Thành lập công ty kế toán tại Huế là bước phù hợp với đội ngũ kế toán muốn phát triển hoạt động chuyên môn thành mô hình doanh nghiệp có pháp nhân và quy trình rõ ràng. Do công việc kế toán liên quan trực tiếp đến số liệu tài chính, thuế và chứng từ của khách hàng, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến điều kiện chuyên môn, bảo mật và trách nhiệm dịch vụ.
Thị trường kế toán tại Huế – nhu cầu không chỉ nằm ở việc kê khai thuế
Thị trường dịch vụ kế toán tại Huế không chỉ hình thành từ nhu cầu nộp tờ khai thuế định kỳ. Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu thực tế còn mở rộng sang tổ chức chứng từ, xây hệ thống sổ sách, quản lý công nợ, theo dõi dòng tiền, lập báo cáo tài chính, tính giá thành và cung cấp số liệu phục vụ quyết định kinh doanh.
Đây là cơ hội để một công ty kế toán tại Huế phát triển theo hướng chuyên môn hóa thay vì cạnh tranh đơn thuần bằng mức phí kê khai hàng tháng. Tuy nhiên, kinh doanh dịch vụ kế toán là hoạt động có điều kiện. Bộ Tài chính vẫn công khai danh sách các doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán và danh sách kế toán viên được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề.
Doanh nghiệp mới tại Huế cần hỗ trợ kế toán gì?
Doanh nghiệp mới thường thiếu một hệ thống kế toán hoàn chỉnh ngay từ ngày đầu hoạt động. Nhu cầu có thể bắt đầu từ việc hướng dẫn luân chuyển hóa đơn, chứng từ, theo dõi tài khoản ngân hàng, tiền lương và kê khai thuế.
Khi số lượng giao dịch tăng, doanh nghiệp cần thêm việc kiểm soát công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định, chi phí trả trước và lập báo cáo tài chính.
Công ty kế toán có thể xây các gói dịch vụ theo từng giai đoạn thay vì sử dụng một gói giống nhau cho tất cả khách hàng.
Hộ kinh doanh chuyển đổi tạo thị trường như thế nào?
Khi một hộ kinh doanh chuyển sang mô hình doanh nghiệp, yêu cầu quản trị số liệu thay đổi đáng kể.
Chủ doanh nghiệp cần làm quen với hóa đơn, hệ thống tài khoản kế toán, chứng từ ngân hàng, công nợ khách hàng, nhà cung cấp, tiền lương và báo cáo tài chính.
Đây là nhóm khách hàng cần nhiều hỗ trợ trong giai đoạn đầu, đặc biệt là thiết kế quy trình để không tiếp tục quản lý doanh nghiệp theo cách ghi chép đơn giản như trước.
Doanh nghiệp du lịch – dịch vụ có đặc thù kế toán gì?
Huế có nhóm doanh nghiệp hoạt động trong du lịch, lưu trú, nhà hàng và các dịch vụ liên quan.
Đối với doanh nghiệp lữ hành, kế toán có thể phải theo dõi doanh thu và chi phí riêng theo từng tour, tiền khách đặt cọc, công nợ nhà cung cấp, chi phí vận chuyển, lưu trú, ăn uống và vé tham quan.
Khách sạn, nhà hàng lại có đặc thù về doanh thu hàng ngày, nguyên vật liệu, hàng tồn kho và nhiều phương thức thanh toán.
Một công ty kế toán hiểu rõ từng ngành có thể tạo ra giá trị cao hơn so với việc chỉ nhập chứng từ và lập tờ khai.
Cơ hội xây công ty kế toán chuyên sâu theo ngành
Doanh nghiệp kế toán không nhất thiết phục vụ mọi khách hàng.
Công ty có thể chuyên sâu vào thương mại điện tử, xây dựng, sản xuất, khách sạn, nhà hàng, lữ hành hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
Khi chuyên sâu, doanh nghiệp có thể xây checklist, biểu mẫu và quy trình kế toán riêng cho từng ngành. Đây cũng là cách giảm sai sót và tăng khả năng đào tạo nhân viên khi quy mô công ty mở rộng.
