy, giá trị của kế toán không chỉ nằm ở việc ghi nhận những gì đã xảy ra mà còn ở khả năng biến dữ liệu thành thông tin phục vụ quyết định.

Chủ doanh nghiệp cần nhìn thấy doanh thu đi cùng giá vốn, lợi nhuận đi cùng dòng tiền, tồn kho đi cùng tốc độ luân chuyển và công nợ đi cùng tuổi nợ. Khi những dữ liệu này được đặt cạnh nhau, báo cáo kế toán mới thực sự phản ánh sức khỏe của hoạt động kinh doanh vật liệu xây dựng.

Một dịch vụ kế toán trọn gói tốt vì thế phải thực hiện đồng thời hai nhiệm vụ: bảo đảm doanh nghiệp có hệ thống sổ sách và nghĩa vụ kê khai được tổ chức đúng quy trình, đồng thời cung cấp các cảnh báo để chủ doanh nghiệp phát hiện vấn đề trước khi chúng trở thành tổn thất lớn.

Khi kế toán có thể chỉ ra mặt hàng nào đang tạo lợi nhuận, khách hàng nào cần siết công nợ, kho nào đang tồn hàng quá lâu và khoản chi phí nào đang làm giảm biên lợi nhuận, kế toán đã vượt khỏi vai trò nhập liệu và trở thành một công cụ quản trị.

Đó cũng là tiêu chí quan trọng khi lựa chọn dịch vụ kế toán trọn gói cho doanh nghiệp vật liệu xây dựng: **không chỉ giúp doanh nghiệp nhìn thấy tờ khai phải nộp, mà phải giúp chủ doanh nghiệp nhìn thấy tiền đang nằm ở đâu và lợi nhuận thực sự được tạo ra từ đâu.**

Kế toán trọn gói vật liệu xây dựng giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn diện từ hóa đơn đầu vào, đầu ra, kê khai thuế đến quản lý kho, công nợ, chi phí và lập báo cáo tài chính. Đối với ngành có lượng hàng hóa lớn và thường xuyên phát sinh giao dịch như vật liệu xây dựng, việc tổ chức sổ sách chính xác còn giúp chủ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng nhóm sản phẩm, kiểm soát dòng tiền và hạn chế chênh lệch tồn kho.