Trước khi mở công ty kế toán cần xác định chính xác dịch vụ sẽ cung cấp
“Dịch vụ kế toán” là một khái niệm rộng. Người thành lập công ty cần phân biệt giữa dịch vụ kế toán thuộc phạm vi pháp luật chuyên ngành và các hoạt động tư vấn, quản trị hoặc hỗ trợ doanh nghiệp khác.
Việc xác định phạm vi dịch vụ quyết định trực tiếp đến điều kiện nhân sự, ngành nghề và hồ sơ xin đủ điều kiện kinh doanh.
Tổ chức bộ máy kế toán thuê ngoài
Một doanh nghiệp có thể thuê đơn vị bên ngoài thực hiện một phần hoặc toàn bộ công việc kế toán theo phạm vi pháp luật cho phép và hợp đồng giữa các bên.
Công ty dịch vụ phải xác định rõ ai phụ trách khách hàng, ai kiểm tra số liệu và ai chịu trách nhiệm chuyên môn cuối cùng.
Không nên để một khách hàng được xử lý qua nhiều nhân viên nhưng không có người kiểm soát tổng thể.
Ghi sổ và lập báo cáo tài chính
Đây là nhóm công việc cốt lõi của dịch vụ kế toán.
Doanh nghiệp dịch vụ có thể tiếp nhận chứng từ, xử lý nghiệp vụ, ghi sổ và thực hiện các công việc báo cáo theo hợp đồng.
Tuy nhiên, số liệu đầu ra chỉ đáng tin cậy khi dữ liệu đầu vào được kiểm soát. Vì vậy quy trình nhận và kiểm tra chứng từ phải được xây dựng trước khi bắt đầu ghi sổ.
Kế toán quản trị
Ngoài kế toán phục vụ nghĩa vụ báo cáo, nhiều doanh nghiệp còn cần số liệu để quản trị.
Công ty kế toán có thể hỗ trợ xây báo cáo dòng tiền, doanh thu theo nhóm sản phẩm, lợi nhuận theo cửa hàng hoặc công trình, chi phí theo bộ phận và các chỉ tiêu quản trị khác.
Đây là nhóm dịch vụ có giá trị cao vì giúp chủ doanh nghiệp hiểu tình hình kinh doanh thay vì chỉ biết số thuế phải nộp.
Dịch vụ thuế và các dịch vụ liên quan
Kế toán và thuế có liên quan chặt chẽ nhưng không nên mặc định mọi dịch vụ về thuế đều được tự động bao gồm trong phạm vi kinh doanh dịch vụ kế toán.
Doanh nghiệp cần xác định chính xác mình thực hiện công việc nào và rà soát điều kiện pháp lý tương ứng cho từng nhóm dịch vụ.
Công ty kế toán thuộc nhóm dịch vụ có điều kiện – không thể chỉ đăng ký ngành nghề là đủ
Đây là điểm quan trọng nhất khi thành lập công ty kế toán tại Huế.
Việc đăng ký một ngành nghề liên quan đến kế toán trên hồ sơ doanh nghiệp không đồng nghĩa công ty đã đủ điều kiện nhận khách hàng và cung cấp dịch vụ kế toán.
Bộ Tài chính hiện vẫn quản lý và công khai riêng danh sách doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán.
Điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán
Doanh nghiệp muốn cung cấp dịch vụ kế toán phải đáp ứng các điều kiện theo Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn, sau đó thực hiện thủ tục để được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán.
Cổng dịch vụ công của Bộ Tài chính xác định kết quả của thủ tục chuyên ngành này là Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán và dẫn chiếu Luật Kế toán, Nghị định 174/2016/NĐ-CP cùng các thông tư hướng dẫn.
Vì vậy cần tách thành hai bước: thành lập pháp nhân và hoàn thiện điều kiện chuyên ngành.
Yêu cầu đối với người quản lý và người hành nghề
Dịch vụ kế toán là hoạt động gắn trực tiếp với năng lực nghề nghiệp của con người.
Doanh nghiệp không thể chỉ tuyển nhân viên kế toán thông thường rồi coi đó là đủ điều kiện chuyên ngành.
Một số vị trí quản lý và người hành nghề phải đáp ứng những tiêu chuẩn nhất định theo loại hình doanh nghiệp và pháp luật kế toán.
Bộ Tài chính hiện công khai danh sách kế toán viên hành nghề cùng thông tin về Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề của từng cá nhân.
Điều kiện về chứng chỉ và thời gian hành nghề
Có chứng chỉ kế toán viên hoặc kiểm toán viên không đồng nghĩa cá nhân mặc nhiên được hành nghề dịch vụ kế toán trong mọi thời điểm.
Việc đăng ký hành nghề còn phải đáp ứng các điều kiện pháp luật chuyên ngành và được quản lý thông qua Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề.
Danh sách do Bộ Tài chính công bố cũng thể hiện riêng số chứng chỉ nghề nghiệp, số Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề và thời hạn đăng ký hành nghề của từng người.
Trách nhiệm duy trì điều kiện trong quá trình hoạt động
Điều kiện kinh doanh không phải chỉ kiểm tra tại ngày được cấp giấy.
Nếu nhân sự hành nghề nghỉ việc, người quản lý thay đổi hoặc doanh nghiệp không còn đáp ứng điều kiện chuyên ngành, công ty phải rà soát trách nhiệm thông báo, điều chỉnh hoặc xử lý theo quy định.
Bộ Tài chính cho biết danh sách doanh nghiệp đủ điều kiện, bị đình chỉ, thu hồi hoặc chấm dứt kinh doanh dịch vụ kế toán được cập nhật và công khai thường xuyên.
Chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp với ngành dịch vụ kế toán
Không phải mọi loại hình doanh nghiệp đều có thể được sử dụng tùy ý để kinh doanh dịch vụ kế toán.
Do đó, việc chọn công ty TNHH, hợp danh hay hình thức khác phải được kiểm tra ngay từ giai đoạn thiết kế doanh nghiệp.
Những loại hình được phép kinh doanh dịch vụ kế toán
Luật Kế toán giới hạn các loại hình doanh nghiệp được kinh doanh dịch vụ kế toán theo các điều kiện cụ thể.
Vì vậy, người thành lập không nên áp dụng tư duy của doanh nghiệp thương mại thông thường rồi lựa chọn loại hình chỉ dựa trên số người góp vốn.
Cơ cấu pháp lý phải được xây để đáp ứng cả Luật Doanh nghiệp và Luật Kế toán.
Cơ cấu thành viên góp vốn cần lưu ý gì?
Với loại hình có nhiều thành viên, tỷ lệ và tư cách của người góp vốn có thể liên quan trực tiếp đến điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán.
Không nên để nhà đầu tư chỉ góp vốn tài chính chi phối toàn bộ cơ cấu trước khi kiểm tra các giới hạn chuyên ngành.
Một sơ đồ vốn phù hợp nên được xây trước khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Người đại diện pháp luật có vai trò thế nào?
Người đại diện theo pháp luật là đầu mối quan trọng về pháp lý của doanh nghiệp nhưng trong công ty kế toán, chức danh này còn phải được xem xét cùng các yêu cầu chuyên ngành đối với người quản lý.
Doanh nghiệp cần kiểm tra người dự kiến giữ chức danh giám đốc hoặc tổng giám đốc có đáp ứng các điều kiện áp dụng hay không.
Những cấu trúc doanh nghiệp không phù hợp cần tránh
Sai lầm phổ biến là thành lập xong một công ty theo cấu trúc vốn bất kỳ rồi mới kiểm tra điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán.
Nếu cơ cấu không phù hợp, doanh nghiệp có thể phải thay đổi thành viên, người quản lý hoặc thậm chí cấu trúc pháp lý trước khi đủ điều kiện hoạt động.
Do đó, bước kiểm tra điều kiện phải đi trước bước ký hồ sơ thành lập.
Bộ ngành nghề cho công ty kế toán tại Huế
Ngành nghề cần phản ánh đúng sản phẩm dịch vụ nhưng không nên được hiểu là giấy phép hành nghề.
Công ty vẫn phải hoàn thiện điều kiện chuyên ngành đối với hoạt động thuộc phạm vi kinh doanh có điều kiện.
Hoạt động liên quan kế toán
Đây là nhóm ngành cốt lõi nếu công ty dự kiến cung cấp dịch vụ kế toán.
Khi đăng ký, cần mô tả ngành nghề theo hệ thống ngành kinh tế đang áp dụng và đối chiếu với phạm vi hoạt động thực tế.
Tư vấn thuế trong phạm vi được phép
Nếu doanh nghiệp dự kiến cung cấp các dịch vụ liên quan đến thuế, cần tiếp tục rà soát pháp luật quản lý thuế và điều kiện áp dụng cho từng loại dịch vụ.
Không nên dùng ngành nghề “kế toán” để bao trùm mọi hoạt động đại diện, tư vấn hoặc thủ tục thuế.
Tư vấn quản lý bổ trợ
Một công ty kế toán có thể đồng thời cung cấp dịch vụ xây quy trình quản lý tài chính, ngân sách hoặc hệ thống kiểm soát nội bộ nếu phù hợp với phạm vi đăng ký và pháp luật.
Đây có thể là nhóm dịch vụ bổ trợ giúp doanh nghiệp tạo khác biệt.
Các dịch vụ doanh nghiệp không nên gộp tùy tiện
Kiểm toán độc lập, tư vấn thuế, dịch vụ pháp lý và các dịch vụ chuyên ngành khác có thể có hệ thống điều kiện riêng.
Không nên sử dụng một hợp đồng “tư vấn doanh nghiệp trọn gói” để thực hiện những hoạt động mà công ty chưa đáp ứng điều kiện.
Vốn công ty kế toán – ít tài sản nhưng trách nhiệm nghề nghiệp lớn
Công ty kế toán không cần đầu tư nhà xưởng hoặc hàng tồn kho lớn nhưng lại phụ thuộc rất mạnh vào nhân sự và hệ thống công nghệ.
Vì vậy, vốn ban đầu nên được tính theo khả năng duy trì đội ngũ có chuyên môn và hạ tầng bảo mật trong nhiều tháng.
Chi phí nhân sự có chứng chỉ
Nhân sự đáp ứng điều kiện hành nghề thường là nguồn lực quan trọng nhất.
Doanh nghiệp phải tính không chỉ lương mà còn chi phí duy trì đội ngũ, đào tạo và thay thế nhân sự khi có biến động.
Phần mềm kế toán và lưu trữ dữ liệu
Một công ty phục vụ nhiều khách hàng cần phần mềm có khả năng phân quyền và sao lưu tốt.
Không nên lưu toàn bộ dữ liệu khách hàng trên máy tính cá nhân của từng kế toán viên.
Bảo mật và hạ tầng công nghệ
Dữ liệu kế toán có thể chứa doanh thu, chi phí, tài khoản ngân hàng, bảng lương và nhiều thông tin nội bộ.
Vì vậy, doanh nghiệp nên đầu tư vào cơ chế xác thực, sao lưu, quản lý tài khoản và kiểm soát truy cập.
Dự phòng trách nhiệm với khách hàng
Một sai sót về thời hạn kê khai hoặc số liệu có thể gây thiệt hại đáng kể cho khách hàng.
Công ty cần dự phòng cả nguồn tài chính và quy trình xử lý khi phát sinh lỗi nghề nghiệp.
Văn phòng công ty kế toán tại Huế phải phù hợp với yêu cầu bảo mật hồ sơ
Văn phòng kế toán không cần diện tích lớn nhưng phải hỗ trợ việc quản lý thông tin khách hàng.
Cả hồ sơ giấy và dữ liệu điện tử đều cần được kiểm soát.
Điều kiện trụ sở
Trụ sở phải đáp ứng quy định chung về đăng ký doanh nghiệp và có địa chỉ rõ ràng.
Nếu doanh nghiệp thuê địa điểm, cần kiểm tra hồ sơ thuê và quyền sử dụng trước khi đăng ký.
Khu lưu hồ sơ chứng từ
Chứng từ khách hàng không nên để tại khu vực mà mọi nhân viên hoặc khách đến văn phòng đều có thể tiếp cận.
Công ty nên phân loại hồ sơ theo khách hàng và quy định người có quyền lấy, trả hoặc sao chụp tài liệu.
Phân quyền truy cập dữ liệu
Nhân viên chỉ nên truy cập những khách hàng mình phụ trách.
Quyền quản trị hệ thống nên tách khỏi quyền xử lý nghiệp vụ thông thường khi quy mô công ty đủ lớn.
Làm việc từ xa và kiểm soát hồ sơ khách hàng
Remote giúp doanh nghiệp giảm chi phí văn phòng nhưng làm tăng rủi ro sao chép dữ liệu.
Cần quy định rõ thiết bị nào được phép sử dụng, dữ liệu có được tải xuống máy cá nhân hay không và cách thu hồi quyền truy cập khi nhân viên nghỉ việc.
Hồ sơ thành lập công ty kế toán tại Huế
Hồ sơ cần được chuẩn bị theo hai lớp: hồ sơ thành lập doanh nghiệp và hồ sơ chuyên môn phục vụ bước xin đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán.
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Hồ sơ cơ bản được xây theo loại hình doanh nghiệp lựa chọn, gồm các tài liệu về đăng ký doanh nghiệp, điều lệ và thông tin những người tham gia thành lập theo trường hợp cụ thể.
Tên công ty, trụ sở, vốn, ngành nghề và người đại diện phải thống nhất.
Hồ sơ người góp vốn
Ngoài giấy tờ pháp lý thông thường, cần kiểm tra tư cách và cơ cấu góp vốn có đáp ứng yêu cầu chuyên ngành hay không.
Đây là điểm khác với việc thành lập một công ty thương mại thông thường.
Ngành nghề kế toán
Ngành nghề phải phản ánh hoạt động dịch vụ kế toán dự kiến.
Tuy nhiên, ngành nghề trên giấy đăng ký doanh nghiệp không thay thế Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán. Bộ Tài chính quản lý hai lớp này riêng biệt.
Hồ sơ chuyên môn cần chuẩn bị cho bước hoạt động
Ngay khi thành lập doanh nghiệp, công ty nên tập hợp hồ sơ chứng chỉ, đăng ký hành nghề, hồ sơ nhân sự và các tài liệu chuyên môn cần thiết.
Cách làm này giúp tránh tình trạng công ty đã được thành lập nhưng phải chờ lâu mới hoàn thiện được điều kiện chuyên ngành.
Từ giấy đăng ký doanh nghiệp đến đủ điều kiện cung cấp dịch vụ kế toán
Lộ trình hợp lý là thiết kế điều kiện trước, thành lập pháp nhân, sau đó hoàn thiện hồ sơ chuyên ngành để công ty đủ điều kiện cung cấp dịch vụ.
Không nên ký hợp đồng cung cấp dịch vụ kế toán khi chưa đáp ứng điều kiện bắt buộc.
Hoàn thiện điều kiện nhân sự
Doanh nghiệp cần kiểm tra số lượng và tình trạng đăng ký hành nghề của các kế toán viên dự kiến làm việc tại công ty.
Bộ Tài chính hiện công bố danh sách kế toán viên hành nghề theo từng doanh nghiệp/hộ kinh doanh và thời hạn Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề.
Hồ sơ đề nghị đủ điều kiện kinh doanh
Sau khi đáp ứng điều kiện, doanh nghiệp thực hiện thủ tục đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán theo quy định.
Cơ quan chuyên môn thuộc Bộ Tài chính thực hiện thủ tục này và kết quả là Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán.
Thiết lập quy trình nghề nghiệp
Song song với thủ tục pháp lý, doanh nghiệp nên hoàn thiện quy trình tiếp nhận khách, kiểm tra chứng từ, khóa sổ, review và phát hành báo cáo.
Có giấy phép nhưng không có hệ thống kiểm soát chất lượng vẫn tạo ra rủi ro rất lớn.
Kiểm soát việc duy trì điều kiện sau khi được cấp
Nên lập checklist hàng tháng hoặc hàng quý để kiểm tra nhân sự hành nghề, thay đổi quản lý, thông tin doanh nghiệp và các yếu tố ảnh hưởng đến giấy chứng nhận.
Điều kiện nghề nghiệp phải được duy trì liên tục chứ không chỉ tại ngày cấp.
Hợp đồng dịch vụ kế toán phải phân rõ trách nhiệm doanh nghiệp và khách hàng
Hợp đồng không nên chỉ ghi “bên B làm kế toán trọn gói”.
Hai bên phải biết chính xác ai cung cấp dữ liệu, ai xử lý, thời hạn nào áp dụng và trách nhiệm ra sao khi chứng từ đến muộn.
Khách hàng chịu trách nhiệm về chứng từ đầu vào
Công ty kế toán không phải là chủ thể tạo ra toàn bộ giao dịch của khách hàng.
Khách hàng phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và việc cung cấp các chứng từ, tài liệu liên quan đến hoạt động của mình.
Công ty kế toán chịu trách nhiệm xử lý nghiệp vụ
Sau khi nhận đủ thông tin, công ty kế toán phải xử lý nghiệp vụ theo phạm vi hợp đồng và quy định chuyên môn.
Nội bộ công ty nên có người lập và người kiểm tra đối với các công việc quan trọng.
Thời hạn khách hàng giao chứng từ
Hợp đồng nên quy định một deadline cụ thể hàng tháng.
Nếu khách gửi dữ liệu sát ngày nộp báo cáo, công ty rất khó kiểm tra đầy đủ.
Cơ chế xử lý khi số liệu được cung cấp chậm hoặc sai
Nên có cơ chế thông báo bằng email hoặc hệ thống quản lý khi thiếu chứng từ.
Việc lưu lại bằng chứng đã nhắc khách hàng giúp xác định rõ trách nhiệm nếu phát sinh chậm trễ.
Bảo mật dữ liệu – tiêu chuẩn sống còn của công ty kế toán
Một công ty kế toán thường nắm nhiều dữ liệu nhạy cảm hơn phần lớn nhà cung cấp dịch vụ khác.
Bảo mật vì vậy phải được coi là một phần của chất lượng nghề nghiệp.
Dữ liệu hóa đơn
Hóa đơn cho thấy khách hàng, nhà cung cấp, giá mua, doanh thu và nhiều thông tin thương mại.
Dữ liệu này không nên được chia sẻ ngoài phạm vi người phụ trách.
Tài khoản ngân hàng
Sao kê và dữ liệu ngân hàng có thể phản ánh toàn bộ dòng tiền của doanh nghiệp.
Quyền tiếp cận cần được giới hạn và không nên gửi qua các kênh cá nhân không được kiểm soát.
Tiền lương nhân viên khách hàng
Bảng lương chứa thông tin cá nhân và chính sách nhân sự của khách hàng.
Doanh nghiệp kế toán nên tách quyền xử lý bảng lương khỏi những nhân sự không có nhiệm vụ liên quan.
Báo cáo tài chính và dữ liệu quản trị
Báo cáo quản trị có thể thể hiện lợi nhuận theo sản phẩm, dòng tiền, công nợ và chiến lược kinh doanh.
Công ty kế toán cần có chính sách bảo mật tiếp tục áp dụng cả khi nhân sự đã nghỉ việc hoặc khách hàng đã kết thúc hợp đồng.
Quy trình nhận một khách hàng kế toán mới tại Huế
Tiếp nhận khách mới là giai đoạn có rủi ro cao nhất bởi công ty kế toán chưa hiểu lịch sử số liệu của doanh nghiệp.
Không nên bắt đầu kê khai ngay khi chưa kiểm tra dữ liệu chuyển giao.
Kiểm tra tình trạng pháp lý – thuế
Trước tiên cần xác định doanh nghiệp đang hoạt động bình thường hay có vấn đề tồn đọng.
Các kỳ khai thuế, hóa đơn và tình trạng hồ sơ phải được rà soát để xây kế hoạch tiếp nhận.
Nhận bàn giao dữ liệu
Nên lập danh mục cụ thể về sổ sách, tờ khai, báo cáo, hóa đơn, sao kê, công nợ và dữ liệu phần mềm đã nhận.
Nếu có kế toán cũ, nên lập biên bản bàn giao.
Đối chiếu số dư đầu kỳ
Tiền mặt, ngân hàng, công nợ, hàng tồn kho, thuế và tài sản phải được kiểm tra trước khi tiếp tục ghi sổ.
Một số dư sai từ thời kỳ trước có thể làm sai toàn bộ báo cáo kỳ sau.
Xác lập lịch kê khai và báo cáo
Mỗi khách hàng nên có một calendar riêng ghi rõ thời hạn nhận chứng từ, thời hạn review, kỳ báo cáo và các công việc định kỳ khác.
Đây là công cụ quan trọng để quản lý hàng chục khách hàng cùng lúc.
Quản trị chất lượng dịch vụ kế toán theo từng tháng
Công ty kế toán càng nhiều khách càng không thể phụ thuộc vào trí nhớ của từng nhân viên.
Checklist là công cụ quan trọng để chuẩn hóa chất lượng.
Checklist chứng từ
Mỗi tháng cần xác định đã nhận đủ hóa đơn, ngân hàng, tiền lương, hàng tồn kho và các chứng từ quan trọng chưa.
Nội dung còn thiếu phải được ghi nhận rõ.
Checklist tờ khai
Mỗi nghĩa vụ kê khai cần có trạng thái: chưa chuẩn bị, đang review, đã duyệt, đã nộp và đã lưu bằng chứng.
Cách này hạn chế bỏ sót deadline.
Đối chiếu công nợ
Công nợ phải thu và phải trả cần được đối chiếu với dữ liệu của khách hàng.
Không nên chờ đến cuối năm mới phát hiện số dư bất thường.
Review trước khi phát hành báo cáo
Các báo cáo quan trọng nên được review bởi người có kinh nghiệm hoặc người chịu trách nhiệm chuyên môn.
Review giúp phát hiện cả lỗi nghiệp vụ lẫn dữ liệu bất thường trước khi báo cáo được gửi cho khách hàng.
Những rủi ro nghề nghiệp công ty kế toán phải kiểm soát
Rủi ro lớn nhất của công ty kế toán không nằm ở việc thiếu khách mà ở việc tăng số khách nhanh hơn khả năng kiểm soát chất lượng.
Mỗi khách hàng mới làm tăng lượng dữ liệu, deadline và trách nhiệm nghề nghiệp.
Khách hàng cung cấp chứng từ không hợp lệ
Nhân viên kế toán không nên chỉ nhập mọi chứng từ khách gửi.
Cần có quy trình phát hiện tài liệu thiếu thông tin, bất thường hoặc không đủ cơ sở xử lý.
Chậm kê khai do thiếu dữ liệu
Doanh nghiệp nên có lịch nhắc khách trước deadline.
Khi thiếu dữ liệu, cần gửi thông báo chính thức thay vì chỉ nhắn tin cá nhân giữa nhân viên với khách hàng.
Sai số dư khi tiếp nhận khách mới
Đây là lỗi có thể kéo dài qua nhiều kỳ.
Vì vậy số dư chuyển giao phải được xem như một dự án kiểm tra riêng trước khi công ty nhận trách nhiệm đối với kỳ mới.
Nhân viên mang dữ liệu khách hàng ra ngoài
Đây là rủi ro nghiêm trọng về bảo mật.
Công ty cần kiểm soát thiết bị, tài khoản, tải dữ liệu và quyền sao chép. Khi nhân sự nghỉ việc, quyền truy cập phải được thu hồi ngay.
Dịch vụ thành lập công ty kế toán tại Huế
Thành lập công ty kế toán tại Huế cần được triển khai theo hướng “đủ điều kiện trước khi bán dịch vụ”, thay vì chỉ hoàn thiện một bộ giấy đăng ký doanh nghiệp.
Cơ cấu vốn, loại hình công ty và nhân sự hành nghề phải được kiểm tra đồng thời ngay từ đầu.
Tư vấn điều kiện hành nghề
Bước đầu tiên là rà soát người sáng lập và đội ngũ chuyên môn hiện có.
Cần xác định ai có chứng chỉ, ai đủ điều kiện đăng ký hành nghề, ai dự kiến làm giám đốc và công ty còn thiếu điều kiện nào.
Bộ Tài chính đang duy trì công khai danh sách kế toán viên có Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề để phục vụ việc xác định tình trạng hành nghề.
Hoàn thiện cấu trúc doanh nghiệp phù hợp
Sau khi kiểm tra điều kiện chuyên môn mới nên lựa chọn loại hình, cơ cấu thành viên và người đại diện.
Cách làm này giảm nguy cơ phải sửa đổi doanh nghiệp sau khi đã thành lập.
Thực hiện hồ sơ thành lập công ty
Hồ sơ được xây theo cấu trúc đã lựa chọn, bao gồm tên, trụ sở, vốn, thành viên, người đại diện và ngành nghề.
Sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp, công ty tiếp tục thực hiện bước chuyên ngành trước khi chính thức cung cấp dịch vụ kế toán thuộc phạm vi phải đáp ứng điều kiện.
Hỗ trợ thủ tục đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán
Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chuyên môn và thực hiện thủ tục đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán. Cổng dịch vụ công Bộ Tài chính xác định đây là một thủ tục chuyên ngành riêng, có căn cứ từ Luật Kế toán, Nghị định 174/2016/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn.
Sau khi được cấp, doanh nghiệp vẫn phải duy trì điều kiện trong suốt quá trình hoạt động. Bộ Tài chính tiếp tục cập nhật công khai các doanh nghiệp đủ điều kiện cũng như trạng thái hành nghề của kế toán viên.
Với một công ty kế toán tại Huế, lợi thế bền vững không chỉ nằm ở việc có giấy phép hay giá dịch vụ thấp. Năng lực thực sự được hình thành từ ba tầng: đủ điều kiện hành nghề, có quy trình kiểm soát chất lượng và xây được hệ thống bảo mật dữ liệu khách hàng. Khi ba tầng này được chuẩn hóa, công ty có thể phát triển từ dịch vụ kế toán cơ bản sang kế toán quản trị và các gói chuyên sâu theo từng ngành nghề.
Thành lập công ty kế toán tại Huế sẽ thuận lợi hơn khi doanh nghiệp chuẩn bị đồng bộ hồ sơ pháp lý, nhân sự chuyên môn và quy trình quản lý dữ liệu. Sau khi đăng ký, công ty cần tiếp tục rà soát các điều kiện áp dụng nếu cung cấp dịch vụ kế toán thuộc phạm vi chuyên ngành, đồng thời xây dựng hợp đồng và cơ chế bảo mật rõ ràng.